關(guān)于實(shí)物檔案的思考

【摘 要】實(shí)物檔案是檔案管理的重要內(nèi)容，關(guān)系到企業(yè)的社會影響力與行業(yè)認(rèn)知度，對維護(hù)企業(yè)的生存和發(fā)展，提高市場競爭力，具有重要意義。本文就實(shí)物檔案存在的問題進(jìn)行探討并提出相應(yīng)對策。

【關(guān)鍵詞】實(shí)物檔案；檔案管理

“實(shí)物檔案”是90年代初檔案界一些同志提出的一個新的概念，是一個組織或單位檔案全宗的重要組成部分。如何提高新時期企業(yè)實(shí)物檔案管理水平，為維護(hù)企業(yè)見證歷史，傳承文明、資政育人、和諧發(fā)展的社會功能和教育作用，是企業(yè)發(fā)展過程中必須面對和解決的重要課題。

一、實(shí)物檔案的重要性

實(shí)物檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、科研、管理及黨群工作等各項(xiàng)活動中形成的、以物質(zhì)為載體、以實(shí)物為主要反映方式、具有保存價值的形象直觀的歷史記錄，包括證書、獎狀、獎杯、獎牌、獎?wù)隆㈠\旗、牌匾、停用的各種印章、領(lǐng)導(dǎo)人題詞、名人字畫、公務(wù)活動中獲贈的紀(jì)念品、各種重大活動中形成的紀(jì)念品和宣傳品及其它有保存價值的實(shí)物。實(shí)物檔案是企業(yè)檔案全宗中不可缺少的重要組成部分，具有直觀性和多樣性的特點(diǎn)，是直接反映企業(yè)經(jīng)營業(yè)績、社會聲譽(yù)、商務(wù)誠信等的憑證性載體，能直觀、生動、形象地再現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展歷史和重要時刻、或光榮記憶和艱難歲月，或重大突破，以及精神不朽的人和事……一件件實(shí)物，往往能引起觀者的無限懷念和遐想，可以有效地激發(fā)起人們對企業(yè)的認(rèn)同和歸宿感，在見證歷史，傳承文明、資政育人、和諧發(fā)展的社會功能和教育作用方面起著不可替代的作用，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)。

二、實(shí)物檔案工作中存在的問題

（一）認(rèn)識不足、重視不夠

企業(yè)的中心工作是生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、科技研發(fā)，追求經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)形象是永恒的主題。實(shí)物檔案工作由于不能給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，往往得不到應(yīng)有的重視與關(guān)注。有些人認(rèn)為實(shí)物檔案工作就是一項(xiàng)實(shí)物收藏、保管的事務(wù)性工作，只要能“守好攤”、不丟失，能應(yīng)付檢查就行了，所以，一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往忽視實(shí)物檔案工作，未把實(shí)物檔案工作納入議事日程，形成“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的尷尬境地。

（二）管理人員認(rèn)識不清、水平不高

一些實(shí)物檔案管理人員，由于自身的知識水平與專業(yè)素質(zhì)的局限，對實(shí)物檔案工作的重要性認(rèn)識不夠，對組織的沿革、企業(yè)文化的建設(shè)、企業(yè)的影響力和關(guān)注度的要求和規(guī)定不夠了解，從而使其管理工作產(chǎn)生了各種各樣的問題，造成后期疲于奔命，窮于應(yīng)付的局面。如不清楚實(shí)物檔案的具體內(nèi)容；不知道實(shí)物檔案的來源渠道及如何進(jìn)行收集與整理；不能明確地劃分實(shí)物檔案的歸檔范圍；不了解實(shí)物檔案的歸檔時間、歸檔要求、如何分類整理，以及具體規(guī)定與注意事項(xiàng)，以至于一些重要的實(shí)物檔案日漸散失直至無影無蹤，如人事檔案中的證書、合同、任免、獎勵；機(jī)構(gòu)撤銷、合并、更名或企業(yè)改制后失效的，但在企業(yè)歷史發(fā)展中起過重大作用仍具有保存價值的印章；國內(nèi)外名人的題詞和字畫；產(chǎn)品模型實(shí)物和外單位贈送的有價值實(shí)物等。實(shí)物檔案工作絕不是簡單地把實(shí)物收進(jìn)來就完事，而是具有非常強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)踐性和技術(shù)性，關(guān)系到組織的發(fā)展、企業(yè)的聲譽(yù)、機(jī)構(gòu)的形象和歷史的見證。除此之外，很多單位的實(shí)物檔案管理人員多為兼職，且變動較為頻繁，人員的穩(wěn)定性差和業(yè)務(wù)知識的貧乏等因素在一定程度上制約了實(shí)物檔案管理的效率和功能。

（三）實(shí)物檔案的安全保障不到位

由于對實(shí)物檔案管理的關(guān)注不夠，不少單位在設(shè)施配備上基本采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，將實(shí)物檔案隨意處理，如字畫因經(jīng)費(fèi)和技術(shù)的原因沒有裝裱放入專用的盒內(nèi)而隨意放置；產(chǎn)品模型和外單位贈送實(shí)物沒有放入防塵柜內(nèi)而隨便丟棄；印章沒有保留印模和放入專用的印章盒內(nèi)以致丟失。此外，庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施不配套，安全措施手段也停留在較低的水平，達(dá)不到檔案保管工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化要求。

（四）實(shí)物檔案管理不適應(yīng)形勢發(fā)展的要求

實(shí)物檔案的種類很多，但是它們都有一個共同的特點(diǎn)，就是形態(tài)各異，有紙質(zhì)的、塑膠的、鍍金的、水晶的、金屬的等等，正是由于這一特點(diǎn)，實(shí)物檔案的管理比較混亂，不少單位的人員參加完表揚(yáng)會后沒有將錦旗、獎狀、牌匾等移交檔案部門，而是隨意處理。隨著時間的流逝，錦旗被害蟲咬破，獎狀和證書等不知去向，木質(zhì)、塑料或金屬的牌匾在打掃衛(wèi)生時不注意被當(dāng)做廢品處理，即使存在的也布滿了灰塵和蛛網(wǎng)。除此之外，單位的改制、機(jī)構(gòu)的改革、場所的變遷和人員的變化，也使一些實(shí)物逐漸模糊與消失。這些大小不一的實(shí)物，各有各的特征，如有的易碎、有的怕擠怕壓、有的怕蛀等等，對有的人來說往往有累贅之感，不是隨意亂放，就是讓別人順便捎帶著，一不小心便出現(xiàn)遺漏和丟失。這些現(xiàn)象在我們身邊時有發(fā)生。

此外，不少的單位和個人由于已經(jīng)逐漸認(rèn)識到，實(shí)物檔案已經(jīng)成為部門和個人榮譽(yù)的一種象征，可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案材料平面信息表達(dá)不足的缺陷，因而出現(xiàn)在心理上不愿意移交的情況，造成實(shí)物檔案的歸檔不及時。實(shí)物檔案載體異于紙質(zhì)檔案的輕便整齊，也是導(dǎo)致其歸檔不能與紙質(zhì)檔案同步的重要原因。這樣不僅對實(shí)物檔案的保護(hù)不利，而且還嚴(yán)重影響實(shí)物檔案的提供利用，既不利于企業(yè)實(shí)物檔案的規(guī)范化管理，也不利于企業(yè)檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而影響企業(yè)檔案的全面發(fā)展。

三、完善實(shí)物檔案工作的對策

（一）提高認(rèn)識、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

加強(qiáng)實(shí)物檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。要把實(shí)物檔案工作列入重要議事日程，制定切實(shí)可行的計(jì)劃、采取積極有效的措施來促進(jìn)實(shí)物檔案工作的開展。各單位要有分管的領(lǐng)導(dǎo)主抓實(shí)物檔案工作，從組織上保障檔案工作順利開展，真正把實(shí)物檔案工作當(dāng)作經(jīng)常性的大事來抓。要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，提出具體工作目標(biāo)，做到有計(jì)劃、有部署、有督察、有落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。建立實(shí)物檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對實(shí)物檔案工作實(shí)行定級定量考核，不斷提高實(shí)物檔案工作管理水平。

（二）完善制度建設(shè)、優(yōu)化收集歸檔流程

“沒有規(guī)矩不成方圓”。制度建設(shè)是實(shí)物檔案工作的基礎(chǔ)，只有把實(shí)物檔案工作的制度健全了，才能保證各項(xiàng)實(shí)物工作的合規(guī)有序。要逐步建立起較為完善的實(shí)物檔案制度體系，明確各種實(shí)物管理工作的具體要求，不斷推進(jìn)實(shí)物檔案工作的制度化和規(guī)范化。

首先，要注重實(shí)效。針對新形勢下實(shí)物檔案工作的特點(diǎn)，及時總結(jié)成熟經(jīng)驗(yàn)做法，分類細(xì)化，加強(qiáng)實(shí)物檔案的歸檔范圍，歸檔時間，歸檔要求，實(shí)物檔案的整理，保管和利用，統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀檢查考核等方面的制度建設(shè)。特別是計(jì)算機(jī)掃描和實(shí)物拍照管理方面，要下大力氣，深入研究，形成符合實(shí)際、管用結(jié)合的實(shí)物檔案制度體系。

其次，要突出系統(tǒng)性。各單位要高度重視規(guī)章制度與工作流程的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，高度重視企業(yè)的文化建設(shè)和實(shí)物檔案的規(guī)劃管理同步進(jìn)行，高度重視企業(yè)的認(rèn)知度和實(shí)物檔案的歸檔整理同步進(jìn)行。要做到這一點(diǎn)，必須保證部門管理人員同時承擔(dān)實(shí)物檔案的歸檔整理移交責(zé)任，必須保證部門負(fù)責(zé)人同時承擔(dān)實(shí)物檔案的歸檔審核責(zé)任，必須有實(shí)物檔案的歸檔范圍和歸檔時間的甄別界定標(biāo)準(zhǔn)，必須有實(shí)物檔案的分類編號和保管利用的實(shí)施規(guī)范，必須有實(shí)物檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀要求。細(xì)化管理流程，使制度執(zhí)行更具操作性和實(shí)用性，構(gòu)筑企業(yè)發(fā)展實(shí)際需要的實(shí)物檔案工作制度體系。

第三、要與時俱進(jìn)、全面發(fā)展。優(yōu)化實(shí)物檔案的收集、整理歸檔、保管利用等流程，使制度執(zhí)行更具操作性和實(shí)用性，為企業(yè)實(shí)物檔案工作的信息化創(chuàng)造有利條件，構(gòu)筑企業(yè)發(fā)展實(shí)際需要的實(shí)物檔案制度體系，促進(jìn)企業(yè)實(shí)物檔案工作的現(xiàn)代化與繁榮。

（三）強(qiáng)化監(jiān)督檢查

監(jiān)督檢查是實(shí)物檔案管理的重要內(nèi)容，通過監(jiān)督檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，及時消除隱患、堵塞漏洞，有效提高管理水平，防止實(shí)物檔案散失丟棄事件的發(fā)生。

各單位檔案管理機(jī)構(gòu)要強(qiáng)化對總部機(jī)關(guān)和所屬單位實(shí)物檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。建立總部機(jī)關(guān)定期查，所屬單位重點(diǎn)查、重點(diǎn)項(xiàng)目活動專項(xiàng)查的“三查”實(shí)物檔案監(jiān)督檢查長效機(jī)制。通過完善設(shè)施、持續(xù)督查、注重細(xì)節(jié)、加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)等措施，提升實(shí)物檔案管理水平。重點(diǎn)檢查重點(diǎn)部門、重要人員的各種榮譽(yù)證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾和證件、獎?wù)?、紀(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章、贈送的禮品、字畫、獲贈的紀(jì)念品、禮品以及其它有重要保存利用價值的實(shí)物管理情況，堅(jiān)持廢舊材料管理檢查，采取定期回收、專人監(jiān)銷的方式，消除廢舊實(shí)物的散失丟棄隱患。實(shí)施每年一次實(shí)物檔案抽查，反饋意見，督促整改，納入年度考核。重點(diǎn)項(xiàng)目活動實(shí)物檢查全覆蓋，不漏項(xiàng)目，不留死角，達(dá)到以查促改的目的，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案工作重心從事后處理向事前防范的轉(zhuǎn)變。

（四）加強(qiáng)實(shí)物檔案的安全保護(hù)

建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用實(shí)物檔案庫房或展覽室，配置不同種類、不同要求的實(shí)物檔案柜、檔案盒、防盜窗，有條件的配置報警器、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火等設(shè)備。按照綜合檔案的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求，實(shí)行檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室三室分開。紙質(zhì)實(shí)物盡量進(jìn)行裝裱和過塑，或放入防蟲防蛀劑后裝盒保存；水晶的、鍍金的實(shí)物及產(chǎn)品模型等要盡量放入玻璃柜或檔案柜中保管；印章要加蓋印模后裝入專用印章盒內(nèi)保存……同時要不斷地研究和改進(jìn)實(shí)物檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。管理實(shí)物檔案的部門應(yīng)積極找領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，提出困難和要求，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好實(shí)物檔案管理設(shè)施的配備與更新。工作上必需的空調(diào)、除濕機(jī)、專用檔案盒、各種標(biāo)簽紙等盡量配備齊全，為提高實(shí)物檔案的工作質(zhì)量提供保障。

（五）強(qiáng)化業(yè)務(wù)素質(zhì)

實(shí)物檔案工作是一項(xiàng)實(shí)踐性、專業(yè)性都很強(qiáng)的工作，對實(shí)物檔案工作人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力都有很高的要求。所以，我們要注意強(qiáng)化實(shí)物檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)：

首先，要將政治素質(zhì)和品德修養(yǎng)的提高貫穿于素質(zhì)建設(shè)的全過程。政治素質(zhì)和品德修養(yǎng)是實(shí)物檔案工作人員整體素質(zhì)的核心。抓好品德修養(yǎng)教育，不僅是實(shí)物檔案工作人員政治思想素質(zhì)的體現(xiàn)，也是提高實(shí)物檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的需要。

其次，要健全強(qiáng)化教育培訓(xùn)制度，主要包括繼續(xù)教育和學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能的培訓(xùn)和輪訓(xùn)等。要加大培訓(xùn)力度，為實(shí)物檔案工作人員提高素質(zhì)創(chuàng)造條件。

再次，要合理選調(diào)專兼職實(shí)物檔案管理干部。加強(qiáng)實(shí)物檔案管理崗位與其它崗位人員的交流，逐步優(yōu)化和提高實(shí)物檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和素質(zhì)水平。

然后，要建立完善激勵和保障機(jī)制。在強(qiáng)調(diào)實(shí)物檔案工作人員政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)提高的同時，要建立和完善一系列激勵和保障措施，體現(xiàn)對實(shí)物檔案工作人員的尊重和關(guān)心，以激勵他們愛崗敬業(yè)，促進(jìn)實(shí)物檔案工作人員水平的全面提高。

（六）適應(yīng)新形勢、明確新要求

建立實(shí)物榮譽(yù)檔案陳列館、陳列室。把本單位從創(chuàng)業(yè)開始，艱辛拼搏，發(fā)展壯大，不斷勇攀高峰征程中形成的、載入史冊的實(shí)物，如任命文件、最早的印章、領(lǐng)導(dǎo)人視察后的留言和照片、企業(yè)產(chǎn)品的模型、外國組織贈送的禮品紀(jì)念品、授予的證書、兼并收購企業(yè)的協(xié)議等布置好并展示出來，對內(nèi)可作為員工了解企業(yè)傳統(tǒng)歷史、培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、奮發(fā)向上精神的教育基地；對外則是展示企業(yè)的重要窗口，使來賓們能夠了解企業(yè)艱苦創(chuàng)業(yè)、改革奮進(jìn)、不畏艱險、勇攀高峰的歷程，宣傳企業(yè)的奮進(jìn)精神，擴(kuò)大企業(yè)的社會影響和知名度，形成企業(yè)的響亮名片。

建立網(wǎng)上實(shí)物檔案室。將掃描的實(shí)物檔案電子文件和拍好的照片，或者多媒體影像，經(jīng)過篩選和批準(zhǔn)，在企業(yè)局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行展示和介紹，不但展示了企業(yè)文化的積淀，更是直觀的傳承了企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息量大、種類豐富、時效性強(qiáng)、覆蓋面廣、傳播快速及時、共享程度高、使用成本低的特點(diǎn)，不但節(jié)約了實(shí)物檔案實(shí)體展示的空間，而且擴(kuò)大了展示檔案資源的窗口和企業(yè)的知名度。鼠標(biāo)一點(diǎn)、手機(jī)上網(wǎng)就能了解到企業(yè)的概況、企業(yè)產(chǎn)品、企業(yè)文化，能極大地擴(kuò)大企業(yè)的影響力使企業(yè)能夠被不同國家、不同地區(qū)、不同行業(yè)的人們所認(rèn)知，產(chǎn)生良好的社會和經(jīng)濟(jì)效益。

實(shí)物檔案工作是企業(yè)檔案工作的重要組成部分，在新的社會發(fā)展形勢下，必須采取有效措施，與時俱進(jìn)，緊緊圍繞企業(yè)改革發(fā)展的大局，恪盡職守，積極探索實(shí)物檔案的現(xiàn)代化管理模式，不斷完善和改進(jìn)，力爭把企業(yè)實(shí)物檔案工作提升到一個更高水平，為企業(yè)做優(yōu)做強(qiáng)、發(fā)展壯大提供更好的服務(wù)。