淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

胡瓊

摘 要：提高檔案管理科學(xué)化水平是新時(shí)期檔案工作面臨的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，是順應(yīng)信息化迅速發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理朝規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展的重要途徑，更是推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的有力保障。本文從檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)分析了我國(guó)檔案管理取得的成績(jī)并指出了亟待解決的問(wèn)題，并圍繞如何提高檔案管理科學(xué)化水平提出了具體的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化水平 路徑選擇

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2014）03（a）-0252-02

檔案是國(guó)家和社會(huì)寶貴的信息資源，檔案管理工作是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展檔案管理工作也取得了很大的發(fā)展和進(jìn)步，但是新的歷史時(shí)期對(duì)檔案管理提出了更加現(xiàn)代化、更加人性化以及更加科學(xué)化的要求，檔案管理的任務(wù)仍然任重而道遠(yuǎn)。目前亟需提高檔案管理的科學(xué)化水平，這就需要以科學(xué)的檔案管理理論為指導(dǎo)，以先進(jìn)的技術(shù)、科學(xué)的管理方法為手段，同時(shí)以科學(xué)的檔案管理制度作為保障，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效率高質(zhì)量的發(fā)展。檔案的科學(xué)化管理不僅有助于黨和政府及時(shí)準(zhǔn)確的掌握社會(huì)各方面的情況，設(shè)定合理的發(fā)展目標(biāo)和科學(xué)的行動(dòng)路徑，也是促進(jìn)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的重要舉措。各檔案部門(mén)在面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)時(shí)要解放思想積極應(yīng)對(duì)，抓住機(jī)遇促進(jìn)自身發(fā)展并推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。

1 當(dāng)前檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問(wèn)題

（1）檔案管理制度不盡完善。

目前我國(guó)還沒(méi)有出臺(tái)統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了檔案管理的無(wú)序性，標(biāo)準(zhǔn)化水平較低且共享性差。檔案管理還沒(méi)有形成標(biāo)準(zhǔn)化和制度化完善的體系，現(xiàn)有的檔案管理的規(guī)章制度對(duì)很多細(xì)節(jié)都沒(méi)有做出明確的規(guī)定，特別在一些基層單位檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，責(zé)任追究和獎(jiǎng)懲制度也沒(méi)有建立起來(lái)。由于檔案數(shù)據(jù)的龐雜又沒(méi)有完善的管理體系很容易造成卷宗混亂、檔案丟失以及檔案無(wú)序等不規(guī)范問(wèn)題，這為檔案的查找和使用帶來(lái)了極大的不便。在電子檔案管理方面也由于缺乏完善的制度安排造成電子歸檔工作常常出現(xiàn)混亂，而且由于檔案容易被修改且無(wú)痕跡的性質(zhì)很難避免檔案受到人為的篡改亦或破壞。

（2）檔案管理的理念相對(duì)落后。

人們普遍對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在許多誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，只要做好檔案的收集、整理、保管、編目和統(tǒng)計(jì)等工作，不丟失、不遺漏保障其安全就可以了。這種對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和重視的態(tài)度極易造成檔案管理工作的敷衍甚至是消極怠工，直接導(dǎo)致許多檔案管理工作還停留在比較原始的方式方法并不能適應(yīng)相關(guān)部門(mén)甚至社會(huì)發(fā)展的要求。雖然檔案管理工作基本的要求是建好管好檔案，但檔案管理的最終目的在于利用，檔案的價(jià)值也恰恰在利用上。但目前很多檔案管理仍存在 “重藏輕用”的理念，各檔案管理機(jī)構(gòu)也沒(méi)有很好的做到以用戶需要為導(dǎo)向來(lái)提升檔案管理的服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)之間的溝通合作也比較欠缺，這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理向縱深發(fā)展。

（3）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高。

由于檔案管理工作的重要性以及檔案信息更新的迅速性就要求檔案管理人員既具有較高的專業(yè)技能還要具備良好的綜合素質(zhì)。檔案的管理人員在很大程度上決定著檔案管理水平的高低以及檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣，也是檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。雖然目前我國(guó)的檔案管理隊(duì)伍得到了穩(wěn)定的發(fā)展，但是與管理科學(xué)化的發(fā)展要求相比，還是存在很大差距的。如專業(yè)人員的供不應(yīng)求、高層次人才的緊缺以及部分從業(yè)人員文化程度較低，專業(yè)知識(shí)老化，計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)水平不高，創(chuàng)新能力不強(qiáng)、思想觀念落后以及管理水平達(dá)不到進(jìn)一步發(fā)展的要求。這一現(xiàn)狀直接影響了在檔案管理中新技術(shù)和新方法的應(yīng)用，工作中遇到新的問(wèn)題也得不到及時(shí)有效的解決，極大地降低檔案管理工作的效率甚至還會(huì)給相關(guān)部門(mén)造成不必要的損失，極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（4）檔案管理信息化建設(shè)水平較低。

目前我國(guó)還有很多地區(qū)檔案管理還沿用傳統(tǒng)模式現(xiàn)代化水平還較低，雖然檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用的軟件很多，但過(guò)于龐雜沒(méi)有統(tǒng)一的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)信息檔案共享性差。檔案管理的軟件系統(tǒng)也往往達(dá)不到現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的要求，而且而且各個(gè)單位根據(jù)自己的條件和歷史習(xí)慣選擇不同的硬件設(shè)備以及管理軟件，就使得標(biāo)準(zhǔn)化程度非常低。不僅造成了大量低水平的重復(fù)建設(shè)，低阻礙了檔案管理朝現(xiàn)代化科學(xué)化方向發(fā)展的進(jìn)程，而且計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上，不能發(fā)揮其應(yīng)用的作用。這也嚴(yán)重影響了檔案檢索的效率，檔案的應(yīng)用價(jià)值也隨之降低，同時(shí)也存在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與網(wǎng)絡(luò)信息安全性之間的矛盾，也會(huì)給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成極大的隱患。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的建議

（1）完善檔案管理制度體系。

加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)是提高檔案管理科學(xué)化水平的根本所在。在宏觀方面要完善立法制定有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，使整個(gè)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化并推動(dòng)檔案管理的自主創(chuàng)新。對(duì)檔案管理形成嚴(yán)格的制度約束和提高其管理科學(xué)化水平的政策導(dǎo)向體系。相關(guān)政府部門(mén)也要把推進(jìn)檔案管理事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展納入到中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中。在微觀運(yùn)行方面各單位也要從思想上重視檔案管理工作，設(shè)立相應(yīng)工作機(jī)構(gòu)配備合格的檔案管理工作人員。檔案管理部門(mén)要根據(jù)檔案管理不同環(huán)節(jié)的特點(diǎn)建立相應(yīng)管理制度同時(shí)深化內(nèi)部體制改革，并建立嚴(yán)格的業(yè)務(wù)考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究等制度，激發(fā)員工的責(zé)任感和工作活力。還要求建立更加完善的電子檔案管理制度體系，形成更大的信息檢索系統(tǒng)，建立惠及更廣泛用戶主體的檔案資源體系和更加便于檔案利用的體系，做好檔案的輸入和輸出兩方面的工作推動(dòng)我國(guó)檔案工作最大限度地發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（2）在檔案管理的理念上要不斷進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

如何把“死檔案”變成“活檔案”是未來(lái)檔案管理需要面臨的重大課題，未來(lái)的檔案館應(yīng)該包括“物理實(shí)體館+虛擬館”兩部分，檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略也將更加注重信息存取而非館藏本身。因此，當(dāng)前檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)該放在原有館藏資料的重新處理上，使“死資料”重新獲得使用價(jià)值，使用戶更加準(zhǔn)確便捷的獲取需要的檔案資料。在服務(wù)上要從封閉型轉(zhuǎn)向開(kāi)放型，面向的服務(wù)對(duì)象也由機(jī)構(gòu)學(xué)者向普通社區(qū)和家庭延伸。在新的歷史時(shí)期檔案管理要能夠與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)社會(huì)不同群體的需求，這就要求檔案管理要在保證檔案資料的質(zhì)量的同時(shí)還要注重對(duì)質(zhì)量的提高、不斷轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念改進(jìn)服務(wù)方式方法，為用戶提供更全面細(xì)致的服務(wù)。在收集檔案資料時(shí)要進(jìn)行體統(tǒng)的整理、科學(xué)的分類、分主題的歸檔，并深入挖掘檔案價(jià)值。同時(shí)還要促進(jìn)各檔案管理機(jī)構(gòu)之間共享資源，更加系統(tǒng)全面便捷地為用戶提供服務(wù)。

（3）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。

在新形勢(shì)下檔案管理工作具有內(nèi)容更加豐富、技術(shù)更加先進(jìn)、分工更加專業(yè)等特點(diǎn)，這就對(duì)檔案管理人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)，不僅需要具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，而且還要掌握先進(jìn)的科技手段和操作管理技術(shù)，同時(shí)還要具備深厚的職業(yè)情感、奉獻(xiàn)意識(shí)、敬業(yè)精神和勇于創(chuàng)新的基本品質(zhì)和良好作風(fēng)。相應(yīng)的就要求在人員培訓(xùn)方面不僅要注重基本業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，還要不斷提高檔案管理人員的自我管理能力和自我學(xué)習(xí)能力，逐步建設(shè)學(xué)習(xí)型的檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，從前期檔案管理人員的選拔到后期業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及長(zhǎng)期的思想教育入手，把檔案管理人員培養(yǎng)成為一批既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案信息管理以及具備敬業(yè)精神的高科技復(fù)合型人才，為檔案事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供技術(shù)支持和人才保障。在實(shí)踐中由于知識(shí)更新越來(lái)越迅速，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，開(kāi)展多層次、復(fù)合型的教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

（4）提高檔案管理信息化水平。

當(dāng)今社會(huì)的信息化發(fā)展趨勢(shì)對(duì)檔案管理提出了運(yùn)用新的管理方法和手段來(lái)提升檔案管理水平，以實(shí)現(xiàn)信息化管理的新要求。與此同時(shí)檔案管理的信息化也是檔案工作不斷進(jìn)步、提升科學(xué)化水平的重要手段。首先要加大對(duì)檔案管理硬件的投入，強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施促進(jìn)檔案載體的多樣化；其次要通過(guò)計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)檔案的電子化、自動(dòng)化水平建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。并在強(qiáng)調(diào)共性的同時(shí)也要重視適應(yīng)具體單位對(duì)檔案信息管理的需求，以便更好的發(fā)揮出檔案管理的作用，以便更好地為單位服務(wù)；最后通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使檔案信息惠及更多的普通民眾。但是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代更要強(qiáng)調(diào)檔案的保密工作。在檔案開(kāi)放利用的過(guò)程中，要從建立健全檔案管理相關(guān)規(guī)章制度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并加強(qiáng)檔案管理工作人員的思想意識(shí)等方面來(lái)減少在檔案開(kāi)放利用的過(guò)程中造成的檔案泄密。

3 結(jié)論

檔案管理的科學(xué)化發(fā)展是適應(yīng)知識(shí)時(shí)代、信息時(shí)代的必然選擇，也肩負(fù)著為黨和人民更好服務(wù)以及推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的重要使命。檔案管理科學(xué)化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需要各組成部分相互協(xié)調(diào)積極配合，完成好每一個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)。政府部門(mén)要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度；檔案管理結(jié)構(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度規(guī)定、制定合理的發(fā)展戰(zhàn)略、積極組織人員培訓(xùn)、更新硬件軟件設(shè)備等；管理從業(yè)者必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念樹(shù)立適應(yīng)知識(shí)時(shí)代運(yùn)作的新觀念，增強(qiáng)服務(wù)社會(huì)服務(wù)人民群眾的意識(shí)，探索服務(wù)工作的新模式和新方法，充分掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高服務(wù)水平，才能更好地滿足社會(huì)需求，把握機(jī)遇跟上時(shí)代的步伐迎接新的挑戰(zhàn)。

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