有效管理水利檔案的意義及方法

林雪麗

摘 要：水利檔案是全面記錄整個(gè)水利工程的有效方法，它不僅全面的記錄下了整個(gè)水利工程的整體，還詳細(xì)的記錄水利工程施工過(guò)程中的步驟。就是這樣詳細(xì)的記錄，使得水利工程檔案成為了全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。所以，水利檔案的有效管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，為后人在水利工程使用、維修、擴(kuò)建、改建的過(guò)程中，提供了必不可少的指導(dǎo)和依據(jù)。本文中，主要介紹了實(shí)現(xiàn)水利檔案有效管理的意義，以及怎樣實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；有效管理；意義；方法

水資源作為一種清潔能源，在目前被廣泛地使用，水利工程的建設(shè)也成為常見(jiàn)事項(xiàng)。而水利工程檔案的管理也越發(fā)的受到關(guān)注和重視，水利工程檔案的有效管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)水利工程的質(zhì)量檢測(cè)和建設(shè)有著嚴(yán)重的影響，成為了一項(xiàng)重要的工作。

一、有效管理水利檔案的意義

1.有效管理

“有效管理”是經(jīng)濟(jì)學(xué)中一個(gè)理論，是現(xiàn)代企業(yè)普遍采用的管理方式，以及追求的目標(biāo)。有效的管理是指企業(yè)通過(guò)分層管理，把管理融入日常的工作之中，并且，對(duì)企業(yè)實(shí)施全方位的管理。有效管理遵循注重成果，把握整體，利用優(yōu)點(diǎn)，相互信任，正面思維這六個(gè)基本原則，并以此為指導(dǎo)方案，進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化。

在水利檔案管理的過(guò)程中，水利檔案的有效管理則是指對(duì)水利檔案進(jìn)行全方位的管理，根據(jù)其特點(diǎn)和大體的分類進(jìn)行整理，把管理細(xì)致化、全面化，以改變傳統(tǒng)的對(duì)水利檔案不重視的現(xiàn)象。并通過(guò)對(duì)水利檔案的有效管理，最大化地實(shí)現(xiàn)水利檔案的真正價(jià)值。

2.意義

水利工程檔案的有效管理，對(duì)于整個(gè)水利工程的建設(shè)和管理都具有重要的意義。

2.1水利工程檔案的特點(diǎn)

第一，水利工程檔案和其他檔案相同，具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)，并且，由于水利工程本身的復(fù)雜性和綜合性，對(duì)其周邊的生態(tài)環(huán)境、農(nóng)業(yè)發(fā)展、工業(yè)發(fā)展都都有很廣泛的影響，因此，水利工程檔案也具有多元性和綜合性的特點(diǎn)。

第二，水利工程檔案是對(duì)水利工程從施工前期的準(zhǔn)備，到施工過(guò)程中的細(xì)節(jié)，以及施工完成后的質(zhì)量鑒定的一個(gè)完整的記錄。而工程效益的不同、環(huán)境因素的變換等客觀條件則影響著過(guò)程施工過(guò)程的整體進(jìn)度，一般而言，普通的江河護(hù)坡工程、小型閘電站新建及改建、鎮(zhèn)村組河道疏浚等小型工程，只需要幾個(gè)月或者更短的時(shí)間，但是，假如遇到大型的河道工程、水庫(kù)等的建設(shè)，就需要數(shù)年，甚至更長(zhǎng)的時(shí)間才能完成，例如我國(guó)的三峽水電站的建設(shè)。而根據(jù)水利工程建設(shè)的周期的制約，使得水利工程檔案形成的周期性差異較大。

2.2水利工程檔案的作用

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作中的重要組成部分，他完整、真實(shí)的記錄了水利工程的建設(shè)情況、工程質(zhì)量，為工程后期的建設(shè)具有服務(wù)性和參考性。不僅對(duì)已建成的水利工程有著重要的影響，并且，對(duì)于后來(lái)的水利工程建設(shè)也有著指導(dǎo)意義。

第一，水利工程檔案是全面鑒定水利工程質(zhì)量，查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。

水利工程檔案對(duì)于整個(gè)水利工程的建設(shè)情況都有著詳細(xì)的記錄，從整個(gè)工程施工前期的準(zhǔn)備，到最后工程完工都全面記錄其中。在進(jìn)行水利工程的質(zhì)量鑒定過(guò)程中，通過(guò)這些檔案就可以得到比較全面的、詳細(xì)的資料，成為了全面鑒定水利工程質(zhì)量的依據(jù)。

并且，當(dāng)工程出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，觀測(cè)漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊(cè)的，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。

第二，水利工程檔案為后人改建、擴(kuò)建或者維修提供了完備的資料。

水利工程在使用的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)一定的問(wèn)題或者漏洞，或者由于周圍客觀環(huán)境的改變，而面臨著改建或擴(kuò)建的問(wèn)題。這些問(wèn)題的解決直接關(guān)系到水利工程的使用問(wèn)題和效益問(wèn)題。有了詳細(xì)的、完備的水利工程檔案，這些問(wèn)題便可以得到很好的解決。

有了水利工程檔案作為指導(dǎo)，過(guò)程后期的維修、改建或者擴(kuò)建都可以在此基礎(chǔ)上比較輕松的完成。

第三，水利工程檔案對(duì)水利單位日常的工作考查中起著參考作用。

在水利單位內(nèi)部的質(zhì)量審核或者是外審中，便可以通過(guò)對(duì)水利工程檔案的查看，清楚地了解到水利單位的工作程序和建設(shè)是否合格。并且，水利單位也可以以水利工程檔案為參考資料和依據(jù)，擬定計(jì)劃、總結(jié)工作、設(shè)計(jì)水利工程。

水利工程檔案看似對(duì)水利工程建設(shè)沒(méi)有多大的關(guān)系，但是實(shí)際上卻對(duì)整個(gè)水利工程系統(tǒng)有著深刻的影響。過(guò)去人們對(duì)水利檔案資料的管理不甚重視，甚至經(jīng)常被忽略，導(dǎo)致很多原始的檔案出現(xiàn)了破舊、泛黃等問(wèn)題。如今，人們逐漸認(rèn)識(shí)到水利工程檔案的重要性，開(kāi)始注重對(duì)水利工程檔案的管理。

二、有效管理水利檔案的方法

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，對(duì)水利工程的整體建設(shè)和管理都有著重要意義，因此，對(duì)水利工程檔案應(yīng)當(dāng)有著一套詳細(xì)具體的措施。

1.水利工程檔案管理存在的問(wèn)題

1.1目前很多水利單位的水利工程檔案管理存在著很多弊端，首先就是水利工程檔案的管理責(zé)任制不明確，沒(méi)有確切的說(shuō)明是由哪些人來(lái)具體的負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理。這就容易導(dǎo)致水利工程檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題和漏洞，因?yàn)?，員工不明確自己的具體職責(zé)，并且，即使檔案管理出現(xiàn)了問(wèn)題，也很難找到直接的負(fù)責(zé)人。所以，水利工程檔案的管理很容易就出現(xiàn)管理不善等問(wèn)題。

1.2.水利工程檔案多以紙質(zhì)檔案為主，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的保存后，容易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。

現(xiàn)階段的水利工程檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，但是這就存在一個(gè)很大的弊端。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)為主，這樣的話，在長(zhǎng)期的保存過(guò)程中，就容易出現(xiàn)磨損、缺漏、紙質(zhì)破壞或者泛黃等各種問(wèn)題。導(dǎo)致檔案失去其原本的意義和價(jià)值。

1.3.水利工程檔案管理水平普遍低下，管理手段落后。

目前我國(guó)的水利工程檔案管理普遍采用人工管理，并且是在水利工程建設(shè)完成以后，對(duì)形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工的分類和整理，在這一過(guò)程中，自身就很容易出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)水利工程檔案造成一定損壞。

2.水利工程檔案管理的方法

現(xiàn)階段水利工程檔案管理的各種弊端的存在，導(dǎo)致了水利工程檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)有效化，也導(dǎo)致了水利工程檔案的作用和價(jià)值難以真正的發(fā)揮。因?yàn)?，想要?shí)現(xiàn)有效的水利工程檔案的管理，首先就得解決目前水利工程檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理。

2.1明確水利工程檔案管理的責(zé)任制，分工負(fù)責(zé)。

各個(gè)水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，明確水利工程檔案的管理責(zé)任制。并且，大型的，有條件的水利單位最好派遣專業(yè)的人員單獨(dú)負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，管理人員與其他人員各司其職，分工合作。

這樣確定水利工程檔案管理的責(zé)任制，不僅方便與檔案的管理，并且，如果檔案出現(xiàn)了問(wèn)題，那么也可以直接找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。有了責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，負(fù)責(zé)檔案管理的人員也會(huì)更加的盡心盡力做到有效管理，這樣就減少了水利工程檔案在管理過(guò)程中因?yàn)楣芾聿簧贫霈F(xiàn)的問(wèn)題。

2.2進(jìn)一步推動(dòng)實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的電子化。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案最大的不便便是保存不易的問(wèn)題，因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙張損壞、泛黃、紙質(zhì)粉化等問(wèn)題，這些問(wèn)題都會(huì)直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，并且導(dǎo)致檔案價(jià)值和作用的減少。所以，推動(dòng)水利工程檔案的電子化是一件很重要的事情。

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的電子化不僅在整理檔案時(shí)少了很多問(wèn)題，而且，電子檔案可以更長(zhǎng)久的保存，不用擔(dān)心會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)損壞、泛黃等問(wèn)題損壞檔案的價(jià)值和作用。并且，電子檔案保存更方便，查閱時(shí)也相對(duì)更簡(jiǎn)單容易點(diǎn)。

2.3提高管理水平，及時(shí)做好檔案整理收集工作。

針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)水利工程檔案管理水平低下的問(wèn)題，提高管理水平是實(shí)現(xiàn)有效管理水利工程檔案的重要途徑和方法。

由于水利工程檔案的各種特點(diǎn)，導(dǎo)致了水利工程檔案的收集難、歸檔難等問(wèn)題，要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，就得解決目前檔案管理所存在的問(wèn)題。

針對(duì)水利工程檔案收集難的問(wèn)題，在對(duì)不同的工程建設(shè)時(shí)，采取不同的收集方式。對(duì)于過(guò)程周期短的，形成檔案材料快的工程，采取追蹤收集的方式，及時(shí)收集過(guò)程信息，這樣才能保證檔案資料的齊全。而對(duì)于過(guò)程建設(shè)周期長(zhǎng)的則采用分階段收集的方式，并且在此期間也要加強(qiáng)檔案的催收，這樣，才能避免原始材料的損失。

提高水利工程檔案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改進(jìn)。傳統(tǒng)的，在保存電子檔的水利工程檔案的同時(shí)，還會(huì)存以紙質(zhì)的檔案作為備份，這樣，就會(huì)造成一定程度上的資源的浪費(fèi)。針對(duì)這一點(diǎn)，我們?cè)谶M(jìn)一步實(shí)現(xiàn)水利工程檔案電子化的同時(shí)，可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的采用，備份的也采取電子檔的形式。

在改進(jìn)了傳統(tǒng)水利工程檔案管理的弊端和問(wèn)題的基礎(chǔ)上，便進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案的有效管理。

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，對(duì)于今天的水利工程建設(shè)具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠幫助鑒定水利工程的質(zhì)量，也對(duì)其后期的維修、改建、擴(kuò)建有著指導(dǎo)意義，成為了現(xiàn)代水利工程建設(shè)中不可忽視的一部分。

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