淺析科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)的有效策略探討

【摘要】科技信息系統(tǒng)作為日新月異的發(fā)展弄潮兒，其相關(guān)檔案信息更新的速度與數(shù)量都是十分驚人的，因此需要建設(shè)完備的數(shù)字檔案室，使其作為電子檔案室的延續(xù)與發(fā)展來將檔案信息電子化。本文就科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)的有效策略進(jìn)行相關(guān)探討，以期為科技系統(tǒng)科學(xué)有效地建設(shè)數(shù)字檔案室提供有價(jià)值的參考。

【關(guān)鍵詞】科技信息系統(tǒng)；數(shù)字檔案室；建設(shè)；有效策略

引言

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，一方面極大促進(jìn)了社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，另一方面也對(duì)其相應(yīng)配置提出了更加苛刻的要求。電子檔案室的建立與發(fā)展，為科技系統(tǒng)龐雜的檔案信息整理與搜索提供了極大的方便。但傳統(tǒng)電子檔案室的基本功能僅僅在于將所需要的檔案信息進(jìn)行電子化錄入，利用計(jì)算機(jī)使這些電子檔案信息得到了安全永久的保存。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，簡(jiǎn)單的電子化檔案信息已經(jīng)不能滿足科技系統(tǒng)以及外部相關(guān)人員的方便利用與資源即時(shí)共享，而此時(shí)，作為相對(duì)新興事物發(fā)展起來的數(shù)字檔案室就顯得十分必要。

1.科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性與意義

科技不斷進(jìn)步，信息迅速增長(zhǎng)，數(shù)字化檔案信息管理應(yīng)運(yùn)而生?？萍枷到y(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)關(guān)乎檔案信息的數(shù)字化與科技信息的即時(shí)共享，它不但將電子檔案室進(jìn)行發(fā)展與延伸，實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，而且還將檔案信息與科技信息數(shù)字化，進(jìn)行立體化的展示，為科技人員的使用提供了極大便利。

2.科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)的基本條件與注意問題

2.1所需條件

科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室建立須具備基礎(chǔ)設(shè)施與其他設(shè)置，基礎(chǔ)設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段、軟硬件環(huán)境、人才隊(duì)伍建設(shè)，其他設(shè)置則包括制度保證、數(shù)字資源建設(shè)、安全屏障設(shè)計(jì)等。

2.2注意問題

科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室不同于傳統(tǒng)的室藏檔案信息管理與電子化檔案室，一定要站在一個(gè)全面的角度上看待信息數(shù)字化的發(fā)展，對(duì)數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)行全方位的統(tǒng)籌。

3.科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)的有效策略

3.1加強(qiáng)制度的建立

數(shù)字檔案室的建立實(shí)際上是使原本封閉的室藏檔案信息得到數(shù)字化的存儲(chǔ)后被放到一個(gè)信息資源共享平臺(tái)上供相關(guān)人員提取、利用。為保證存入到數(shù)字檔案室的檔案信息與其他數(shù)字資源的安全與有效利用，必須制定一套行之有效的制度來規(guī)范和約束發(fā)布者的發(fā)布權(quán)力和使用者的使用權(quán)限。對(duì)于科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室的建設(shè)，由于其涉及到非常多的科技創(chuàng)新信息與專利產(chǎn)權(quán)問題，所以需要具備更加完善的規(guī)范制度來保護(hù)科技創(chuàng)新者的檔案信息及其科技成果。建立優(yōu)秀的數(shù)字化檔案室要能夠使被儲(chǔ)存的檔案信息得到高度規(guī)范，在最大程度上方便使用者的搜索與共享，這種規(guī)范性主要包含的方面有檔案信息與數(shù)字資源的內(nèi)容、格式、發(fā)布設(shè)備等；其次，為保證檔案信息與數(shù)字資源的來源與去路安全可信，科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室要對(duì)檔案信息與數(shù)字資源的發(fā)布者與使用者進(jìn)行實(shí)名制驗(yàn)證，還要建立起強(qiáng)大的監(jiān)測(cè)機(jī)制來方便監(jiān)測(cè)被公開的檔案信息與數(shù)字資源的正確使用。對(duì)于保密的檔案信息與數(shù)字資源的處理，要設(shè)置多重保護(hù)屏障，來防止居心不良者的竊取，這十分必要。

3.2加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)于科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室的建設(shè)，建立者與管理者要看清其一般性和特殊性，有針對(duì)性地加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，使科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室盡快得到最大程度的完善。從一般性上來說，科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室的建設(shè)也要向其他數(shù)字檔案室一樣，需要專業(yè)技術(shù)人員開發(fā)適于科技信息系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)，還要對(duì)軟硬件環(huán)境進(jìn)行必要維護(hù)，對(duì)建設(shè)過程中各方面出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)有效的監(jiān)測(cè)與糾正，對(duì)細(xì)節(jié)問題做到全面把握。因此，在檔案隊(duì)伍組建與建設(shè)過程中，要注重計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)專業(yè)人才的篩選與引進(jìn)，對(duì)既定檔案管理隊(duì)伍人員也不能持松懈態(tài)度，要經(jīng)常組織集體學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，一方面可以培養(yǎng)他們對(duì)科技信息系統(tǒng)快速更新的敏感度，提高專業(yè)素養(yǎng)，另一方面也要使他們建立起正確的政治觀念，熟悉掌握互聯(lián)網(wǎng)安全使用規(guī)范與檔案管理有關(guān)的法律和法規(guī)，對(duì)信息進(jìn)行必要的保護(hù)，在符合權(quán)限的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息資源的利用與共享。從特殊性上來說，科學(xué)系統(tǒng)數(shù)字檔案室的建設(shè)必然要結(jié)合科技系統(tǒng)本身的檔案信息特點(diǎn)來加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。檔案管理人員不但要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案信息錄入等技能，還要對(duì)科技信息系統(tǒng)有一個(gè)較為全面細(xì)致的了解，才能減少數(shù)字檔案室建設(shè)中的人為失誤，有助于提高科技系統(tǒng)檔案信息的可信度與精準(zhǔn)度。

3.3加強(qiáng)數(shù)字化檔案室建設(shè)的規(guī)劃工作

建設(shè)完備的現(xiàn)代數(shù)字化檔案室，原先簡(jiǎn)單地將歷史資料與檔案信息進(jìn)行電子錄入已不能滿足現(xiàn)代發(fā)展需求，多媒體技術(shù)的發(fā)展，使數(shù)字化檔案室將成為文字、影像、圖片等多媒體元素融合的檔案信息與數(shù)字資源的儲(chǔ)存平臺(tái)，因此其建立與完善是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)工程，其龐雜數(shù)據(jù)的整理、搜索系統(tǒng)的開發(fā)、后期維修保障工作等等都需要進(jìn)行完整而細(xì)致地規(guī)劃，這樣才能保證其建設(shè)環(huán)環(huán)相扣，不與實(shí)際情況脫節(jié)，方便管理者的監(jiān)測(cè)與管理和使用者的搜索與利用。對(duì)科學(xué)系統(tǒng)檔案信息與數(shù)字資源存儲(chǔ)與共享現(xiàn)狀的分析、對(duì)數(shù)字檔案室的建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)要素和保障工作安排構(gòu)成科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)的完整規(guī)劃。這四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)要步步精心設(shè)計(jì)規(guī)劃，才能使科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程穩(wěn)步推進(jìn)。建設(shè)數(shù)字檔案室時(shí)，工作人員要科技信息系統(tǒng)檔案信息與數(shù)字資源的特點(diǎn)具有一定認(rèn)識(shí)，能夠?qū)ζ鋸?fù)雜程度與更新速度進(jìn)行預(yù)設(shè)，還要對(duì)系統(tǒng)本身實(shí)際情況進(jìn)行全面細(xì)致的調(diào)查，深入了解科技信息系統(tǒng)在檔案信息管理方面的制度、軟硬件環(huán)境、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)等方面的情況；將調(diào)查結(jié)果整理匯總后，要組織相關(guān)管理人員與基層操作人員來制定建設(shè)數(shù)字檔案室的長(zhǎng)期目標(biāo)與短期目標(biāo)，明確步驟，優(yōu)化方案；對(duì)軟硬件環(huán)境、專業(yè)人才培養(yǎng)等要素都要及時(shí)準(zhǔn)備；安排好保障工作，并在建設(shè)過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，優(yōu)化保障系統(tǒng)，保證數(shù)字化檔案室高效有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.4加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)

電子檔案室已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的信息化管理，作為電子檔案室的發(fā)展與延伸，也就是作為后電子檔案時(shí)代的數(shù)字檔案室，其最大的特點(diǎn)就是能夠?qū)崿F(xiàn)信息的數(shù)字化管理。這種數(shù)字化使信息資源以多種形式呈現(xiàn)并實(shí)現(xiàn)共享。而科技系統(tǒng)數(shù)字檔案資源廣泛而豐富，為滿足廣大使用者的需求，必須加強(qiáng)這些數(shù)字檔案資源的建設(shè)。運(yùn)用發(fā)達(dá)的多媒體手段與計(jì)算機(jī)技術(shù)，盡可能完整的將科技系統(tǒng)中的歷史資料和當(dāng)前的檔案資源數(shù)字化，以文字、影像、圖片等方式進(jìn)行呈現(xiàn)。

3.5加強(qiáng)電子文件的積累與歸檔

科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室的建設(shè)要加強(qiáng)電子文件的積累與歸檔，一些重要的歷史檔案信息要進(jìn)行掃描入庫，當(dāng)前的檔案信息要及時(shí)以電子文件的形式傳入到數(shù)字檔案室這個(gè)平臺(tái)上，管理人員要定期的、及時(shí)的對(duì)這些電子文件進(jìn)行整理和歸檔。

4.結(jié)語

科技系統(tǒng)數(shù)字檔案室的建設(shè)工作方興未艾，值得有關(guān)方面進(jìn)行仔細(xì)的考量與精心的規(guī)劃，盡早建立與完善，實(shí)現(xiàn)科技系統(tǒng)檔案信息與資源的高效使用與共享應(yīng)成為最終目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]唐玲.數(shù)字檔案室建設(shè)[J].經(jīng)營管理者，2012（09）.

[2]方蘇菱.關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)的幾個(gè)問題[J].圖書情報(bào)知識(shí)，2003（04）.

[3]石英，檔案數(shù)字化管理對(duì)策探析[J].重慶工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（O2）