由校史館建設(shè)引發(fā)的對(duì)檔案工作的幾點(diǎn)思考

楊凡

摘 要：本文以四川文理學(xué)院為例，在參與學(xué)院校史館建設(shè)的過程中遇到了一些問題，引發(fā)了作者對(duì)檔案工作的幾點(diǎn)思考，針對(duì)具體問題提出了相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：校史館；檔案工作；策略

高校校史是一所學(xué)校發(fā)展軌跡的真實(shí)記錄，校史館則是一所學(xué)校創(chuàng)建、發(fā)展、變遷過程的縮影，是校園文化的有機(jī)載體，是學(xué)校珍貴的精神財(cái)富的聚集地，是學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生“興校、愛校、強(qiáng)校”的基地。其展示的內(nèi)容也直觀呈現(xiàn)了各高校的辦學(xué)理念與思想。近年來，全國(guó)各地多所高校開始了校園文化建設(shè)，其中重點(diǎn)之一就是校史館的建設(shè)，或因校慶、或因評(píng)估檢查，校史館建設(shè)的方興未艾。

四川文理學(xué)院是一所由四川省人民政府主辦的全日制普通本科院校，其辦學(xué)歷史最早可以追溯到創(chuàng)建于1906年的龍山書院，1976年開始舉辦高等教育，時(shí)稱達(dá)縣師范學(xué)院，1978年經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，正式納入國(guó)家全日制普通高等學(xué)校的行列，定名為達(dá)縣師范?？茖W(xué)校，1993年更名為達(dá)縣師范高等專科學(xué)校，2006年2月經(jīng)教育部批準(zhǔn)，升格更名為四川文理學(xué)院，是目前川東地區(qū)唯一一所全日制本科院校。學(xué)院于2012年迎來了教育部本科教學(xué)工作合格評(píng)估，借此契機(jī)，啟動(dòng)了校史館的建設(shè)項(xiàng)目。

目前，學(xué)院正在進(jìn)行校史編寫和校史館的建設(shè)，作為檔案館的一名工作人員，必然要全程參與其中。這是因?yàn)樾Ｊ佛^的建立離不開充足的史料支撐，高校檔案部門籌建校史館有著得天獨(dú)厚的有利條件——其擁有的館藏檔案資源能夠?yàn)樾Ｊ佛^提供可靠的歷史文字資料、珍貴照片和實(shí)物。然而在校史館建設(shè)的過程中，我們遇到了一些問題，其中有一些是客觀存在的問題，例如我們學(xué)校辦學(xué)歷史不是很長(zhǎng)，只有37年，這就導(dǎo)致校史館選材總體有限。但是在這有限的館藏檔案資源利用中，出現(xiàn)了一些與檔案工作有關(guān)的問題。下面就這些問題，一一分析并提出相應(yīng)的解決策略。

1、檔案利用過程中導(dǎo)致不同程度的損壞

在校史的文字編撰過程中，秉著實(shí)事求是的原則，我們查找翻閱了最原始的大量的紙質(zhì)檔案。確實(shí)找到了很多珍貴的檔案，達(dá)到了我們的目的。但由于這些檔案長(zhǎng)年累月的磨損，再加上這一次反反復(fù)復(fù)的翻看、復(fù)印，有些檔案就在利用的過程中被損壞了。這就給我們檔案人員帶來了一個(gè)問題，怎樣做好檔案的保護(hù)工作。當(dāng)然，在利用的過程中盡量小心，只能起到一定的保護(hù)作用，不能從根本上解決問題。

為了徹底解決這個(gè)問題，最好的辦法就是施行檔案數(shù)字化。這就涉及到檔案信息化建設(shè)了。而加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

今年暑假，我們加班加點(diǎn)，將所有的學(xué)生學(xué)籍檔案都掃描數(shù)字化了?，F(xiàn)在我們不僅保護(hù)了紙質(zhì)檔案而且提高了檔案的利用效率。前來查詢檔案的人員都說，以前通過人工翻閱查找要等半小時(shí)左右，現(xiàn)在只需一分鐘就搞定了。然而，根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，既要努力實(shí)現(xiàn)檔案信息化，也要從各方面考慮，如經(jīng)濟(jì)以及可行性等方面出發(fā)，要有側(cè)重點(diǎn)的進(jìn)行，優(yōu)先考慮選擇那些常用的、易于掃描的、需要保護(hù)好的有價(jià)值的檔案進(jìn)行。

2、照片檔案歸檔不全，部分照片遺失

在各校史館中，照片檔案都是其展示的主要方式和內(nèi)容。照片檔案作為一種信息記錄，作為聲像檔案的組成部分，以其形式簡(jiǎn)單、形象生動(dòng)、信息量大且無國(guó)界語言限制等特點(diǎn)，傳遞和表達(dá)出文字有時(shí)難以描述的畫面和場(chǎng)景，具有獨(dú)特的收集、保存和利用價(jià)值。

在校史館的建設(shè)藍(lán)圖中，整個(gè)校史館是一個(gè)圖文并茂、實(shí)物與展板相映成輝的有機(jī)整體。因此，照片檔案選取和采用的質(zhì)量，是校史展覽的效果、質(zhì)量和水平的關(guān)鍵因素。

由于聲像檔案管理還不夠規(guī)范，日常工作中，對(duì)照片檔案的重視程度也不夠，以至于出現(xiàn)了漏歸、缺失的情況。比如最基本的歷屆學(xué)生的畢業(yè)照都沒有歸檔，而是散落在攝影者或當(dāng)事人手中。只有從首屆畢業(yè)生及一些名校友等當(dāng)事人那里重新征集。還有一些反映學(xué)校建校初期的、重大歷史事件、科研、教學(xué)、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等照片就缺失了，使得這部分歷史留下了空白。比如說有一些上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或名人來我院指導(dǎo)工作的照片就沒有歸檔，找不到了。造成現(xiàn)在明知有其事，就是沒有照片檔案作為憑證，這是校史館建設(shè)的一大損失。

此外，照片的標(biāo)注不規(guī)范。我們存檔的照片中的大多數(shù)照片的標(biāo)注太過于簡(jiǎn)單，缼乏具體的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)要素，全憑當(dāng)事人回憶或猜測(cè)，而校史館建設(shè)則要求我們求真，因此我們必須查詢各種原始檔案和資料，確保校史館展覽的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

為做好照片檔案的歸檔工作，我們應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化照片資料的歸檔意識(shí)；結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立照片檔案歸檔制度；一方面要細(xì)化照片檔案的歸檔范圍，同時(shí)，要落實(shí)專人負(fù)責(zé)照片檔案的收集、整理及歸檔工作，及時(shí)從各二級(jí)學(xué)院、部門收集這些具有歷史保存價(jià)值的重要照片檔案，才能將照片檔案的歸檔落到實(shí)處。

3、檔案編研工作做的太少

在這次校史館的建設(shè)過程中，有很多典型的大事，但是我們檔案人員都沒有對(duì)其進(jìn)行過專門專項(xiàng)的編研。例如學(xué)院新區(qū)建設(shè)、學(xué)院專升本等具有歷史意義的大事。而這些有關(guān)學(xué)院發(fā)展變遷的關(guān)鍵時(shí)刻又必定是校史館建設(shè)的重點(diǎn)，如果進(jìn)行了專門的檔案編研，可以為校史館建設(shè)提供最為可靠的參考資料。

當(dāng)然，結(jié)合館藏，學(xué)院檔案館編制了《學(xué)院發(fā)文匯編》、《干部任免文件匯編》、《學(xué)生獎(jiǎng)懲文件匯編》、《組織史》、《征地》等幾個(gè)專題目錄，為校史館建設(shè)提供了許多有用的參考信息。總之，高校的檔案工作者，不僅要做好平時(shí)的整理、利用等工作，更重要的是利用館藏檔案豐富的內(nèi)容搞一些編研。檔案編研工作是一舉兩得的好事，既有利于今后檔案的再利用，也有利于我們自身發(fā)展的需要。

4、實(shí)物檔案的管理不完善

說到實(shí)物檔案，真的有些心痛不已。之前，學(xué)院建立了一個(gè)臨時(shí)展廳，里面擺放了學(xué)院的新區(qū)模型圖，還有各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、學(xué)院老一輩出的專著書籍等等。但是由于一直沒人管理，各種實(shí)物檔案都布滿灰塵，有的甚至發(fā)霉。由此可見，臨時(shí)展廳的管理極度不完善。另外放在我們實(shí)物庫(kù)房的印章、字畫、錦旗、青花瓷瓶等相對(duì)來說就要保護(hù)的好一些。但是，還是由于條件有限，加上字畫上了一定的年限，有些字畫也出現(xiàn)了發(fā)霉的現(xiàn)象?，F(xiàn)在要將這些實(shí)物檔案轉(zhuǎn)移到新的校史館，為了能在校史館展出，我們就對(duì)這些實(shí)物檔案進(jìn)行了人工的修復(fù)，勉強(qiáng)應(yīng)景。

另外，相對(duì)校史館的面積而言學(xué)院實(shí)物檔案的數(shù)量實(shí)在不多。要使校史館能吸引人，除了要做好相關(guān)的工作外，史料及實(shí)物檔案的征集尤為重要，它能補(bǔ)充文字本身的不足，鮮活再現(xiàn)當(dāng)年的事情。但是，更為重要的是為這些珍貴的實(shí)物檔案創(chuàng)造良好的庫(kù)房條件，加強(qiáng)保護(hù)并完善日常的管理。

5、檔案宣傳力度不夠

這次校史館的建設(shè)，讓我深深感覺到我們檔案宣傳力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。比如照片檔案歸檔缺失，首要的根源在于人們對(duì)照片資料的重要性、歷史價(jià)值和作用認(rèn)識(shí)不足，因此要通過多種宣傳形式或途徑，使各個(gè)檔案人員了解、認(rèn)識(shí)到照片檔案歸檔的重要性。又如，這學(xué)期，很多前來查詢檔案的人，其中有些甚至是本學(xué)院的老師，學(xué)生，都找不到我們檔案館在哪。要想把檔案工作做好，加強(qiáng)宣傳也是必不可少。

6、小結(jié)

通過參與校史館的建設(shè)，使我認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化勢(shì)在必行且宜盡早施行；聲像檔案歸檔的完整性、規(guī)范化也是迫在眉睫；加強(qiáng)檔案編研，拓寬工作途徑；完善實(shí)物檔案的管理制度，在校史館建成后也應(yīng)該注重日常管理；做好檔案歸檔工作的同時(shí)加強(qiáng)宣傳力度與途徑，讓豐富的檔案資源發(fā)揮出它的價(jià)值，為社會(huì)各界服務(wù)。

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該論文屬于四川文理學(xué)院院級(jí)課題（2012R024Y）