民生檔案資源調(diào)查與整合探究

丁繼武　胡瑩

[摘 要]民生檔案信息資源是維護(hù)群眾合法權(quán)益的原始憑證。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)民生檔案的有效利用，結(jié)合我市民生檔案管理現(xiàn)狀，探索民生檔案信息資源整合的有效途徑具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。建立一個(gè)歸屬明晰、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效的民生檔案管理體系是一項(xiàng)重要的任務(wù)。

[關(guān)鍵詞]民生檔案；信息資源；整合

[中圖分類號]G279.27 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）07 — 0187 — 02

黨的十八大確立了加強(qiáng)社會建設(shè)，必須以保障和改善民生為重點(diǎn)的宏偉目標(biāo)。加快民生檔案工作建設(shè)步伐，探索研究民生檔案資源建設(shè)與整合的有效途徑，使民生檔案工作真正做到察民情、知民意、解民憂、維民權(quán)、保民安，做到為民而建、為民而管、為民所用 。

一、 我市民生檔案現(xiàn)狀

目前我市館藏民生檔案 8類 2萬余卷 ，全部實(shí)現(xiàn)了目錄數(shù)字化，民生檔案工作已被列為全局的重點(diǎn)工作。2012年成立了民生檔案重點(diǎn)工作推進(jìn)組，對全市范圍內(nèi)25個(gè)部門，100多個(gè)單位的民生檔案資源進(jìn)行了調(diào)查，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，共有民生檔案58個(gè)門類，各類民生檔案達(dá)到了36.6萬卷（件）。從所調(diào)查的單位的情況看，各單位所形成的民生檔案都進(jìn)行了立卷歸檔，建立了紙質(zhì)目錄。部分單位建立了電子目錄，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索，配備了現(xiàn)代化的設(shè)備，有的單位應(yīng)用了相關(guān)專業(yè)軟件，實(shí)現(xiàn)了信息化管理，能夠滿足工作的需要和百姓的需求，提高了服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。結(jié)合此次調(diào)查的情況，從兩個(gè)方面闡述一下我市民生檔案工作的現(xiàn)狀。

（一）民生檔案工作取得的成就

我市的檔案工作基礎(chǔ)好，民生檔案工作雖然起步較晚，但發(fā)展較快，民生檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及服務(wù)利用方面都取得了一定成效。不僅表現(xiàn)在為民服務(wù)理念的牢固樹立，服務(wù)水平和手段的顯著提高，而且通過民生檔案資源的建設(shè)與整合，豐富了館藏資源，優(yōu)化了服務(wù)手段，拓展了服務(wù)范圍，滿足了百姓的訴求，化解了社會矛盾，凝聚了民心，同時(shí)也樹立了檔案工作者為民服務(wù)的信心和決心。

1.民生檔案管理工作社會認(rèn)知度的逐步提高

民生檔案工作的開展推動了社會檔案意識的提高，使民生檔案工作，贏得了社會的關(guān)注，得到了百姓的認(rèn)可。檔案的服務(wù)群體發(fā)生了質(zhì)的變化，由黨政機(jī)關(guān)變?yōu)槠胀ò傩?，由集體轉(zhuǎn)向個(gè)人，服務(wù)內(nèi)容由政治、文化、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向民生問題，擴(kuò)大了檔案工作的社會服務(wù)面；民生檔案衍生于黨和政府的民生政策，必然成為民生政策發(fā)布實(shí)施的信息平臺，必然成為為百姓利用檔案的服務(wù)窗口。隨著百姓對民生檔案訴求度的提高，也為民生檔案部門工作提出了更高的要求，激發(fā)了民生檔案為民服務(wù)的熱情，提高了民生檔案的社會認(rèn)知度。

2.民生檔案管理工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)日趨規(guī)范

在各地民生檔案的管理制度和相關(guān)的規(guī)章的頒布與實(shí)施的背景下，我市制定了民生檔案相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)了民生檔案規(guī)范化建設(shè)。明確了民生檔案的收集范圍內(nèi)容，完善了民生檔案收集手段和措施，提高了民生檔案管理水平，加大了對民生檔案資源的檢查和指導(dǎo)力度，做到了為相關(guān)涉民單位的民生檔案工作進(jìn)行了有效地指導(dǎo)、培訓(xùn)和提供技術(shù)支撐服務(wù) 。

3.民生檔案服務(wù)質(zhì)量見效顯著

新時(shí)期的檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是服務(wù)利用，是滿足廣大人民群眾的利用需求，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，是黨和政府“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的需要，是新時(shí)期踐行群眾路線教育活動的需要。是人民群眾共享改革發(fā)展成果的需要。

（1）民生檔案利用率高

隨著社會檔案意識的提高，政府對民生的重視和保障力度的加大，百姓維權(quán)意識的增強(qiáng)，越來越多的普通的百姓走進(jìn)了檔案館，百姓查檔人數(shù)逐年攀升，利用檔案的內(nèi)容和范圍逐年擴(kuò)大，復(fù)制檔案每年近千件。究其原因。一方面體現(xiàn)了百姓需求量的加大，另一方面是檔案部門加大了民生檔案的宣傳力度，夯實(shí)了民生檔案的管理基礎(chǔ)，創(chuàng)建了民生檔案檢索體系和利用平臺，更主要的是“以群眾需求為導(dǎo)向，民生所向，檔案所指”以及變被動服務(wù)為主動服務(wù)理念的確立。例如，近期利用中高級職稱批文的增多，就主動聯(lián)系人事部門，將2010年—2012年職稱檔案提前進(jìn)館，同時(shí)在網(wǎng)上向社會公布，滿足了利用者的需求，取得了良好的效果和評價(jià)。

（2）民生檔案利用手段豐富多樣，檔案利用窗口查詢、電話查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢、電子郵件查詢、流動查詢。印制查詢指南為百姓查閱民生檔案提供指南服務(wù)。

（二）民生檔案工作存在的問題。

目前，我市民生檔案工作進(jìn)步很快，取得了一定的成績，但是還存在不少問題，尤其是管理機(jī)制、管理水平、數(shù)字化程度等方面還有待于改善和提高。

1.管理水平不平衡、整體水平有待于提高

根據(jù)調(diào)查情況分析，我市的民生檔案管理差距較大，各專業(yè)民生檔案發(fā)展不平衡，現(xiàn)代化管理水平差異明顯。民生檔案管理規(guī)范和規(guī)章制度沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。不同的涉民部門的檔案的種類與內(nèi)容各異，管理方法手段不同，檔案管理軟件不統(tǒng)一，管理的水平參差不齊。傳統(tǒng)的管理模式和落后的服務(wù)利用手段一定程度的存在，制約著管理水平整體的提高。

2.涉民部門相互協(xié)作難度大。具體表現(xiàn)：（1）組織協(xié)調(diào)難度。目前很多部門和單位認(rèn)識到了民生檔案的重要性，但是還處于各自為政，自我管理、自我利用的狀態(tài)。（2）資金難度。由于我市處于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，財(cái)政狀況吃緊，辦公經(jīng)費(fèi)不足，投入檔案管理的經(jīng)費(fèi)更是少的可憐，涉民部門和單位力不從心。（3）技術(shù)難度。由于各涉民部門和單位檔案管理現(xiàn)代化水平存在差異，軟件不統(tǒng)一，人員素質(zhì)不等。（4）部門信息溝通難。民生檔案多數(shù)是在社會管理和保障民生工作中形成的專門檔案，因而產(chǎn)生的部門多，涉及的面廣，管理過于分散，目前民生檔案資源保存于不同機(jī)構(gòu)，管理部門眾多，管理方法各異，職能各異，分工明確，缺乏交叉和協(xié)作，導(dǎo)致各部門之間信息溝通不暢。

3.檔案集中管理難度大。主要原因：（1）民生檔案大部分形成于政府部門、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體和基層組織。由于形成單位的眾多，數(shù)量龐大且分散，又大多數(shù)集中于基層單位，民生檔案成為相關(guān)涉民部門職能的履行和業(yè)務(wù)工作的主要依據(jù)，利用頻率高，有的出于自身工作的需要，移交檔案館的積極性不高，導(dǎo)致集中管理難度加大。（2）我市檔案館保管檔案的空間基本處于飽和狀態(tài)，也是民生檔案集中管理工作所面臨的實(shí)際困難。

4.民生檔案數(shù)據(jù)化加工緩慢

各涉民單位之間的數(shù)字化程度差距較大，部分單位數(shù)字化工作取得了一定成績，但是由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，數(shù)字化技術(shù)人員才短缺，資金不足，嚴(yán)重制約了民生檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

（1）民生檔案數(shù)字化實(shí)效性不明顯，我市民生檔案數(shù)字化還處于起步階段，數(shù)字化水平較低，僅僅局限于目錄數(shù)據(jù)的錄入。 全文數(shù)據(jù)錄入與電子文件歸檔或網(wǎng)上公布處于起步階段，目前數(shù)字化檔案信息全文瀏覽而只能是一種設(shè)想，如果要利用或?qū)?shí)體檔案進(jìn)行查閱、復(fù)印、掃描，還必須到檔案的保管單位；要達(dá)到“一站式”服務(wù)就必須對民生檔案進(jìn)行全文數(shù)字化。為了提高民生檔案的實(shí)效性，建立以檔案館為中心的目錄中心和全文數(shù)據(jù)庫，是當(dāng)前亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題。

（2）數(shù)字化民生檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。從調(diào)查情況看，我市民生檔案管理軟件不規(guī)范，有的沒有軟件，有的使用行業(yè)軟件，有的使用檔案管理原件，目前沒有建立檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不同的涉民部門和單位的民生檔案數(shù)字化格式不同，對民生檔案全文數(shù)字化整合還存在一定的困難。因此，必須規(guī)范民生檔案管理軟件，使單位與單位之間、檔案門類之間的數(shù)據(jù)庫相互兼容，實(shí)現(xiàn)民生檔案數(shù)據(jù)整合 。

二、民生檔案信息資源整合有效途徑

1.加強(qiáng)民生檔案資源整合，實(shí)現(xiàn)民生檔案資源的優(yōu)化配置。

首先，深入挖掘館藏民生檔案資源，充分了解館藏檔案種類和數(shù)量，對館藏實(shí)體檔案采取優(yōu)先整合、優(yōu)先編目、優(yōu)先解密劃控、優(yōu)先數(shù)字化加工。對于分散在各個(gè)全宗內(nèi)與民生相關(guān)的文書檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全文復(fù)印備份，目錄標(biāo)注或建立專題目錄。其次，進(jìn)一步加強(qiáng)涉民部門和單位的民生檔案管理工作，對于不能進(jìn)館的民生檔案或保管條件較差的單位，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理要求、強(qiáng)化管理措施，確保各類民生檔案齊全完整、安全管理、方便利用。最后，豐富民生檔案館藏資源，改變民生檔案資源結(jié)構(gòu)，解決民生檔案資源的短缺問題，解決實(shí)體檔案保管與不能滿足民眾訴求的矛盾。實(shí)現(xiàn)整合后的民生檔案信息資源的優(yōu)化配置。

2.加強(qiáng)民生檔案管理機(jī)構(gòu)整合，建立科學(xué)高效的民生檔案信息資源管理機(jī)制。

從調(diào)查的情況看，我市的民生檔案管里部門繁多，大部分實(shí)體檔案處于分散管理的狀態(tài)，保管條件、方式、方法各異，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。首先，加強(qiáng)檔案行政管理部門對涉民部門和單位的民生檔案指導(dǎo)監(jiān)督力度，完善民生檔案相關(guān)法律法規(guī)，做到民生檔案在行政監(jiān)督和法律框架下良性發(fā)展。其次，發(fā)揮檔案館的主體地位，形成以檔案館為主體的，以各民生部門和單位為分支的相互協(xié)作的民生檔案組織管理架構(gòu)，促進(jìn)各部門的相互協(xié)作與融合，努力構(gòu)建機(jī)制健全、管理科學(xué)、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、效率高效的民生檔案管理機(jī)制。

3.做好民生檔案服務(wù)利用整合，建立全民共享的檔案資源服務(wù)利用體系

民生檔案服務(wù)利用工作涉及到社會方方面面，涉及檔案內(nèi)容、種類眾多，數(shù)量龐大。服務(wù)利用整合就是以百姓需求為導(dǎo)向，對民生檔案服務(wù)利用工作將強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與統(tǒng)籌的同時(shí)，要強(qiáng)化指導(dǎo)、監(jiān)督，履行提供民生檔案為百姓的義務(wù)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，建立民生檔案信息資源服務(wù)利用體系。

鄧小平指出“黨組織、黨員、都要永遠(yuǎn)站在人民一起，同人民在一起了解他們的要求，傾聽他們的呼聲，采取各種辦法保護(hù)和爭取他們的利益”。民生檔案是政府保障民生和民眾參與社會活動的真實(shí)記錄，是民眾切身利益的集中反映，是保護(hù)和爭取人民利益的有效手段。因此，做好民生檔案工作，真正為百姓排憂解難是對這句話的最佳詮釋。

4.做好民生檔案數(shù)據(jù)整合，整合后的民生檔案資源的有效利用和統(tǒng)一平臺的基礎(chǔ)上的共享。

民生檔案數(shù)據(jù)庫整合就是把分散在各個(gè)民生工作部門，又與廣大民眾生產(chǎn)生活息息相關(guān)的民生檔案有效地收集、整合達(dá)到規(guī)范的管理，即方便了利用又，實(shí)現(xiàn)了民生檔案資源共享。

首先，對館藏民生檔案優(yōu)先數(shù)字化和數(shù)據(jù)整合，進(jìn)行全文數(shù)據(jù)庫和專題建設(shè)。完善民生檔案紙質(zhì)目錄和電子目錄的報(bào)送和備案工作，建立民生檔案目錄中心，搭建民生檔案檢索利用平臺。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，進(jìn)行民生檔案全文數(shù)據(jù)庫錄入，構(gòu)建民生檔案全文數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建百姓查閱民生檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)民生檔案利用達(dá)到“1+1>2” 的效果。

其次，建立各專門民生檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)民生檔案數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)以戶籍、社保、婚姻登記、土地林權(quán)、住房檔案為重點(diǎn)的數(shù)據(jù)庫，以統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一軟件為保障，以實(shí)現(xiàn)專門檔案數(shù)據(jù)達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為手段的整合機(jī)制。

第三，利用政府信息平臺，采集本區(qū)域內(nèi)的不同部門的數(shù)據(jù)庫，充分利用該平臺整合現(xiàn)行文件和民生檔案資源，通過使用統(tǒng)一的或相互兼容的軟件，對不同部門民生檔案數(shù)據(jù)整體整合或部分整合，使整合后的數(shù)據(jù)庫之間能夠跨庫、跨行業(yè)檢索，達(dá)到遠(yuǎn)程利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕商兆鑫.對做好新時(shí)期民生檔案工作的思考〔J〕.檔案與建設(shè)，2009，（02）.

〔2〕張林華.關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的思考〔J〕.秘書，2008，（12）.

〔3〕張?jiān)w.民生檔案研究〔D〕.安徽大學(xué)，2010.

〔4〕鄭歐.加強(qiáng)檔案信息資源整合勢在必行〔J〕.上海檔案，2006，（05）.

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕