Word“樣式與格式”在長文檔中的妙用

【摘要】從事辦公室工作的人都接觸Word，大多使用一些簡單的功能，對它的精華卻用的很少，是因為對它沒有完全了解。針對這一現(xiàn)狀，介紹Word“樣式與格式”在長文檔排版中的妙用，給編排長文檔犯怵的和需要了解它的人有所幫助。

【關(guān)鍵詞】樣式與格式；套用；妙用；修改

樣式與格式是Word中很有用的命令，是Word的精華。會用它，就掌握了Word，突顯在長文檔的排版中快捷和高效。據(jù)我多年從事辦公軟件培訓(xùn)教學(xué)的經(jīng)驗看，95%以上的人對Word中的“樣式與格式”存在問題，究其原因是以前工作中接觸的少，甚至有人漠視它的存在，不了解它的功能。現(xiàn)在工作中接觸的長文檔排版呈上升趨勢，為給從事這類工作的人一個了解和學(xué)習(xí)的平臺。有必要介紹它的妙用。

一、樣式與格式的內(nèi)容及妙用

要學(xué)懂“樣式與格式”，對其內(nèi)容框架要非常清楚，再詳細的分類，對每一類的知識點學(xué)透練習(xí)掌握，對問題逐一擊破，循序漸進。才能用的得心應(yīng)手。

（一）樣式概念：樣式就是具有名稱的一系列應(yīng)用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征的集合。它等價于將一系列格式設(shè)置的命令分別依次應(yīng)用于選定或指定的對象上。 套用樣式，操作簡單，方便快捷。

（二）樣式的分類：樣式分為五類：字符樣式段落樣式表格樣式列表樣式“正文”樣式。按性質(zhì)分為內(nèi)置和自定義樣式。內(nèi)置和自定義樣式在使用和修改時沒有任何區(qū)別，自定義樣式可以刪除，內(nèi)置樣式只能清除，清除或刪除了樣式的對象則自動套用正文樣式。

（三）樣式的啟用：啟用樣式，有兩種方法：單擊“格式”菜單→“樣式與格式”→“樣式與格式”窗口；格式工具欄上單擊“”→“樣式與格式”窗口。

（四）樣式的套用：就是將一種樣式應(yīng)用于某個對象上。套用了樣式的對象具有這種樣式定義的格式。內(nèi)置樣式，套用內(nèi)置樣式，先清楚要套用的對象，選定或光標(biāo)置于要套用的對象，在“選擇要應(yīng)用的格式”列表中單擊樣式名即可。創(chuàng)建樣式，如內(nèi)置樣式滿足不了要求時，可以創(chuàng)建自己滿意的樣式?？蓜?chuàng)建字符樣式和段落樣式。字符樣式的創(chuàng)建，在“樣式和格式”窗口→“新樣式”→“新建樣式”窗口→“名稱”框中鍵入新建樣式的名稱。在“樣式類型”中，選擇“字符”，在“樣式基于”中選擇一種樣式作為基準(zhǔn)，選“默認(rèn)段落字體”。在“格式”組中或單擊“格式”按鈕→“字體”設(shè)置→“確定”→“新建樣式”對話框，去掉“添加到模板”的“√”后確定→“格式與樣式”窗口，就有新建樣式。段落樣式的創(chuàng)建。有兩種方式：一種是基于已排版的文本創(chuàng)建段落樣式，另一種是從頭新建。創(chuàng)建過程和字符樣式相同。套用內(nèi)置和自定義樣式時，有不足可進行修改。修改樣式。如樣式不滿足某組格式設(shè)置的要求，通過修改來滿足所要的格式設(shè)置。把光標(biāo)置于具有原樣式的對象中，單擊“所選文字的格式”→“修改”→“修改樣式”→“格式”→“編號”（以修改編號為例）→“項目符號和編號”→“多級符號”下接近的任何一個→“自定義”→“自定義多級符號列表”對話框。明確要修改的標(biāo)題編號樣式，屬于哪一種類型，修改后確定，返回到“修改樣式對話框”，如所修改的樣式在后續(xù)文檔中使用，選中“添至模板”。否則，只對當(dāng)前文檔有效。選中“自動更新”復(fù)選框，Word將自動更新了標(biāo)題樣式，一次進入完成多級標(biāo)題的修改。刪除樣式 如樣式不需要，從樣式列表中刪除或清除。

（五）樣式的應(yīng)用：學(xué)以致用，是王道。在實際工作中有五方面的妙用：1.利用樣式選定相同格式的對象 把光標(biāo)置于有樣式的對象中，單擊“全選按鈕”或“所選文字的格式”下的“選擇所有XX實例”，相同格式的對象被全選。

2.插入目錄將光標(biāo)定位于要插目錄的位置，執(zhí)行“插入→引用→索引和目錄”→“目錄”，只進行簡單的相關(guān)設(shè)置確認(rèn)。對標(biāo)題級別不連續(xù)的樣式，需在“選項”重新設(shè)置標(biāo)題級別與樣式的對應(yīng)關(guān)系，去掉“大綱級別”中的“√”，完成插入目錄。目錄是以“域”插入文檔中，文檔中的內(nèi)容或頁碼有變化時，可在目錄中右擊鼠標(biāo)更新目錄域。

3.插入題注 題注是文檔中給圖片等標(biāo)記并累計編號的，例如“圖1”題注由標(biāo)簽和數(shù)字構(gòu)成。選定對象執(zhí)行“插入→引用→“題注”，依次插入時“編號”自動遞增，不會出錯。

4.查看和修改文章結(jié)構(gòu) 選擇“視圖”→“文檔結(jié)構(gòu)圖”，左窗格顯示文檔的標(biāo)題結(jié)構(gòu)，單擊要定位的標(biāo)題，即可定位到相應(yīng)的內(nèi)容中去。再單擊“視圖”→“文檔結(jié)構(gòu)圖”取消文檔結(jié)構(gòu)圖。

5.添加不同的頁眉頁腳 以頁眉中奇數(shù)頁顯示“章一級的內(nèi)容”，偶數(shù)頁顯示“書名內(nèi)容”為例。單擊“視圖”→“頁眉頁腳”→“頁眉頁腳”工具欄→“頁面設(shè)置”→“版式”→“首頁不同”和“奇偶頁不同”打上“√”確定。光標(biāo)定在奇數(shù)頁頁眉編輯位置，單擊“插入”→引用→“交叉引用”→“引用類型”→“引用內(nèi)容”→“標(biāo)題文字”→“引用哪一個標(biāo)題”列表中出現(xiàn)標(biāo)題文字單擊插入。這樣標(biāo)題的內(nèi)容以域的形式插入了，會隨標(biāo)題內(nèi)容的變化自動更新。用“Tab”鍵移動光標(biāo)在中部或右端插入頁碼，只能插入不能輸入。對偶數(shù)頁的編輯只需在“頁眉頁腳”→“下一項”，光標(biāo)定位在頁眉編輯位置（如中部）輸入內(nèi)容即可。

（六）樣式管理：對新建或修改的樣式，只能在本文檔中使用，希望在以后的文檔使用該樣式，需對樣式管理。一是把當(dāng)前具有樣式的文檔保存為一個模板文件，再用時打開模板文件；二是把新建或修改的樣式復(fù)制到Normal模板中，再用時調(diào)用。

二、“樣式與格式”修改存在問題的對策

“樣式的修改”問題出在對“標(biāo)題級別編號關(guān)系”的修改上，為理清“標(biāo)題級別編號關(guān)系”之間的聯(lián)系，總結(jié)為三種類型：關(guān)聯(lián)型。如“標(biāo)題1為第×章”，“標(biāo)題2為§1.1”，“標(biāo)題3為§1.1.1”不關(guān)聯(lián)型。如“標(biāo)題1為第×章”，“標(biāo)題2為第×節(jié)”，“標(biāo)題3為一、”混合型。如“標(biāo)題1為第×章”，“標(biāo)題2為第×節(jié)”，“標(biāo)題3為§1.1.1”。以不關(guān)聯(lián)型修改成關(guān)聯(lián)型說明：將光標(biāo)置于任意級別的標(biāo)題中，單擊“所選文字的格式”→“修改”→“修改樣式”→“格式”→“編號”→“項目符號和編號”→“多級編號下的一項”→“自定義”，不管“級別”中選定的是幾級，都在“編號格式”文本框重新設(shè)置。先在“級別”中選“1”，刪除“編號格式”里的內(nèi)容后輸入“第章”，光標(biāo)置于“第”“章”之間，選定編號樣式插入，再設(shè)起始編號后標(biāo)題1的修改完成?！凹墑e”2、3與“級別”1之間有關(guān)聯(lián)，設(shè)置低一級別時一定要關(guān)聯(lián)它上面的所有級別，并從最高級別依次往下關(guān)聯(lián)。修改“級別”2時，刪除“編號格式”中的內(nèi)容，標(biāo)題2“編號格式”中的內(nèi)容由標(biāo)題1的編號部分由“前一級別編號”的下拉列表中選取“級別1”，輸入“.”和標(biāo)題2的編號從“編號樣式”里選，起始編號是“1”，標(biāo)題2就修改好了。而“級別”3的修改同“級別”2?！白詣痈隆睆?fù)選框打“√”，會更新成關(guān)聯(lián)型標(biāo)題。