初探高校學(xué)生事務(wù)流程管理模式的優(yōu)化

毛茂山

摘 要：隨著時(shí)代的變遷，高校學(xué)生事務(wù)的數(shù)量、類型、范圍都在發(fā)生深刻的變化，目前高校學(xué)生事務(wù)工作流程管理模式不斷顯現(xiàn)出工作矛盾難以消除、工作成效難以保證、培訓(xùn)指導(dǎo)難以到位、優(yōu)良做法難以持續(xù)等缺陷，通過(guò)拓寬工作渠道、培養(yǎng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)、科學(xué)分工、健全工作機(jī)制、搭建鍛煉平臺(tái)等途徑，優(yōu)化高校學(xué)生事務(wù)工作流程管理模式，促進(jìn)高校學(xué)生工作和諧開展。

關(guān)鍵詞：高校 學(xué)生事務(wù) 流程管理模式 優(yōu)化

高校學(xué)生事務(wù)涉及學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活等方面，隨著時(shí)代的變遷，國(guó)家從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，大學(xué)生就業(yè)從國(guó)家分配轉(zhuǎn)變?yōu)樽灾鲹駱I(yè)，人才培養(yǎng)從單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變，高校學(xué)生事務(wù)的數(shù)量、類型、范圍都在發(fā)生深刻的變化，目前高校學(xué)生事務(wù)工作流程管理模式與時(shí)代發(fā)展要求逐漸不相適應(yīng)，顯現(xiàn)的缺陷也不斷影響管理成效。通過(guò)優(yōu)化目前高校學(xué)生事務(wù)工作流程管理模式，有利于提高工作成效，促進(jìn)高校學(xué)生工作和諧開展。

一、目前學(xué)生事務(wù)流程管理模式以及存在的缺陷

《我們是校園“夾心層”》（摘自《中國(guó)青年報(bào)》）中描述：輔導(dǎo)員=民工的體力+領(lǐng)袖的頭腦+文員的文筆+打字員的速度+偵探的洞察力+外交官的口才+教師的知識(shí)+醫(yī)生的常識(shí)+超級(jí)適應(yīng)力+神經(jīng)病的忍耐，這篇報(bào)道引起高校輔導(dǎo)員的廣泛共鳴，也有許多輔導(dǎo)員認(rèn)為輔導(dǎo)員是“高級(jí)保姆”，輔導(dǎo)員崗位是“110” +“114” +“119”+“120”+“12315”的結(jié)合體。輔導(dǎo)員隊(duì)伍有這樣的認(rèn)識(shí)和感受，是目前高校學(xué)生事務(wù)流程管理模式存在缺陷的顯現(xiàn)。

目前高校學(xué)生事務(wù)流程管理模式（如下圖）主要是通過(guò)職能部門←→輔導(dǎo)員←→班級(jí)這種流程來(lái)完成學(xué)生事務(wù)的管理。輔導(dǎo)員是各職能部門與各班級(jí)之間聯(lián)系的唯一橋梁，成為學(xué)生事務(wù)工作流程管理中的“瓶頸”。

根據(jù)以上高校學(xué)生事務(wù)流程管理模式，可以發(fā)現(xiàn)存在以下方面的缺陷：

首先，工作矛盾難以消除。高校職能部門認(rèn)為輔導(dǎo)員是學(xué)生、班級(jí)直接管理者理應(yīng)承擔(dān)這些學(xué)生事務(wù)工作，并把許多學(xué)生事務(wù)工作直接安排給輔導(dǎo)員，通過(guò)其來(lái)完成。輔導(dǎo)員隊(duì)伍則認(rèn)為輔導(dǎo)員主要的工作是從事學(xué)生思想政治工作，承擔(dān)諸多具體的學(xué)生事務(wù)工作，既容易出現(xiàn)失誤，又難以有足夠的時(shí)間和精力去思考并深入開展學(xué)生思想政治工作。這種矛盾最終導(dǎo)致職能部門認(rèn)為輔導(dǎo)員隊(duì)伍工作效率低，工作效果不佳，輔導(dǎo)員隊(duì)伍則對(duì)諸多職能部門直接給輔導(dǎo)員安排事務(wù)工作感到不適，產(chǎn)生消極應(yīng)對(duì)的情緒，并對(duì)自身是否還是思想政治輔導(dǎo)員感到困惑。

其次，工作成效難以保證。目前的學(xué)生事務(wù)工作流程管理模式是各職能部門以輔導(dǎo)員為直接橋梁，所有的工作任務(wù)均需通過(guò)輔導(dǎo)員安排處理，這樣就導(dǎo)致輔導(dǎo)員成為學(xué)生事務(wù)流程管理中的“瓶頸”。因?yàn)橥粫r(shí)段輔導(dǎo)員可能同時(shí)接到不同職能部門安排的工作任務(wù)，由于輔導(dǎo)員本身需開展常規(guī)學(xué)生思政和管理工作，因此受時(shí)間和精力的影響，難以專注做好每項(xiàng)工作，只能把職能部門安排的工作任務(wù)再次“轉(zhuǎn)包”給班級(jí)幾個(gè)主要學(xué)生干部，在“轉(zhuǎn)包”過(guò)程中，又因?yàn)槭艿捷o導(dǎo)員沒(méi)有及時(shí)或遺忘安排任務(wù)、職能部門對(duì)工作任務(wù)要求不夠明確、輔導(dǎo)員指導(dǎo)不夠到位、學(xué)生干部不夠認(rèn)真細(xì)心等因素影響，最終導(dǎo)致工作成效難以保證。

再次，培訓(xùn)指導(dǎo)難以到位。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，職能部門對(duì)要求輔導(dǎo)員完成的工作任務(wù)的培訓(xùn)指導(dǎo)難以到位。由于受輔導(dǎo)員崗位特殊性的影響，輔導(dǎo)員難以有專門時(shí)間參加不同職能部門不同工作任務(wù)的培訓(xùn)，而且即使輔導(dǎo)員都參加不同職能部門不同工作任務(wù)的培訓(xùn)，也可能因?yàn)榕嘤?xùn)次數(shù)多或不同部門交叉培訓(xùn)而產(chǎn)生遺忘，導(dǎo)致培訓(xùn)效果不佳。其二，輔導(dǎo)員對(duì)要求班級(jí)主要學(xué)生干部完成的工作任務(wù)的培訓(xùn)指導(dǎo)難以到位。由于輔導(dǎo)員本身對(duì)不同職能部門不同工作任務(wù)的要求理解不夠到位，對(duì)班級(jí)主要學(xué)生干部的培訓(xùn)指導(dǎo)的效果顯然是難以到位的。

最后，優(yōu)良做法難以持續(xù)。按目前的學(xué)生事務(wù)流程管理模式，職能部門缺乏與班級(jí)學(xué)生干部之間的交流與溝通。不同班級(jí)學(xué)生干部在完成職能部門的工作任務(wù)時(shí)可能會(huì)產(chǎn)生一些優(yōu)良的做法，總結(jié)出一些好的工作經(jīng)驗(yàn)，但由于職能部門缺乏與班級(jí)學(xué)生干部之間的交流與溝通，沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些優(yōu)良的做法和好的工作經(jīng)驗(yàn)，而且輔導(dǎo)員也忽略及時(shí)總結(jié)并向有關(guān)職能部門反饋，這些優(yōu)良的做法和好的工作經(jīng)驗(yàn)將隨著學(xué)生干部的畢業(yè)而流失，難以持續(xù)。

二、優(yōu)化高校學(xué)生事務(wù)流程管理模式的途徑

第一、通過(guò)拓寬工作渠道，消除工作流程中的瓶頸。通過(guò)設(shè)置由學(xué)生干部組成的學(xué)生事務(wù)專員隊(duì)伍，給每個(gè)職能部門，甚至每個(gè)職能部門每項(xiàng)工作配備一支專門的學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)，依托他們開展具體學(xué)生事務(wù)工作，改變現(xiàn)有的單純依靠輔導(dǎo)員安排處理工作任務(wù)的局面，消除了工作流程中的瓶頸，拓寬職能部門的工作渠道。

第二、通過(guò)培養(yǎng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)工作的可持續(xù)發(fā)展。職能部門組織服務(wù)于本部門的院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)和班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員，就所要開展的工作以及工作的難易程度有針對(duì)性地進(jìn)行專門的培訓(xùn)、指導(dǎo)，并把他們培養(yǎng)成為一支專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)。在實(shí)際工作中，對(duì)于程序簡(jiǎn)單的工作任務(wù)，職能部門可組織院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專門培訓(xùn)，培訓(xùn)后，由該團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員開展工作，并在工作過(guò)程中提供咨詢，實(shí)施過(guò)程管理和結(jié)果審核，確保工作有序、有效開展。對(duì)于程序復(fù)雜的工作任務(wù)，職能部門可組織院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)和班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員同時(shí)進(jìn)行專門培訓(xùn)，院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)實(shí)施過(guò)程管理并負(fù)責(zé)收集、及時(shí)向職能部門反饋工作實(shí)施過(guò)程中班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員遇到的共性難題，同時(shí)協(xié)助職能部門進(jìn)行再次指導(dǎo)、培訓(xùn)。通過(guò)這個(gè)途徑，首先，密切了職能部門與院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)和班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員的交流與溝通，一些好的經(jīng)驗(yàn)、做法職能部門可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)總結(jié)，不斷傳承；其次，職能部門只要指導(dǎo)、培訓(xùn)一期專業(yè)化程度較高的學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)，之后，就可以安排第一期的學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)指導(dǎo)、培訓(xùn)第二期學(xué)生事務(wù)專員團(tuán)隊(duì)，并以此類推；最后，由于受到專門的培訓(xùn)、指導(dǎo)，并積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)可以在縱向和班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員之間進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員在橫向也可以進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高工作專業(yè)化水平。因此，優(yōu)化后的學(xué)生事務(wù)工作流程管理模式可促進(jìn)工作的可持續(xù)發(fā)展。

第三、通過(guò)科學(xué)分工，促進(jìn)學(xué)生工作和諧開展。具體分工體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，輔導(dǎo)員根據(jù)不同職能部門工作任務(wù)的特點(diǎn)，建立班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員隊(duì)伍，督促他們及時(shí)、認(rèn)真完成職能部門安排的工作任務(wù)，同時(shí)為他們?cè)诎嗉?jí)中營(yíng)造良好的工作氛圍，并協(xié)助他們向上級(jí)反饋他們不方便反饋的困難和意見(jiàn)。第二，院（系）根據(jù)不同職能部門工作任務(wù)的特點(diǎn)，挑選優(yōu)秀大學(xué)生，建立精干的學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)，充分發(fā)揮他們的橋梁作用，督促他們認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)職能部門安排的工作任務(wù)，及時(shí)、有效地指導(dǎo)班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員完成職能部門安排的工作任務(wù)，同時(shí)協(xié)助他們和輔導(dǎo)員向職能部門反饋他們不方便反饋的困難和意見(jiàn)。第三，職能部門負(fù)責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)學(xué)生事務(wù)專員隊(duì)伍，并通過(guò)他們促進(jìn)工作任務(wù)地落實(shí)，提高了工作的成效。優(yōu)化后的學(xué)生事務(wù)工作流程管理通過(guò)科學(xué)地分工，輔導(dǎo)員節(jié)約了從事具體學(xué)生事務(wù)工作時(shí)間和精力，有利于深入開展學(xué)生思政工作；職能部門因?yàn)橛幸恢W(xué)生事務(wù)專員隊(duì)伍協(xié)助落實(shí)工作，工作有抓手，效率有保障，改變了把許多工作直接安排給輔導(dǎo)員并通過(guò)其來(lái)完成的狀況，減少了對(duì)輔導(dǎo)員工作的誤解和埋怨，職能部門和輔導(dǎo)員之間存在的工作矛盾得到有效緩解，促進(jìn)了學(xué)生工作和諧開展。

第四、通過(guò)健全工作機(jī)制，推動(dòng)工作的規(guī)范化建設(shè)。職能部門通過(guò)不斷健全工作機(jī)制，制定科學(xué)的辦事流程、學(xué)生事務(wù)專員培訓(xùn)機(jī)制、培訓(xùn)方案、意見(jiàn)反饋溝通機(jī)制、學(xué)生事務(wù)專員隊(duì)伍考核辦法、激勵(lì)機(jī)制等，不斷推動(dòng)工作的規(guī)范化建設(shè)。

第五、通過(guò)搭建鍛煉平臺(tái)，充分發(fā)揮大學(xué)生的才干。通過(guò)設(shè)置學(xué)生事務(wù)專員崗位，不僅讓在崗的大學(xué)生在實(shí)際工作中學(xué)會(huì)多向思維，培養(yǎng)組織協(xié)調(diào)能力、溝通表達(dá)能力，養(yǎng)成務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作作風(fēng)，增強(qiáng)公文寫作能力，提高創(chuàng)新能力等，而且可以充分發(fā)揮大學(xué)生自我管理、自我服務(wù)、自我教育的作用，推動(dòng)學(xué)生事務(wù)工作的開展，并使大學(xué)生在工作鍛煉中充分感受工作的艱辛，從而認(rèn)同高校教職員工的教育管理工作。

三、實(shí)施優(yōu)化后的學(xué)生事務(wù)流程管理應(yīng)注意的事項(xiàng)

職能部門應(yīng)注意的事項(xiàng)：第一，職能部門需明確梳理并制定各項(xiàng)工作任務(wù)的辦事流程；第二，認(rèn)真做好院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)和班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員的培訓(xùn)、指導(dǎo)工作；第三，引導(dǎo)院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)和班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員之間進(jìn)行縱向與橫向的經(jīng)驗(yàn)交流，及時(shí)總結(jié)、反饋工作經(jīng)驗(yàn)；第四，及時(shí)做好與院（系）、輔導(dǎo)員的溝通、協(xié)調(diào)工作，特別是院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)和班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員在人員配備、工作態(tài)度等方面出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)與院（系）、輔導(dǎo)員進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)。

院（系） 應(yīng)注意的事項(xiàng)：第一，院（系）要積極支持職能部門開展工作；第二，院（系）根據(jù)不同職能部門工作任務(wù)的特點(diǎn)，挑選優(yōu)秀大學(xué)生，建立精干的學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)；第三，院（系）要注重隊(duì)伍建設(shè)，制定并完善激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)認(rèn)真、及時(shí)完成職能部門安排的工作任務(wù)；第四，發(fā)揮好橋梁作用，及時(shí)做好職能部門、輔導(dǎo)員和院（系）學(xué)生事務(wù)團(tuán)隊(duì)之間的溝通、協(xié)調(diào)工作，減少和緩解因信息不對(duì)稱而造成職能部門與輔導(dǎo)員之間的誤解和矛盾。

輔導(dǎo)員應(yīng)注意的事項(xiàng)：第一，輔導(dǎo)員要積極支持職能部門開展工作，優(yōu)化學(xué)生事務(wù)流程管理并不代表輔導(dǎo)員與學(xué)生事務(wù)工作的絕對(duì)切割，而是對(duì)學(xué)生事務(wù)進(jìn)行科學(xué)、合理分工，輔導(dǎo)員仍然需要關(guān)注、支持職能部門安排的學(xué)生事務(wù)工作；第二，輔導(dǎo)員應(yīng)根據(jù)不同職能部門工作任務(wù)的特點(diǎn)，安排相應(yīng)的班干部擔(dān)任班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員并督促他們認(rèn)真參加培訓(xùn)，積極落實(shí)工作；第三，輔導(dǎo)員要高度重視班級(jí)學(xué)生事務(wù)專員隊(duì)伍建設(shè)，積極幫助他們?cè)诎嗉?jí)樹立威信，及時(shí)解決在班級(jí)開展工作遇到困難，制定并完善激勵(lì)機(jī)制；第四，及時(shí)做好與院（系）、職能部門的溝通、協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)各項(xiàng)工作任務(wù)的圓滿完成。

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