路橋建設(shè)工程檔案管理中常見問題及解決對策

【摘 要】本文結(jié)合筆者多年的工作總結(jié)，主要針對路橋建設(shè)工程檔案管理過程中常見問題進行了分析與研究，并提出了相應(yīng)的解決措施，以供大家參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】路橋建設(shè)工程；檔案管理；常見問題；對策

一、引 言

目前，隨著我國國民經(jīng)濟的迅速發(fā)展，路橋建設(shè)數(shù)量日益增多。其中，高等級路橋的建設(shè)使人們的生活發(fā)生了深刻的變化。大規(guī)模的路橋建設(shè)，就必須有高質(zhì)量的管理。路橋建設(shè)工程檔案是路橋建設(shè)的重要組成部分，貫穿于項目建設(shè)的全過程。因此，做好建設(shè)工程檔案管理工作具有重要的研究意義。本文結(jié)合筆者的工作實踐，主要論述路橋建設(shè)工程檔案管理中常見問題及解決對策。

二、路橋建設(shè)工程檔案管理中常見問題分析

（一）重視不夠，檔案意識不夠強。一些工程建設(shè)單位對項目檔案管理在認(rèn)識上存在偏差，重視不夠。如有的認(rèn)為項目檔案是工程建設(shè)的附屬產(chǎn)物，相對諾大的工程項目顯得不重要，微乎其微，從領(lǐng)導(dǎo)到員工都集中精力抓工程質(zhì)量、工程技術(shù)、工期，對項目檔案管理都沒有給予應(yīng)有的重視；有的認(rèn)為項目檔案管理是額外工作，主要是上級要求做，存在應(yīng)付的意識，認(rèn)為能應(yīng)付檢查就行了。

（二）規(guī)范性不強。資料收集不及時、不完整、不準(zhǔn)確。一些工程建設(shè)單位認(rèn)為項目檔案管理只是工程完工后，后勤資料人員再做的工作，在平時的工程建設(shè)過程中不注意工程資料收集、積累、整理工作，到了工程結(jié)束后為了能應(yīng)付竣工驗收，才組織大量的人力、物力進行突擊。由于在平常的日常工作中對形成的資料收集不及時，造成資料遺漏、缺損，影響了工程資料的質(zhì)量

（三）操作方法落后。目前很多路橋建設(shè)項目都是采用傳統(tǒng)的方法來管理項目檔案，就是在資料的形成、收集、整理等平常工作中單純由人工操作和管理，這樣工作量大，工作效率低，不能很好地適應(yīng)項目檔案數(shù)量大和項目檔案利用范圍擴大的需要。在整理方面，傳統(tǒng)方式整理竣工資料就是項目完工后統(tǒng)一整理，組成竣工資料編制小組，一般需要做—套紙質(zhì)檔案，一套項目檔案數(shù)量上千卷，需要很多紙張，造成每個單位都有龐大的檔案室，需要配備多人編制和管理，人工建目錄，占用許多資源，造成人力物力的過多利用，甚至是很浪費。

（四）人員素質(zhì)參差不齊。各參建單位由于各種條件的限制往往很少配備專職資料員，大多是兼職資料員，工程技術(shù)人員兼作資料工作，或是辦公室文員兼作資料員，這就造成資料員素質(zhì)參差不齊，有的具有工程方面的知識，卻不具有檔案方面的知識，有的具有檔案知識，對工程方面知識又缺乏了解，還有的對這兩方面的知識都不甚了解，等等，這給項目檔案管理工作帶來很大的困難。

（五）缺乏責(zé)任約束。建設(shè)單位、相關(guān)單位、監(jiān)理的責(zé)任，有的不明確，有的雖然有規(guī)定，但不落實，且不承擔(dān)責(zé)任。建設(shè)單位自身的人員責(zé)任也不落實，一些檔案缺損、錯誤找不到人負(fù)責(zé)，缺乏考核約束。

（六）協(xié)調(diào)性不夠。建設(shè)單位與相關(guān)單位之間、建設(shè)單位內(nèi)部相關(guān)部門和人員相互間工作協(xié)調(diào)、銜接不夠，各自為陣，這樣就使項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、方法不統(tǒng)一，影響了項目檔案管理的質(zhì)量。

三、 解決路橋建設(shè)工程檔案管理問題的對策

（一）依法進行項目檔案工作管理，提高工程整體質(zhì)量。一是按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，建設(shè)單位有義務(wù)做好建設(shè)過程中發(fā)生的檔案收集、管理工作。換句話說，項目檔案管理是依法必須完成的工作，不容忽視。二是加強社會監(jiān)督，打擊施工過程中出現(xiàn)的腐敗現(xiàn)象，需要充分發(fā)揮檔案的憑證作用、依據(jù)作用、監(jiān)督作用等社會管理功能，保證檔案質(zhì)量至關(guān)重要。項目檔案收集不完整、管理不科學(xué)，質(zhì)量得不到保證，因此，需要依法對項目檔案進行管理，以提高工程整體質(zhì)量。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案保管環(huán)境。檔案保管設(shè)施設(shè)備符合國家有關(guān)要求。檔案庫房、閱覽室、辦公室實行三分開，庫房面積要滿足現(xiàn)存檔案的需要，并留有發(fā)展的需要。

（三）確保路橋建設(shè)工程檔案的完整性與安全性，制定文件材料立卷歸檔細則。工程一開始，建設(shè)單位要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及交通部《公路工程檔案編制辦法》，制定工程材料立卷歸檔細則，以正式文件下發(fā)給參加建設(shè)的設(shè)計、施工、監(jiān)理 、質(zhì)監(jiān)等單位，明確規(guī)定各參建單位的歸檔內(nèi)容和范圍，包括專業(yè)隊伍階段性工作完成后，撤離前的資料整理和交接，這樣可以為各參建單位文件材料的收集和檔案工作人員的督導(dǎo)提供了有利的條件，確保路橋建設(shè)工程檔案的完整性與安全性。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。高速公路工程檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到路橋建設(shè)路工程檔案管理的重要性、艱巨性，突破舊的管理概念和固有的模式，學(xué)習(xí)研究國家基礎(chǔ)建設(shè)方面的政策、法規(guī)，增強法制觀念和依法辦事能力，嚴(yán)格執(zhí)行路橋建設(shè)工程檔案管理職責(zé)，積極參與路橋建設(shè)工程檔案管理的各項活動，在實踐中鍛煉、提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使路橋建設(shè)工程檔案更好地服務(wù)于路橋建設(shè)建設(shè)的需要。

（五）加強督導(dǎo)，嚴(yán)把竣工驗收關(guān)。路橋建設(shè)工程檔案要達到完整，齊全成套，檔案人員必須從工程一開始就嚴(yán)格把關(guān)，把工作做到前面，要了解工程進展情況，主動配合參建單位，深入現(xiàn)場調(diào)查研究，對工程檔案工作實行全過程的跟蹤，要積極督促配合設(shè)計、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等部門對工程檔案的真實性、準(zhǔn)確性進行嚴(yán)格把關(guān)。其次是大量的設(shè)計變更是否齊全、是否在施工過程中就在施工圖上修改到位；特別要注意的是，一項工程有總承包和分成包單位的，要嚴(yán)格審查各分包單位承建部分的竣工圖是否與總圖一致，是否同一標(biāo)識，是否相互銜接，只要有一個分包單位的文件材料達不到要求，就不予以驗收。

（六）加快檔案信息化建設(shè)，促進檔案工作的持續(xù)發(fā)展。檔案信息能否有效地被開發(fā)利用，除了很大程度上取決于檔案信息的質(zhì)量外，還與檔案信息傳遞的技術(shù)密切有關(guān)。隨著社會的發(fā)展和進步，人類已進入信息時代，特別是政府信息公開工作的逐步開展，社會各界對文件、檔案等政府信息的需求急劇增加，對文件、檔案等的傳統(tǒng)手工操作已遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，滿足不了政府信息工作的需要。所以我們必須加快檔案的信息化建設(shè)，具體包括館藏資源的信息化及計算機等高新技術(shù)的應(yīng)用。

四、結(jié)束語

總之，路橋建設(shè)的檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，涉及到路橋建設(shè)項目決策、設(shè)計、施工到交工、竣工驗收各個環(huán)節(jié)。因此，作為一名路橋建設(shè)工程檔案管理人員，不僅要做好傳統(tǒng)的檔案管理工作，還要結(jié)合檔案現(xiàn)代化管理需要，充分應(yīng)用信息技術(shù)，以提高檔案科學(xué)管理水平，實現(xiàn)路橋企業(yè)良好的經(jīng)濟和社會效益目標(biāo)。

參考文獻：

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