淺談檔案數(shù)字化管理研究

李濛

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展以及普及應(yīng)用，各種現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生產(chǎn)以及人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，信息資源顯然已經(jīng)成為現(xiàn)代最有力的戰(zhàn)略資源。檔案是最為重要的信息資源之一，在多媒體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等環(huán)境沖擊下，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢(shì)。本文主要結(jié)合了檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢(shì)，分析了數(shù)字化檔案管理工作中存在的主要問題，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化管理 問題 措施

檔案數(shù)字化管理主要是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料或者是聲音、圖像視頻、文字等資料的掃描文件，利用計(jì)算機(jī)的編輯、處理后組成的信息集合，允許跨庫檢索的數(shù)字化信息庫。用戶可以利用高速寬帶網(wǎng)絡(luò)快速、便捷的查詢自己所需的各種信息，且可克服時(shí)間、空間的局限性。檔案數(shù)字化管理技術(shù)可優(yōu)化、整合傳統(tǒng)檔案管理工作流程，在很大程度上擴(kuò)充了檔案資料容量，使檔案資源管理成本大大降低，檔案檢索、查閱水平也大大提高，有助于推動(dòng)檔案管理體制改革與創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。但是在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過程中，仍然存在諸多問題需要進(jìn)一步完善與改進(jìn)。

1.檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化管理不僅需要多種多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通信等多種網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施、設(shè)備，同時(shí)還需要各種類別、各個(gè)時(shí)期檔案信息庫作為基礎(chǔ)資源，從而構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化信息庫，可實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可克服傳統(tǒng)檔案管理工作的很多弊端，具有多種優(yōu)勢(shì)，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①檔案數(shù)字化管理不需要傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣必須大量的物理空間儲(chǔ)存，只需要計(jì)算機(jī)服務(wù)器、光盤、存儲(chǔ)盤等載體形式即可，可大大降低物理占地空間以及檔案管理費(fèi)用，減少檔案管理成本投入。②檔案數(shù)字化管理查詢快捷、方便，具有較強(qiáng)的可視性，大大提高了傳統(tǒng)檔案資料統(tǒng)計(jì)工作效率，提高了工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了智能化檔案檢索，拓展了檢索范圍，有利于提高檔案資料利用率。③有利于檔案管理程序的優(yōu)化。數(shù)字化檔案管理體系可以及時(shí)傳遞檔案資料，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案資料的歸檔管理。④通過高速網(wǎng)絡(luò)信息途徑，可以及時(shí)上傳各種檔案資料，有利于提高檔案資料歸檔、整理的實(shí)效性，及時(shí)更新檔案資料。

2.檔案數(shù)字化管理工作中存在的主要問題

2.1檔案數(shù)字化管理存在較多的安全隱患。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特性，在電子檔案文件資料傳遞、整理、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)都存在一定的信息安全隱患，因?yàn)殡娮訖n案資料文件必須要依賴對(duì)存儲(chǔ)硬件設(shè)備，一旦存儲(chǔ)設(shè)備遭到破壞或者不穩(wěn)定，極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息資料丟失。同時(shí)一些計(jì)算機(jī)病毒、木馬也容易侵襲計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，損傷數(shù)據(jù)文件或者使其丟失。

2.2辦公管理軟件與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件缺乏兼容性。一些高校科研機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)、企事業(yè)單位在管理活動(dòng)實(shí)踐中生成的一些資料文件，由于無法有效的兼容檔案管理系統(tǒng)以及辦公管理系統(tǒng)，信息傳遞渠道、信息資料數(shù)據(jù)格式等還有很多問題，必須經(jīng)一些不必要的處理環(huán)節(jié)才可以經(jīng)辦公室管理系統(tǒng)傳遞到檔案管理系統(tǒng)保存，檔案管理工作效率低下。

2.3信息軟件、硬件體系建設(shè)水平低下。信息軟件、硬件設(shè)施、設(shè)備是確保檔案數(shù)字化管理工作順利開展的基礎(chǔ)保障，然而由于一些單位缺乏檔案管理經(jīng)費(fèi)，并不能購(gòu)買足夠的計(jì)算機(jī)配置設(shè)施，缺乏網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，在很大程度上影響了檔案數(shù)字化管理工作的進(jìn)展。

3.進(jìn)一步優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的措施

3.1注意加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的安全。電子檔案信息資料的安全防護(hù)是檔案數(shù)字化管理的重要內(nèi)容，主要是包括計(jì)算機(jī)設(shè)施、設(shè)備的物理環(huán)境。在檔案數(shù)字化管理的安全防護(hù)中必須做到數(shù)字文件信息具有連續(xù)可讀性，應(yīng)該做好備份工作，尤其是一些比較重要的數(shù)據(jù)文件以及檔案信息資料，應(yīng)該單獨(dú)放在不同的數(shù)據(jù)庫或者設(shè)備中保存。同時(shí)應(yīng)及時(shí)清理檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，應(yīng)安裝各種安全防護(hù)軟件以及防護(hù)墻，以免計(jì)算機(jī)病毒、木馬程度破壞數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫，確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)字文件的安全。其次針對(duì)一些重要的科研電子信息資料或者商業(yè)機(jī)密，應(yīng)注意做好文件加密工作，應(yīng)該引入專業(yè)的密鑰技認(rèn)證技術(shù)，并且設(shè)置一定的文件訪問權(quán)限，盡可能不要讓資料外漏。

3.2應(yīng)提高檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的規(guī)范化。應(yīng)根據(jù)檔案專業(yè)管理以及信息傳遞的相關(guān)要求等多方面設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，進(jìn)一步完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能，應(yīng)該使該系統(tǒng)包括匯總統(tǒng)計(jì)、檢索查詢、組卷編目以及檔案資料歸集整理等多種功能。同時(shí)應(yīng)要求檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)包括系統(tǒng)設(shè)置、打印輸出、檔案利用、文件管理、檔案著錄、立卷管理等多種功能模塊。資料信息管理應(yīng)保證有輸入、查詢、編輯、歸檔等工具，能夠及時(shí)、更新資料。

3.3應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理部門軟件及硬件系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)。檔案數(shù)字化軟件、硬件設(shè)施是確保檔案數(shù)字化管理工作順利開展的基本保障，應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)工程、軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)施支撐等內(nèi)容作為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的根本。檔案數(shù)字化管理部門應(yīng)重視檔案數(shù)字化管理的硬件設(shè)施建設(shè)，應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備、辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)、機(jī)房等各種數(shù)字化管理設(shè)備的資金投入，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理營(yíng)造一個(gè)良好的硬件設(shè)備環(huán)境。同時(shí)，一些科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身具體的檔案管理工作情況，檔案管理系統(tǒng)軟件應(yīng)選取一些兼容性較好，具有較強(qiáng)適用性，功能齊全多樣的專業(yè)軟件。在各單位內(nèi)部辦公室管理網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)搭建一個(gè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，集中處理各種電子檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、智能化。

綜上所述，檔案數(shù)字化管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主流形式，相比傳統(tǒng)檔案管理工作而言，檔案數(shù)字化管理克服了諸多缺陷，提高了工作效率和工作質(zhì)量，有利于促進(jìn)檔案管理體制改革。檔案管理部門應(yīng)提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視度，增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意識(shí)，做好電子檔案資料的安全防護(hù)工作，確保齊全的檔案數(shù)字化管理設(shè)施、設(shè)備，不斷提高檔案管理工作水平。

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