淺談中小型檔案管理信息系統(tǒng)通用需求

【文章摘要】

當(dāng)前，檔案工作也走向了信息化與網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，本文對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)代進(jìn)行全面需求分析，并制定了具體的各項(xiàng)功能需求，為系統(tǒng)需求打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】

檔案管理；功能需求；信息化

伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，越來(lái)越多的先進(jìn)技術(shù)和管理理念被廣泛地引入到檔案領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理和提供檔案方便利用，充實(shí)和豐富了檔案管理內(nèi)容，在整項(xiàng)工作中處于基礎(chǔ)性的地位，形成了別具特色的現(xiàn)代檔案管理。

1 檔案管理信息系統(tǒng)分析及設(shè)想

為了知曉現(xiàn)實(shí)情況，設(shè)計(jì)了檔案管理信息系統(tǒng)調(diào)查表，以問(wèn)卷形式作為客觀獲取信息的途徑，圍繞需求分析的相關(guān)問(wèn)題，以檔案部門相關(guān)人員的訪談結(jié)果作為主觀獲取信息的途徑，記錄了大量的訪談內(nèi)容，給研究工作提供了較大的幫助。

信息系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到主要的問(wèn)題，信息系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到主要的問(wèn)題，單位信息化進(jìn)程緩慢，或者是檔案業(yè)務(wù)單一，檔案管理系統(tǒng)接口的更新、升級(jí)速度慢，對(duì)于檔案日常的管理工作及后續(xù)的利用查詢工作不利，未進(jìn)行全面的需求分析，沒(méi)有統(tǒng)籌規(guī)劃；對(duì)檔案信息總化的意識(shí)及認(rèn)知度有偏差，信息整合也十分困難，歸檔制度與系統(tǒng)不能很好的融合；系統(tǒng)不友好，操作不方便，降低了管理的效率也會(huì)造成一定程度的混亂；幾乎所有的檔案管理信息系統(tǒng)都能實(shí)現(xiàn)檢索這一功能，但檢索問(wèn)題卻成為使用檔案管理信息系統(tǒng)反映最多的問(wèn)題之一，大家普遍對(duì)現(xiàn)有的檢索查詢功能感到不滿。

綜合調(diào)研結(jié)果進(jìn)行分析，進(jìn)行一個(gè)合理、良好、符合自身實(shí)際的需求分析，對(duì)于一個(gè)新檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，一個(gè)詳實(shí)、切合本單位實(shí)際的需求分析是系統(tǒng)建設(shè)的開端及系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵。

2 檔案管理信息系統(tǒng)通用需求

結(jié)合實(shí)際調(diào)研結(jié)果及我國(guó)的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的概念進(jìn)行描述，滿足和幫助檔案機(jī)構(gòu)建立需求分析框架，其中總體業(yè)務(wù)需求描述了檔案部門及相關(guān)人員對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的總體或者說(shuō)是高層次的目標(biāo)及要求。

在信息時(shí)代，隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展，檔案部門建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的原因是因?yàn)闄n案部門的手工管理及利用方式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)狀況，另外由于檔案部門已經(jīng)有檔案管理信息系統(tǒng)多種原因不能滿足現(xiàn)在的需求，必須加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)的目標(biāo)一定要與本單位實(shí)際相結(jié)合，在辦公自動(dòng)化的前提下實(shí)現(xiàn)歸檔自動(dòng)化，并帶有一定前瞻性且性價(jià)比高的系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的文檔一體化，是檔案價(jià)值體現(xiàn)之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)更加便捷、完善的檔案現(xiàn)代化利用，防止信息“孤島”的出現(xiàn)。

結(jié)合實(shí)際工作中遇到的實(shí)際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備如下捕獲功能：可以捕獲來(lái)自于多種外部系統(tǒng)的文件，不同單位可以根據(jù)本單位實(shí)際選擇外部系統(tǒng)的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統(tǒng)所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機(jī)聯(lián)系，具有自動(dòng)捕獲電子文檔及盡可能多的相關(guān)元數(shù)據(jù)的功能，確保各個(gè)組件結(jié)構(gòu)上的完整，而且數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性也得到提高；系統(tǒng)設(shè)計(jì)前要確定各種數(shù)據(jù)類型的獲取方法，根據(jù)系統(tǒng)的配置規(guī)則和初始文號(hào)，可以批量捕獲外部系統(tǒng)的文件，批量導(dǎo)入過(guò)程中，文件和元數(shù)據(jù)需要一并導(dǎo)入，并能及時(shí)修正導(dǎo)入過(guò)程中的錯(cuò)誤，可以將原有文件轉(zhuǎn)換格式后捕獲，并保留格式間的聯(lián)系，系統(tǒng)應(yīng)該告知用戶進(jìn)行處理，檔案管理信息系統(tǒng)必須具有預(yù)歸檔的功能。

分類功能是檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心，系統(tǒng)應(yīng)確保設(shè)置分類方案不打亂電子文件形成時(shí)的有機(jī)聯(lián)系，應(yīng)該基于對(duì)機(jī)構(gòu)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的分析；系統(tǒng)應(yīng)允許授權(quán)用戶的分類方案進(jìn)行相關(guān)變動(dòng)，系統(tǒng)應(yīng)該允許授權(quán)用戶對(duì)原分類方案進(jìn)行相應(yīng)操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統(tǒng)應(yīng)該允許存在相同的名稱或者編碼。

鑒定和處置功能，對(duì)檔案的鑒定工作非常重要，系統(tǒng)可以設(shè)置電子檔案的保管期限表，具有進(jìn)行保管期限定義、修改、維護(hù)的能力。系統(tǒng)可以自動(dòng)檢索出過(guò)期檔案，并加入待銷毀列表，經(jīng)過(guò)鑒定后發(fā)現(xiàn)其并無(wú)保存價(jià)值需要銷毀；系統(tǒng)具有復(fù)審功能，檔案管理員根據(jù)銷毀審批單；系統(tǒng)必須具有轉(zhuǎn)存與遷移的功能，需要我們及時(shí)更換軟、硬件載體；銷毀時(shí)要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經(jīng)從系統(tǒng)中徹底清除，檔案管理系統(tǒng)必須為轉(zhuǎn)移或銷毀的文件保留元數(shù)據(jù)存根。

檔案管理信息系統(tǒng)的控制功能，系統(tǒng)必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作。系統(tǒng)必須具備審計(jì)跟蹤功能，以保證文件的真實(shí)性和完整性；系統(tǒng)可通過(guò)審計(jì)跟蹤功能記錄用戶的活動(dòng)，如檢查用戶的行為是否存在濫用權(quán)限；系統(tǒng)管理員可自行確定用于審計(jì)跟蹤的行為，應(yīng)允許管理員選擇并決定審計(jì)跟蹤；系統(tǒng)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行監(jiān)視并形成審計(jì)跟蹤報(bào)告，系統(tǒng)應(yīng)具備訪問(wèn)控制功能，系統(tǒng)應(yīng)具備安全類別的劃分功能，系統(tǒng)應(yīng)該支持一個(gè)訪問(wèn)控制機(jī)制配置選項(xiàng)，系統(tǒng)應(yīng)允許系統(tǒng)管理員定義用戶角色，維護(hù)權(quán)限管理；系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)重要文件進(jìn)行特別的保護(hù)。

查找與檢索功能，其系統(tǒng)檢索模塊應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)則，系統(tǒng)應(yīng)支持多途徑的檢索方式，系統(tǒng)可以選擇支持網(wǎng)絡(luò)化檢索方式，系統(tǒng)應(yīng)支持直觀、靈活的檢索結(jié)果及輸出方式，允許同時(shí)進(jìn)行查看、傳輸和打印等。

系統(tǒng)報(bào)表設(shè)計(jì)和制作功能，系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)計(jì)功能，如根據(jù)其實(shí)際業(yè)務(wù)需求自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式；系統(tǒng)必須具備根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容生成內(nèi)容、形式豐富的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。另外管理功能是系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)處理功能，系統(tǒng)應(yīng)具備存儲(chǔ)保管功能，系統(tǒng)應(yīng)具備備份和恢復(fù)功能。

3 通用性能需求

它是檔案管理信息系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮的，包括信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，即系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳遞過(guò)程中吻合程度；系統(tǒng)的及時(shí)性是指系統(tǒng)對(duì)用戶的請(qǐng)求可以在很短的時(shí)間內(nèi)就得到響應(yīng)；檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具備穩(wěn)定且靈活的體系結(jié)構(gòu)，其功能設(shè)計(jì)也應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)規(guī)范的要求；系統(tǒng)的友好性，體現(xiàn)為以用戶為中心，系統(tǒng)的先進(jìn)性 保持其最合理、最經(jīng)濟(jì)的先進(jìn)性水平。

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