大型商業(yè)零售企業(yè)管理信息系統(tǒng)應用的優(yōu)劣勢分析與建議

施雪蓮

摘 要：隨著社會的發(fā)展和科學技術的不斷進步，管理信息系統(tǒng)在企業(yè)的各項工作中越來越發(fā)揮著重要的作用。本文主要分析了管理信息系統(tǒng)（MIS）在大型商業(yè)零售企業(yè)應用中的重要性和所發(fā)揮的優(yōu)勢，并對管理信息系統(tǒng)應用中存在的相關問題及改進方向進行分析論述。

關鍵詞：商業(yè)零售； MIS 管理信息系統(tǒng)； 優(yōu)勢； 改進策略

管理信息系統(tǒng)（MIS）是為了適應企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要，是一個由制度、人員、計算機系統(tǒng)、網絡系統(tǒng)等有機結合的對信息進行收集、存儲、加工、傳遞和使用的系統(tǒng)。它不僅具有核算功能，更具有控制和管理的功能，具有智能化和管理化的特點，它使企業(yè)擺脫了落后的工作和管理方式，實現(xiàn)了管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，極大地提高了企業(yè)工作和管理效率。

就筆者所在大型商業(yè)零售企業(yè)而言，隨著社會的發(fā)展及科學技術的不斷進步，銷售業(yè)務經歷了由手工收款到前臺POS收款-后臺MIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、處理的轉變，財務核算經歷了手工核算到用友U8再到滿足集團級信息化需求的NC系統(tǒng)這一過程，為供應商結算貨款由手工填寫支票、電匯單到使用及時便捷的網銀支付這一過程。由于先進的計算機軟硬件的介入，極大地減少了手工處理的過程，提高數(shù)據(jù)處理的準確性，簡化工作，節(jié)約人力，使各項工作有效率、有效果。

一、管理信息系統(tǒng)對于商業(yè)零售企業(yè)的重要性及優(yōu)勢分析

（一）POS-MIS系統(tǒng)的應用，使龐大的銷售數(shù)據(jù)整合處理，滿足不同層次核算、分析、決策的需要。

從前臺銷售業(yè)務來看，實現(xiàn)了前臺POS機收款與后臺MIS系統(tǒng)聯(lián)網，使龐大的零售業(yè)務數(shù)據(jù)得以統(tǒng)一及多樣化處理加工，滿足各經營及管理人員對數(shù)據(jù)查閱及分析決策的需要。在手工核算時期，每一筆收款業(yè)務都需要用人工對各種票據(jù)進行統(tǒng)計匯總，工作量大，準確性差，只能滿足最基本的財務核算需求。

（二）優(yōu)化供應商管理。

隨著國內零售市場競爭的日趨激烈，提高供應鏈效率已經成為提高企業(yè)市場競爭力的核心所在，因此做好供應商管理也是各項工作的重中之重。我國的零售市場已經由賣方市場轉變?yōu)橘I方市場，零售商與供應商的關系也不再是單純的一方依靠另一方，而是二者互相選擇、競爭與合作并存的關系。

（三）完善的商品進銷存管理系統(tǒng)。

經、代銷商品采購及銷售實行一貨一碼。無論是單品、合同、部門及公司整體的期初庫存、本期銷售采購及期末庫存情況皆一覽無遺。為顧客提供優(yōu)質的商品是實現(xiàn)銷售的前提，通過對每一件商品實現(xiàn)完善的進銷存管理系統(tǒng)，及時跟進商品的銷售及庫存情況，通過分析得出顧客購買商品的喜好，對貨品及時調整或補充。

（四）與財務系統(tǒng)接口，簡化財務記賬工作。

購進、結算、成本、銷售數(shù)據(jù)由MIS系統(tǒng)導入NC財務核算系統(tǒng)。作為一名80后的財務人員，有一些難以想象在無信息系統(tǒng)和財務系統(tǒng)時代，財務人員是如何進行每天上萬筆銷售業(yè)務核算、每一個單品的采購、銷售和庫存情況，每月為上千家的供應商結算這些業(yè)務的。很慶幸我所工作的年代，各種信息系統(tǒng)很輕松的實現(xiàn)了這些數(shù)據(jù)的核算與統(tǒng)計。

二、管理信息系統(tǒng)的不足之處及改進策略探討

（一）網絡環(huán)境的安全性及計算機硬件設備的正常運行。

由于信息科學技術的迅猛發(fā)展，各種管理信息系統(tǒng)的應用也極為普遍，但是同時也對網絡環(huán)境的安全性提出了更高的要求。近些年，我們不乏聽說利用網絡竊取商業(yè)機密和傳播計算機病毒破壞信息系統(tǒng)的前車之鑒。計算機管理人員應加強計算機軟硬件環(huán)境及設備的日常維護，建立合理的數(shù)據(jù)備份機制與有效的病毒防范措施，保障設備的正常、安全運行。

（二）基礎數(shù)據(jù)手工錄入數(shù)據(jù)量大

1、超市商品采購及變價頻繁，數(shù)據(jù)量大。數(shù)據(jù)維護時需要按單品逐筆進行手工錄入，維護不及時或維護價格出錯，造成前臺銷售價格與價簽標價不一致。

2、供應商需承擔的各項費用也需要逐筆合同逐條費用進行錄入，大中型商超店鋪基本上都會有上千家供應商，每月都需要手工錄入各項費用，手工業(yè)務量很大。

程序設計時應考慮緩解基礎數(shù)據(jù)手工錄入工作量大的問題，將工作重點放入審核功能中。提供統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)上傳、系統(tǒng)自動識別進行數(shù)據(jù)處理功能，節(jié)約人力，加強及注重審核功能。

（三）對內控及審計工作提出了更高的要求

人機相結合的管理信息系統(tǒng)，最基礎的合同、商品、前臺銷售等信息仍然需要人工進行錄入。只有正確的錄入工作、完善的設計程序、正常運行的計算機硬件及通暢的網絡環(huán)境相結合，才能保證系統(tǒng)準確提供各項數(shù)據(jù)和報表。而系統(tǒng)自動化的應用程度越高，越容易造成人員的惰性，過分依賴系統(tǒng)。

（四）程序設計模式固定及后續(xù)維護升級乏力

各種管理信息系統(tǒng)都是根據(jù)開發(fā)時具體的使用需求、確定的思路和流程設計出來的，缺乏彈性。程序一旦設計及試運行完成投入使用后，需求一旦有大的或急需的改變，開發(fā)人員可能會經過較長時間的設計、改寫及試運行，無法及時滿足使用者的需求。對于數(shù)據(jù)的查詢，使用者只能嚴格按照系統(tǒng)已設定的模式進行，這與我們現(xiàn)在日常用到的互聯(lián)網快捷、多樣的查詢模式還有很大的差距。

企業(yè)的大多數(shù)員工只掌握本人崗位權限范圍內的基本的系統(tǒng)操作和使用，但是系統(tǒng)的各部門、各崗位間的各項業(yè)務和報表數(shù)據(jù)都是具有關聯(lián)性的，由于崗位及權限的限制使系統(tǒng)使用者發(fā)現(xiàn)問題的思維及維護系統(tǒng)的能力較差，有時只能靠出現(xiàn)問題后通知相關程序設計人員來進行維護。系統(tǒng)使用人員的風險意識差，考慮問題無全面性，與程序設計人員的配合脫節(jié)，易造成企業(yè)無法及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的漏洞，不能及時進行解決，無法準確對風險進行防范。

三、結語

綜上所述，管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應用在提高企業(yè)各項管理、工作效率的同時，也對企業(yè)的內控及管理工作提出了更高的要求。企業(yè)應順應信息化時代發(fā)展的需要，加強自身的不斷學習和綜合素質的提高，不斷探索及開創(chuàng)新的內控及審計模式，從而更加有效的利用各個管理信息系統(tǒng)。

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