影響檔案信息化建設(shè)的因素及解決對(duì)策

王利

[摘 要]提高我國縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心基本公共衛(wèi)生服務(wù)的質(zhì)量和效果必須推進(jìn)科學(xué)規(guī)范管理。加強(qiáng)檔案管理是推進(jìn)縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心科學(xué)規(guī)范管理的重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)是新形勢(shì)下縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案所面臨的重要課題。本文分析了影響縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案信息化建設(shè)的若干因素，并提出加強(qiáng)縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理的對(duì)策建議。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；檔案信息化；影響因素；解決對(duì)策

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）07 — 0189 — 02

我國縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)以服務(wù)基層為宗旨，堅(jiān)持預(yù)防為主、防治結(jié)合，在指導(dǎo)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)切實(shí)發(fā)揮基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生服務(wù)中起著不可替代的作用?？h級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)要提高基本公共衛(wèi)生服務(wù)的質(zhì)量和效果，必須健全機(jī)制、規(guī)范管理、認(rèn)真履行自身的職責(zé)。加強(qiáng)檔案管理是縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)推進(jìn)科學(xué)規(guī)范管理的重要內(nèi)容。21世紀(jì)伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為當(dāng)代世界經(jīng)濟(jì)不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是新形勢(shì)下縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作面臨的重要課題。

一、影響縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的因素

（一）認(rèn)識(shí)因素

檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是公共衛(wèi)生的信息、監(jiān)測、預(yù)警及應(yīng)急處理的主角，是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀。縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理工作在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，推進(jìn)管理精細(xì)化和為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的過程中，具有舉足輕重的作用。加強(qiáng)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，能夠有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生服務(wù)中的作用。

由于對(duì)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位，縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作中，機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者往往更注重機(jī)構(gòu)工作人員的素質(zhì)和技術(shù)培訓(xùn)，而輕視對(duì)機(jī)構(gòu)檔案工作者知識(shí)面的拓寬和檔案知識(shí)的更新，由于沒有將縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化管理工作擺上應(yīng)有的位置，從而影響了檔案信息化管理工作的質(zhì)量，使檔案信息化建設(shè)進(jìn)程滯后。

（二）經(jīng)費(fèi)不足

縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是我國疾病預(yù)防控制體系的基礎(chǔ)，承擔(dān)著基層疾病預(yù)防控制工作的重任，對(duì)保障人民的健康水平，減少各種疾病起著積極的作用。盡管縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)其建設(shè)受到了政府的重視，但是由于地方財(cái)力等制約，縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)籌資渠道存在一定程度的扭曲，影響了其功能的發(fā)揮?？h級(jí)財(cái)政財(cái)力不足，缺少投向縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的財(cái)力，更多依靠上級(jí)轉(zhuǎn)移支付才能增加投入?？h級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)普遍存在經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，疾病一番控制機(jī)構(gòu)僅能維持人員經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)不足，也導(dǎo)致縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)僅能維持人員經(jīng)費(fèi)，對(duì)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)投入不足。有些縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)沒有獨(dú)立檔案室，有些即使有也是面積狹小。有些縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案裝具不夠，歸檔文件散亂堆積，不利于文件保護(hù)。有些縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)制作電子文檔設(shè)備配備不夠。一份數(shù)字檔案要求分為檔案目錄、原文信息和編研信息等，一份數(shù)字檔案的流程下來需要檔案軟件、計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄像機(jī)、u盤等儲(chǔ)存介質(zhì)等。目前大多數(shù)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案室配備設(shè)施落后，基本儀器老舊落伍或者殘缺不全，還有一些檔案室至今沒有使用檔案管理軟件，完全處于紙質(zhì)和手工操作整理檔案階段，導(dǎo)致檔案室與檔案主管部門、衛(wèi)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)上級(jí)部門和檔案管理部門之間信息不通暢。

（三）人員因素

縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)由于編制、經(jīng)費(fèi)、社會(huì)重視程度等原因，專業(yè)人員整體素質(zhì)偏低。檔案管理人員更缺乏專業(yè)性。目前縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案室工作人員專職較少，多為兼職人員，由于工作繁多，他們不可能也沒有更多的精力去學(xué)習(xí)檔案信息化知識(shí)，所以在檔案元數(shù)據(jù)著錄時(shí)，只錄入基本數(shù)據(jù)，例如主題詞、文種、頁數(shù)等缺項(xiàng)或存在著檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)失真、檔案目錄不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，掃描不正確，與檔案軟件鏈接不上等問題，嚴(yán)重影響了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率，也使數(shù)據(jù)系統(tǒng)的使用率和可信率大打折扣，由于電子文檔的制作過程需要經(jīng)過收集、分類、保存、著錄、統(tǒng)計(jì)、加工、鑒定、處理等若干個(gè)環(huán)節(jié)，一旦新舊技術(shù)兼容困難，則容易出現(xiàn)數(shù)字化信息保存失真、丟失、無法識(shí)別等情況。從而制約了縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)整體水平的提高

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)設(shè)備陳舊與不足。由于種種原因，已經(jīng)存在50多年的衛(wèi)生防疫站或新成立的疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)，特別是省級(jí)以下的疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)，目前仍然是設(shè)備破舊不堪，已處于半癱瘓狀態(tài)，工作難以正常開展。反觀成立只有幾年或十幾年的質(zhì)檢、藥監(jiān)、環(huán)保等部門，無論是技術(shù)設(shè)備還是人才建設(shè)發(fā)展都是十分快速的，已成為強(qiáng)有力的工作機(jī)構(gòu)。就是同一系統(tǒng)、同一級(jí)別的醫(yī)院大多數(shù)都已與時(shí)俱進(jìn)，不論是工作條件還是實(shí)力水平都不是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)所能比擬的。

二、加強(qiáng)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

目前我國已基本形成了以國家、省、地市、縣四級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)為主體，農(nóng)村鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室、各級(jí)各類醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)和城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)組織共同構(gòu)建的疾病預(yù)防控制工作體系。伴隨我國各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)對(duì)危害人民健康的重大疾病的預(yù)防控制能力、監(jiān)測能力和應(yīng)對(duì)爆發(fā)疫情、中毒以及生物生化恐怖等突發(fā)公共事件的能力不斷提升，對(duì)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理提出更新更高的要求，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)成為縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)必須重視并迫切需要解決的問題。

（一）提高認(rèn)識(shí)納入日程

檔案是對(duì)歷史資料的真實(shí)記載，是對(duì)人類文明的見證，不論是對(duì)個(gè)人與單位還是對(duì)國家和社會(huì)都有著至關(guān)重要的作用?？h級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案工作服務(wù)水平的必由之路。檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。檔案信息化建設(shè)是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

將縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理信息化工作納入工作日程，制定檔案管理信息化的工作制度，落實(shí)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)，確定檔案管理信息化工作人員，并給予其定期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)時(shí)間，對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范化、一體化管理，使縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)工作長久穩(wěn)定地開展下去尤為重要。

（二）加大經(jīng)費(fèi)投入力度

縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)分為基本公共衛(wèi)生服務(wù)和其他衛(wèi)生服務(wù)。2001年4月13日衛(wèi)生部組織制定的《關(guān)于疾病預(yù)防控制體制改革的指導(dǎo)意見》明確規(guī)定：疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是政府舉辦的實(shí)施疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位。疾病預(yù)防控制工作首先是政府的一項(xiàng)工作，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是直接代表政府承擔(dān)這項(xiàng)工作的專業(yè)性部門，疾病預(yù)防控制工作應(yīng)是非盈利的福利性事業(yè)。政府有關(guān)方面領(lǐng)導(dǎo)要摒棄長期以來形成的“重醫(yī)輕防”的觀念，要充分認(rèn)識(shí)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生體系中所發(fā)揮的重要作用，確?；镜墓残l(wèi)生服務(wù)，對(duì)基本之外的根據(jù)自身的財(cái)政能力予以支持。

指導(dǎo)基層（鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)）落實(shí)有關(guān)基本公共衛(wèi)生服務(wù)是縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)疾病預(yù)防控制工作的重中之重?？h級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)需要政府投入，還要積極爭取上級(jí)轉(zhuǎn)移支付來增加機(jī)構(gòu)的投入?？h級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，要把檔案工作看做縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)整體工作的重要組成部分，一方面通過積極爭取上級(jí)轉(zhuǎn)移支付來增加對(duì)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的經(jīng)費(fèi)投入；另一方面，要破除“等”、“靠”、“要”的觀念，通過挖掘機(jī)構(gòu)自身的潛能，減少不必要的支出等措施來適當(dāng)增加對(duì)檔案的經(jīng)費(fèi)投入，配置檔案信息工作需要的相關(guān)軟硬件設(shè)備，特別是檔案軟件、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、u盤、刻錄機(jī)等設(shè)備，以保證縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案信息化管理工作正常順利開展。穩(wěn)步推進(jìn)檔案室藏檔案的數(shù)字化，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生對(duì)檔案利用需求。

（三）做好檔案信息安全

維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌是檔案管理工作必須遵循的原則。做好檔案管理工作，更要遵循維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要由文件數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)庫、主題詞數(shù)據(jù)庫、代碼數(shù)據(jù)庫等及其他數(shù)據(jù)庫組成，這些檔案信息數(shù)據(jù)庫，要定期在硬磁盤上備份。同時(shí)脫機(jī)備份保存數(shù)據(jù)庫信息，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障時(shí)檔案數(shù)據(jù)庫信息的恢復(fù)。

（四）提高管理人員素質(zhì)

疾病預(yù)防控制工作需要很強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理人員也應(yīng)具備一定的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，否則，即使在檔案管理有充足的資金和設(shè)備投入，也難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。隨著信息化的到來，檔案管理已不僅僅是要保管好檔案，還要開發(fā)檔案資源，為民服務(wù)。這就要求檔案管理者要熟練掌握計(jì)算機(jī)軟件操作和辦公室設(shè)備的熟練應(yīng)用技術(shù)，還要具備電子文檔的獲取、鑒定、評(píng)估、加工、提煉、查找、利用等信息的技能技巧，并獨(dú)立熟練完成。

縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理人員，必須努力提高自身綜合素質(zhì)，適應(yīng)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，積極地考慮影響縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的因素，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)，努力構(gòu)建縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系、安全保障體系、社會(huì)服務(wù)體系，促進(jìn)縣級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展。保證疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

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