探討發(fā)展醫(yī)院人事檔案管理信息化的重要性

摘要：人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可缺少的重要組成部分。加強(qiáng)人事檔案管理，完善人事檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，才能更好、更快地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠、完整的信息，才能更好更快捷地提高人事檔案工作的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；現(xiàn)狀；信息化管理

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和工作基礎(chǔ)，是開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)庫(kù)，是醫(yī)院考察和選拔領(lǐng)導(dǎo)干部，加強(qiáng)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)。隨著人事制度的不斷改革和人員流動(dòng)政策的逐步開放，把人事檔案管理從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化信息技術(shù)層面上來(lái)，實(shí)現(xiàn)和發(fā)展人事檔案管理信息化，是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是人事管理工作發(fā)展的必然要求。

1 人事檔案工作的目前現(xiàn)狀

1.1檔案的規(guī)章制度不完善，執(zhí)行力度不夠 人事檔案管理工作一直都是朝著法制化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展，它要求有完整規(guī)章制度和科學(xué)的工作制度。在制度建設(shè)方面我們還是在沿用舊的制度，隨著衛(wèi)生體系制度的不斷改變，規(guī)章制度要求的歸檔范圍太過(guò)狹窄，對(duì)于人事檔案管理過(guò)程中不斷出現(xiàn)的新情況和新材料，舊的規(guī)章制度就比較不適用，也無(wú)法按章執(zhí)行。不完善和健全收集、整理、鑒定、銷毀、利用、歸檔材料規(guī)范、保密、借閱、轉(zhuǎn)遞等這些規(guī)章制度，就很困難確保制度的有力執(zhí)行，很難嚴(yán)格按章辦事和提高人事檔案工作的科學(xué)化管理水平。

1.2對(duì)人事檔案管理的意識(shí)不足，重視度不夠 人事檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，它不只是日常抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和管理的工作量來(lái)配備專職人事檔案工作人員，而不是由辦公室的人員兼任，使得人事檔案工作長(zhǎng)期的處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。

1.3資料信息收集不及時(shí)、不全面，檔案資料不完整 在日常工作中醫(yī)院每年都有晉升專業(yè)技術(shù)職稱、學(xué)歷繼續(xù)教育、調(diào)整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫(yī)院多個(gè)部門，材料時(shí)間不一，收集難度大，而這些都必須形成檔案材料分類整理到每個(gè)人的檔案中。

1.4管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，檔案制作不規(guī)范 人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜瑣碎且連續(xù)性極強(qiáng)的工作，如果沒(méi)有一定的人力投入，就不可能保證檔案管理的質(zhì)量。部分人員雖然知道人事檔案要分類進(jìn)行保存，但由于專業(yè)性不強(qiáng)、培訓(xùn)力度不夠，在分類上把握不準(zhǔn)，隨意性很大，影響了分類的統(tǒng)一性。近幾年，干部檔案材料的分類、裝訂的要求都在不斷的調(diào)整，不斷的按照新的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)整理，例如，近兩年來(lái)紙張統(tǒng)一使用A4紙規(guī)格的辦公用紙，以往16開規(guī)格的檔案材料以及那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工。同時(shí)還要注意避免人事檔案中時(shí)再有16開紙規(guī)格的材料歸檔，逐漸將16開紙?zhí)鎿Q成A4紙的規(guī)格，避免影響了整份人事檔案的美觀。

1.5檔案資料利用度不夠，社會(huì)利用效率低 醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長(zhǎng)期從事實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)果，但目前對(duì)檔案資料的使用價(jià)值重視不夠，對(duì)檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務(wù)的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價(jià)值，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)。

當(dāng)然，人事檔案管理工作當(dāng)前現(xiàn)狀遠(yuǎn)不止這些，但足以引起我們檔案管理工作者的思考。在如今現(xiàn)代化的高科技信息時(shí)代，我們應(yīng)及時(shí)分析醫(yī)院人事檔案管理所而臨的新形勢(shì)，改革和創(chuàng)新新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理方法，運(yùn)用信息化技術(shù)發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院重要作用，對(duì)數(shù)字信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中的意義有以下幾點(diǎn)拙見。

2 信息化對(duì)人事檔案管理工作的作用

2.1發(fā)展檔案信息化，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平 檔案信息化管理是檔案管理工作思想上的一次重要飛躍，它使我們的觀察視野從純手工操作擴(kuò)大到整個(gè)檔案數(shù)字信息化管理，它是一次點(diǎn)到面的轉(zhuǎn)換。檔案信息自動(dòng)化包括檔案工作的各個(gè)模塊和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范性.檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一套體系.要發(fā)展檔案數(shù)字化信息建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、掌握好兩者相輔相成、互相推進(jìn)的關(guān)系。

2.2提高檔案管理工作的效率 一直以來(lái)，人事檔案管理主要側(cè)重于檔案的實(shí)體管理，檔案人員往往都是手收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。實(shí)現(xiàn)和發(fā)展人事檔案管理信息化，人事檔案工作將由傳統(tǒng)的人化向自動(dòng)化、智能化轉(zhuǎn)變，人事信息檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等將變得更為快捷、準(zhǔn)確。管理人員也能有更多的精力投身于人力資源的開發(fā)和利用，從而大大提高了人事管理工作效率。

2.3有效保護(hù)紙質(zhì)檔案 人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性和證明力是毋庸置疑的。因此，人事檔案紙制載體的保護(hù)顯得尤為重要。平時(shí)人事檔案利用率就非常高，如遇人事爭(zhēng)議、調(diào)資等特殊情況，翻閱次數(shù)就更多，加上反復(fù)拆裝，檔案往往不堪重負(fù)。有了人事檔案理系統(tǒng)，人員信息只需從數(shù)據(jù)庫(kù)，除了在信息輸入時(shí)需要使用檔案，很少再接觸原件，減少了與原始材料的接觸，大大延長(zhǎng)了原始材料的壽命。

2.4檔案信息儲(chǔ)存更全面、及時(shí)、快速 建立醫(yī)院人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，除了要加大數(shù)據(jù)庫(kù)信息完整、準(zhǔn)確，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率；還要及時(shí)修改補(bǔ)充信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時(shí)耗力地在檔案室進(jìn)行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問(wèn)題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

3 發(fā)展人事檔案管理信息化技術(shù)的方法

3.1建立長(zhǎng)期有效的信息化系統(tǒng)的管理制度 要保障人事檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行的安全、規(guī)范，必須在人事檔案原有的規(guī)章制度上建立信息系統(tǒng)的規(guī)章制度，只有在這樣的制度約束下進(jìn)行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展?？芍贫ㄐ畔⑾到y(tǒng)科學(xué)的用戶權(quán)限使用制度，系統(tǒng)的維護(hù)要經(jīng)常和定期的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)更新，平時(shí)也要有定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)，做到有備無(wú)患。

3.2強(qiáng)化培訓(xùn)，提高對(duì)人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí) 單位應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極參加檔案相關(guān)管理部門組織的檔案和檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)培訓(xùn)，應(yīng)組織與人事檔案材料收集密切相關(guān)科室和個(gè)人學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，平時(shí)應(yīng)通過(guò)海報(bào)、網(wǎng)絡(luò)等形式及時(shí)傳達(dá)最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識(shí)就會(huì)自然而然的增強(qiáng)，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時(shí)也可以及時(shí)更新和維護(hù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而使得人事檔案信息系統(tǒng)能及時(shí)主動(dòng)地為醫(yī)院的人事、科研、教學(xué)等各項(xiàng)工作服務(wù)。

3.3加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù) 人事檔案管理是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)、嚴(yán)密性很高的工作，我們?cè)诖_?；镜挠布O(shè)備建設(shè)完好的前提下，要加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的日常管理與更新維護(hù)，嚴(yán)格管理控制設(shè)置使用權(quán)限，確保人事檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全。

總之，資源信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理也是必然趨勢(shì)。它對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響，我們要采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務(wù)。對(duì)醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展起著重要的作用。

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編輯/哈濤