淺談做好醫(yī)院文書檔案管理工作的要點(diǎn)

摘要：隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷推進(jìn)，為適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展，新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案管理工作的要求越來(lái)越高。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，檔案人員要認(rèn)真研究和探索醫(yī)院文書檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，確保檔案工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性和服務(wù)性。文書檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，是醫(yī)院發(fā)展的真實(shí)記錄，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要依據(jù)。本文就如何做好文書檔案管理工作，提高文書檔案管理水平，發(fā)揮醫(yī)院文書檔案價(jià)值，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地為醫(yī)院提供檔案信息，談了一些經(jīng)驗(yàn)性的體會(huì)和做法，并歸納了幾個(gè)要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)療單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的一部分公文檔案，主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、開發(fā)利用、銷毀等一系列工作。文書檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，是醫(yī)院發(fā)展的真實(shí)記錄，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要依據(jù)，因此具有十分重要的作用。

1材料的收集整理是做好醫(yī)院文書檔案工作的前提和基礎(chǔ)

材料的收集整理是檔案管理工作中的第一步，檔案人員由于參與了文件形成和辦文的全過(guò)程，掌握了文件的形成規(guī)律，加上了辦公室的綜合智能就更便于收集檔案材料，保證檔案材料的完整性。

在辦理上級(jí)文件過(guò)程中，檔案人員首先要做好收文登記工作，包括：簽收登記、審核、批辦、承辦、催辦和簽注。然后要對(duì)文件的內(nèi)容、要求、時(shí)間有一定的掌握。文件傳閱時(shí)，要提示領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)閱辦，領(lǐng)導(dǎo)批示的文件要及時(shí)傳閱，做好上情下達(dá)的落實(shí)工作，并催促辦事部門及時(shí)做好文件的落實(shí)和文件的回收工作。

對(duì)于醫(yī)院下發(fā)的各類文件，利用管理醫(yī)院印章，把好檔案收集的關(guān)口。我院的印章工作是由檔案員專人負(fù)責(zé)，對(duì)需要用章的文書材料給予嚴(yán)格把關(guān)，留下檔案材料。領(lǐng)導(dǎo)不簽發(fā)，手續(xù)不齊全的不予用章。

2檔案的立卷歸檔是做好醫(yī)院文書檔案管理的關(guān)鍵和保障

檔案的立卷歸檔工作要按照《國(guó)家檔案局8號(hào)令》、《歸檔文件整理概述》等檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真對(duì)照?qǐng)?zhí)行。

把握立卷歸檔的時(shí)效性和針對(duì)性。文件材料完成現(xiàn)行階段任務(wù)的， 才能予以立卷或歸檔， 而沒(méi)有完成的則不能立卷或歸檔，否則將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。要具體問(wèn)題具體分析，注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度， 提高檔案利用的效率和效果。

保持立卷歸檔的關(guān)聯(lián)性和完整性。在歸檔工作中要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住卷宗的入口關(guān)， 使不該歸檔文件不致混入。同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。把具有內(nèi)在聯(lián)系、同一主題的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性。這樣既能提高檔案利用價(jià)值，又能使立卷歸檔后所形成的檔案完整、清晰。直接劃分文書檔案保管的具體年限，分為永久、30 年、10 年，可以使到期檔案得到更明確的鑒定時(shí)間， 把對(duì)檔案的前期鑒定改為分階段鑒定， 這樣有利于保存齊全， 定期剔除無(wú)保存價(jià)值檔案， 便于檔案的管理、查閱、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的開展。

3檔案的開發(fā)利用是做好醫(yī)院文書檔案管理的目的和歸宿

醫(yī)院文書檔案要為領(lǐng)導(dǎo)決策和職能科室服務(wù)，為醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。文書檔案的服務(wù)性體現(xiàn)在圍繞醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展積極做好檔案的開發(fā)和利用工作。積極開發(fā)信息資源，是文書檔案管理工作的目的和歸宿。

醫(yī)院在迅速發(fā)展和規(guī)范化管理過(guò)程中積累了大量的文件材料，包括：等級(jí)醫(yī)院評(píng)審、資格準(zhǔn)入、學(xué)科水平認(rèn)定、專科建設(shè)以及基礎(chǔ)工程建設(shè)評(píng)審等，這些文書檔案具有行業(yè)特點(diǎn)又有巨大的利用價(jià)值，是一個(gè)醫(yī)療單位綜合水平的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)決策所用的精華信息。

隨著醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷拓展和基礎(chǔ)設(shè)施的不斷擴(kuò)大，證件類文書檔案的利用率不斷上升，因此開發(fā)和利用證件類文書檔案信息資源，充分發(fā)揮這些檔案的作用，是新時(shí)期檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案部門要積極配合，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作及時(shí)提供所需的有關(guān)證件，提供原始檔案和憑證檔案信息服務(wù)，解決爭(zhēng)議性和歷史遺留性問(wèn)題。同時(shí)為確保這些重要檔案文件的完整與安全，檔案部門要建立嚴(yán)格的工作程序，明確職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)借出的證件類檔案的跟蹤與管理，將復(fù)印件與借出的證件的收據(jù)等一起組成保管單位專門保存。

總之，檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，檔案人員要認(rèn)真研究和探索醫(yī)院文書檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，確保檔案工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性和服務(wù)性，保證檔案案卷完整化、保管利用價(jià)值最大化和檢索利用便捷化。

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編輯/許言