衛(wèi)生健康行政許可檔案的重要性之我見

文·呂秋儀

衛(wèi)生健康行政許可是各級衛(wèi)生健康行政機關按照法律規(guī)定，通過事前控制方式來對衛(wèi)生健康事業(yè)進行管理的一種重要手段形式。從應用實際情況來看，衛(wèi)生行政許可檔案是衛(wèi)生健康行政部門和行政審批服務部門依法實施衛(wèi)生行政許可各項事項申請、管理、審查、決定、送達過程中所形成的具備保留價值的文字、圖片等。衛(wèi)生健康行政許可檔案記載了衛(wèi)生健康行政許可行為，能夠為衛(wèi)生健康行政許可活動的開展提供重要法律依據(jù)，是衛(wèi)生健康行政部門和行政審批部門各項工作規(guī)范化管理的重要體現(xiàn)。

一、衛(wèi)生健康行政許可檔案的特點分析

（一）衛(wèi)生健康行政許可檔案類型眾多

衛(wèi)生健康行政許可檔案類型基本分為三類，即醫(yī)療衛(wèi)生檔案、公共衛(wèi)生檔案、醫(yī)師護士檔案。這些檔案中又具體分為多個小的類型，以公共衛(wèi)生檔案為例，具體包含公共場所檔案、涉水產(chǎn)品檔案、消毒產(chǎn)品檔案、供水單位檔案等。向下還能夠細分為新辦檔案、變更檔案、延續(xù)換證檔案和注銷檔案等。

（二）衛(wèi)生健康行政許可檔案生成數(shù)量較多

在各種社會資本不斷進入醫(yī)療衛(wèi)生領域的今天，衛(wèi)生健康行政許可業(yè)務量不斷增長，各類衛(wèi)生健康許可檔案數(shù)量也成倍增長，且這些檔案大多集中在醫(yī)師和護士執(zhí)業(yè)注冊檔案上。檔案的生成管理需要在行政審批人員的指導、監(jiān)督下來對各部門人員的申報資料進行綜合分析，之后按照衛(wèi)生行政許可審核的基本程序和管理規(guī)定來對這些檔案內容進行審查、管理，將各類檔案信息最終生成文字性資料歸檔。

（三）衛(wèi)生健康行政許可檔案的保管期限不同

根據(jù)《山東省衛(wèi)生計生行政許可檔案管理辦法（試行）》規(guī)定，衛(wèi)生健康行政許可檔案的保管期限根據(jù)許可事項的不同性質劃分為永久、30年和5年。國家《醫(yī)療廣告管理辦法》中規(guī)定醫(yī)療廣告成品樣件和審查意見保存時間，自《醫(yī)療廣告審查證明》生效之日起至少2年。不同的衛(wèi)生健康行政許可檔案又有著不同的保管期限。

二、衛(wèi)生健康行政許可檔案管理存在的問題

（一）衛(wèi)生健康行政許可文書制作存在的問題

一是衛(wèi)生健康行政許可文書使用不規(guī)范。根據(jù)衛(wèi)生部門頒布的文件要求，省級衛(wèi)生行政部門可以根據(jù)實際情況適當?shù)卦黾釉S可文書。但是從實際應用情況來看，衛(wèi)生健康行政許可文書檔案的使用不夠規(guī)范，一些許可案卷中沒有明確的落款。二是衛(wèi)生健康行政許可檔案中一些許可申報資料不符合規(guī)定。表現(xiàn)為缺少必要的衛(wèi)生設施布局平面圖、衛(wèi)生設備、消毒設備清單資料。三是衛(wèi)生健康行政許可檔案文書制作不規(guī)范。衛(wèi)生健康行政許可檔案制作過程中存在申請資料填寫不完善、提交資料缺乏公章、資料審查不規(guī)范、資料核查不仔細等問題。

（二）衛(wèi)生健康行政許可檔案管理存在的問題

一是對衛(wèi)生健康行政許可檔案管理不重視。一些基層單位領導以及衛(wèi)生健康行政許可申辦人員對衛(wèi)生健康行政許可檔案存在的意義和作用缺乏深刻的認識，在具體工作中只關注衛(wèi)生健康行政許可的數(shù)量，忽視了對衛(wèi)生健康行政許可檔案申請資料的審查。二是衛(wèi)生健康行政許可檔案材料管理不科學。比如，組卷不科學。在衛(wèi)生健康行政許可檔案管理的時候沒有嚴格按照申報事項對其進行分類，沒有將類似的事項歸為一個管理區(qū)間，更沒有按照保管期限進行立卷處理。再如，歸檔資料不規(guī)范。突出表現(xiàn)為卷內資料的排列順序不科學，檔案資料的草擬文件介質使用不科學，卷內頁碼編制存在遺漏

的問題，案卷封面擬定過于抽象等。

三、衛(wèi)生健康行政許可檔案管理優(yōu)化對策

（一）規(guī)范衛(wèi)生健康行政許可基本行為

一是相關人員需要在第一時間及時、準確地對外公布衛(wèi)生健康行政許可檔案的各個事項、行政許可辦事指南、一次性告知等內容。衛(wèi)生健康行政許可行為的各項事宜不僅要在當?shù)匦l(wèi)生監(jiān)督網(wǎng)站、政務服務中心網(wǎng)站窗口公開，具體細節(jié)還需要參考受理窗口的申請表格和資料模板。二是規(guī)范衛(wèi)生健康行政許可文書的制作。結合當前社會發(fā)展對衛(wèi)生健康行政許可的要求，按照《山東省衛(wèi)生計生行政許可檔案管理辦法（試行）》文件要求，對衛(wèi)生行政許可文書進行規(guī)范化。

（二）強化衛(wèi)生健康行政許可檔案室的建設

衛(wèi)生健康行政許可檔案的管理需要在特定環(huán)境中進行，為此需要相關人員調動一切積極因素打造衛(wèi)生健康行政許可檔案室，為衛(wèi)生健康行政許可檔案室購進符合檔案要求的設施和設備，使衛(wèi)生健康行政許可檔案管理符合現(xiàn)代化需要。另外，還需要制定衛(wèi)生健康行政許可檔案使用制度，規(guī)范有關人員使用和查閱檔案資料的行為，確保檔案使用符合相關的章程要求。

（三）強化對衛(wèi)生健康行政許可檔案的管理

一是實現(xiàn)檔案的集中性保管。不管是什么級別的衛(wèi)生健康行政許可檔案管理機構，都需要嚴格按照集中保管的原則進行檔案管理，嚴禁出現(xiàn)個人分散性管理檔案的行為。二是按照《山東省衛(wèi)生計生行政許可檔案管理辦法（試行）》和《山東省行政許可檔案管理辦法》的基本要求，對衛(wèi)生健康行政許可檔案進行科學管理，嚴格篩選檔案管理人員，安排具備一定專業(yè)能力的人員從事衛(wèi)生健康行政許可檔案管理工作。三是完善衛(wèi)生健康行政許可檔案考核制度。通過衛(wèi)生健康行政許可檔案管理制度的建立來提升整個檔案管理質量。另外，在檔案提交的過程中還需要嚴格把控許可案卷歸檔質量關，對檔案提交資料不完善、缺少必要審批簽字蓋章、歸檔不符合要求的衛(wèi)生健康行政許可檔案案卷一律予以退回重整。

（四）加強衛(wèi)生行政許可檔案的基礎設施建設

通過為衛(wèi)生行政許可檔案管理提供充足的設施設備來更好地優(yōu)化檔案管理。比如，根據(jù)工作實際需要配備檔案專用庫房、閱覽室、檔案工作人員辦公室及必要的檔案裝備和設施，以增強衛(wèi)生行政許可檔案管理的科學、規(guī)范性和安全性。

綜上所述，衛(wèi)生健康行政許可檔案是各地區(qū)衛(wèi)生健康行政機按照法律規(guī)定采取事前控制的方式來管理衛(wèi)生健康事務的手段。這項工作的開展能夠更好的促進衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展。為此，在新的歷史時期需要相關人員根據(jù)衛(wèi)生健康行政許可檔案管理特點和基本需求，從多個角度著手思考優(yōu)化衛(wèi)生健康行政許可檔案的管理辦法，通過制度完善、人員培訓、基礎設施的建設來優(yōu)化衛(wèi)生健康行政許可檔案管理，促進衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展。