淺談如好做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

基本建設(shè)檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收整個(gè)過程直接形成的，必須進(jìn)行整理立卷的，具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料。包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等組成。基建項(xiàng)目檔案不但反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)性過程，通過公司檔案室信息資源管理平臺(tái)；向公司所屬的下級(jí)單位提供方便快捷的檔案文檔查閱、利用；為設(shè)備檢修提供及時(shí)有力的依據(jù)和保證。因此基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式。

1 認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案的重要性

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案均有技術(shù)含量高、系統(tǒng)成套性原始記錄性、完整準(zhǔn)確性等特點(diǎn)。它是基本建設(shè)工程各個(gè)階段勘探、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、竣工、結(jié)算等活動(dòng)的痕跡和憑證。是以后產(chǎn)生糾紛單位維權(quán)的法律依據(jù)。

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)的反應(yīng)了工程項(xiàng)目管理過程中的實(shí)體情況?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案還是工程質(zhì)量的的反映。工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中，而工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財(cái)產(chǎn)保障、使用保證等方面。在工程建設(shè)中形成、積累的建設(shè)檔案質(zhì)量好壞，對(duì)工程事故分析、認(rèn)定責(zé)任、提出改進(jìn)方法提供了技術(shù)依據(jù)。正確認(rèn)識(shí)基本建設(shè)檔案的重要性、保證檔案系統(tǒng)、齊全完整，檔案人員要變被動(dòng)為主動(dòng)有為有位和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)、齊抓共管，提高基本建設(shè)檔案管理水平。

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視、健全機(jī)構(gòu)，為檔案管理工作提供有力的組織保障

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、專業(yè)管理的原則，將項(xiàng)目檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并將檔案管理作為工程建設(shè)的重要組成部分例如工作計(jì)劃和發(fā)展計(jì)劃，使檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)同時(shí)起步、同時(shí)安排、協(xié)調(diào)并進(jìn)。同時(shí)，制定專職檔案人員工作職責(zé)和各項(xiàng)檔案管理工作制度，形成分系統(tǒng)、分專業(yè)、責(zé)任到人的檔案工作責(zé)任制。

1.2 注重培訓(xùn)、提升素質(zhì)、為檔案工作的規(guī)范化建設(shè)提供人才保證

針對(duì)新建項(xiàng)目檔案管理力量薄弱的實(shí)際情況，采取檔案人員送出去學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檔案老師請(qǐng)進(jìn)來進(jìn)行工程文件的收集、整理指導(dǎo)幫帶的結(jié)合方式，重視檔案人員的職稱評(píng)定。有效的提升了檔案人員的整體素質(zhì)，從而推動(dòng)和提高了本項(xiàng)目檔案管理水平，提高了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

1.3 完善制度、明確職責(zé)，為檔案工作的制度化建設(shè)提供有力的制度保障

根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況建立一套與之相適應(yīng)的檔案管理工作體系，使之檔案工作從上到下形成一種檔案工作鏈，完整的檔案工作管理制度，使之檔案工作責(zé)任落實(shí)到實(shí)處。同時(shí)建立一整套與企業(yè)自身相適應(yīng)的科學(xué)、完整的檔案管理制度，確保文件材料從形成到收集、整理、歸檔、利用的程序化，如果責(zé)任不明確，條塊管理各行其是，不重視資源的收集，勢(shì)必造成檔案的失散，就會(huì)給企業(yè)造成不必要的損失。

1.4 完善設(shè)施、管理到位、為檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供有力的基礎(chǔ)保障

現(xiàn)代化檔案管理離不開必要的硬件設(shè)施，檸條塔項(xiàng)目一開始領(lǐng)導(dǎo)就非常重視檔案室硬件設(shè)施，共有300多平方米的庫(kù)房及辦公室，實(shí)現(xiàn)了，“辦公室、閱覽室、庫(kù)房三分開”，安裝了自動(dòng)化密集柜，配備了檔案管理軟件，多臺(tái)電腦、打印機(jī)、防磁柜、掃描儀、大型復(fù)印機(jī)、防光窗簾、滅火器、監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)備。實(shí)現(xiàn)防水、防火、防塵、防光、防霉、防蟲、防盜等條件。進(jìn)一步保證了檔案管理的設(shè)施、設(shè)備需求。

2 加強(qiáng)基建檔案的收集工作

基本建設(shè)檔案的收集整理是一項(xiàng)細(xì)致而艱難的工作，基本建設(shè)檔案文件形的時(shí)間長(zhǎng)、牽扯面廣、是由施工單位、監(jiān)理、業(yè)主、質(zhì)量監(jiān)督單位等共同活動(dòng)中逐步產(chǎn)生的、貫穿整個(gè)工程建設(shè)的全過程。要圓滿完成這項(xiàng)工作需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和各個(gè)單位的大力配合的，基本建設(shè)工程各個(gè)階段相互銜接，檔案資料收集不完整就可能影響到其他階段的工作的開展，制定收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等具體分解圖抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集，檔案部門要實(shí)行全程跟蹤服務(wù)，貫徹落實(shí)基本建設(shè)檔案工作的歸定和措施分工明確，細(xì)化責(zé)任確保各參建單位履行基本建設(shè)項(xiàng)目檔案移交的責(zé)任落實(shí)。設(shè)有專職檔案人員和各科室設(shè)有兼職檔案員。堅(jiān)持檔案集中統(tǒng)一管理，檔案收集要及時(shí)化，集中統(tǒng)一管理有利于公司檔案的安全完整，能有效防止文件流失，有效提高檔案資源的開發(fā)利用。例如：檸條塔洗煤廠在竣工移交文件時(shí)發(fā)現(xiàn)沒有所有設(shè)備隨機(jī)文件，檔案人員多次電話催要，遲遲未交，檔案人員親自坐車到洗煤廠辦公室取回全部設(shè)備隨機(jī)文件，，確保了洗煤廠單位工程竣工文件系統(tǒng)、齊全、完整。

3 規(guī)范基建檔案的分類整理工作

基本建設(shè)檔案的整理質(zhì)量是基本建設(shè)檔案管理和利用的保證各個(gè)參建單位應(yīng)該嚴(yán)格做好職責(zé)范圍內(nèi)的基本建設(shè)文件的整理、編目等工作，要遵循基本建設(shè)檔案的形成規(guī)律，保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系和單項(xiàng)工程的相對(duì)獨(dú)立，堅(jiān)持便于利用的原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的整體文件，分類體系和整理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行國(guó)家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求。首先單位工程劃分要符合設(shè)計(jì)要求。分類、組卷、整理符合GB/T-50328《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、DA/T28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及GB/11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求》等標(biāo)準(zhǔn)。編寫一套符合自身企業(yè)檔案管理的分類體系表。提供檔案人員和借閱人員利用。

4 重視檔案信息化建設(shè)

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提條件，俗話說得好“沒有規(guī)矩不成方圓”做好檔案信息化工作，最重要的事建立完善相關(guān)的管理制度，形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系。同時(shí)對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置：權(quán)限設(shè)置、文件管理、收集整編、檔案管理、檔案檢索、文件掃描掛接等多功能模塊于一體的數(shù)子化設(shè)置。信息化時(shí)代對(duì)檔案的利用也要與時(shí)俱進(jìn)，成千上萬的文件怎么在權(quán)限范圍內(nèi)快速、準(zhǔn)確查到所需要的文件是關(guān)鍵。不能認(rèn)為買個(gè)檔案管理軟件就行了，企業(yè)檔案管理體系的建立是要在整個(gè)項(xiàng)目文件收集齊全、完整的體系下。檔案管理軟件編程人員必須要會(huì)同檔案管理人員一起對(duì)檔案軟件系統(tǒng)模塊設(shè)置進(jìn)行分類設(shè)置，同時(shí)具有題名查找、責(zé)任者查找、分類號(hào)查找、合同號(hào)查找、施工圖號(hào)及同一類下拉菜單式查找等多途徑查找方法。

檔案管理軟件的運(yùn)用?？梢约按蟮臏p輕檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)。掃描件掛接后需要紙質(zhì)就直接打印處來，提高了工作效率，便捷了工作流程，還給查閱檔案的部門和個(gè)人帶來了方便，一是不受“孤本”的限制；二是檔案數(shù)據(jù)化以后，在權(quán)限范圍內(nèi)網(wǎng)上傳輸、查看、打印，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)檔案資源集成化、查閱使用便利化、開發(fā)利用效能化、創(chuàng)造效益最大化。

5 影響及效果

檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)化的使用，在項(xiàng)目檔案保證齊全、完整、系統(tǒng)收集的前提下公司部門和個(gè)人不在把查閱檔案當(dāng)做一個(gè)頭痛發(fā)愁的事情了，不需要專業(yè)的培訓(xùn)或者專業(yè)檔案人員進(jìn)行幫助，符合要求查閱的人員，在檔案管理軟件系統(tǒng)中，可以通過不同查閱方法：提名查找、責(zé)任者查找、合同號(hào)查找、分類號(hào)查找、招標(biāo)號(hào)查找等，在幾十秒到幾分中就可以查到歸檔文件了。極大地提高了歸檔文件的利用率，也為企業(yè)今后利用檔案進(jìn)行專業(yè)匯編、設(shè)備采購(gòu)、設(shè)備檢修等深層次的開發(fā)提供了保證。

由于檔案管理工作重要性和特殊性，在與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新的今天，此項(xiàng)工作面臨著諸多的問題和挑戰(zhàn)，任重道遠(yuǎn)。在電子政務(wù)的開展方面也存在很多問題亟待解決我們對(duì)此要有清醒的認(rèn)識(shí)，在完善企業(yè)檔案事業(yè)、力爭(zhēng)把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平做出自己的貢獻(xiàn)。

【作者簡(jiǎn)介】

高麗，女，1985生，助理館員