淺談企業(yè)文書工作人員素質(zhì)的提升

【文章摘要】

本文首先簡要介紹了企業(yè)文書工作的特點(diǎn)，并立足于企業(yè)文書工作的特點(diǎn)，指出企業(yè)文書工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展需要就該如何提高企業(yè)文書工作人員的素質(zhì)淺顯談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

【關(guān)鍵詞】

企業(yè)文書；素質(zhì)提升

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，不可能沒有辦公室這樣機(jī)構(gòu)或部門；而在辦公室里，就更少不了文書工作人員。文書工作是一個(gè)企業(yè)辦公室工作的重要組成部分，工作不但具體、繁瑣，而且事務(wù)多、事務(wù)急，隨機(jī)性大、接觸面廣，不可預(yù)料的事情很多。其實(shí)，一個(gè)企業(yè)文書工作的好壞，關(guān)系到了企業(yè)的形象，對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、強(qiáng)化管理、提高工作效率都有很大的促進(jìn)作用。其實(shí)，文書工作的好壞，我認(rèn)為很大程度上還是取決于文書工作人員自身素質(zhì)的高低。

下面，就企業(yè)文書工作人員應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)？該如何提高？粗淺地談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)和思考。

1 企業(yè)文書工作的特點(diǎn)

一是具有復(fù)雜多變性，不可知因素多。每天除跟蹤上、下級(jí)及地方政府部門來文的辦理情況外，還要處理領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作，處理新收發(fā)的文件，有時(shí)還涉及到會(huì)務(wù)、接待等工作。

二是具有較強(qiáng)的時(shí)效性。文書通常接收、處理的文件都有一定的時(shí)效性，加之隨著信息化程度的不斷提高，電子辦公常態(tài)化，企業(yè)文書處理工作必須高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

三是企業(yè)文書通常都是一崗多責(zé)。企業(yè)文書和地方政府文書不盡相同，分工不細(xì)，很多企業(yè)文書除文書崗位職責(zé)外，還兼有其他崗位職責(zé)。

四是企業(yè)發(fā)展對(duì)文書人員的要求越來越高。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和管理的不斷加強(qiáng)，以后企業(yè)管理會(huì)更嚴(yán)、更細(xì)、更實(shí)、更具體，這對(duì)企業(yè)文書工作人員也相應(yīng)提出了更高的要求。

2 企業(yè)文書工作人員應(yīng)該具備的素質(zhì)

一是要有政治素質(zhì)和道德修養(yǎng)。面對(duì)復(fù)雜的形勢(shì)，文書工作人員必須始終保持清醒的頭腦，熱愛本職工作、忠于職守，為部門服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，努力提高工作效率，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，高質(zhì)量地提供服務(wù)；要遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密；要廉潔自律，無私奉獻(xiàn)。

二是要有良好的文化素質(zhì)。文書人員經(jīng)常和文字、文章打交道，所涉及的內(nèi)容包羅萬象，所涉及的領(lǐng)域十分繁雜，這就要求文書人員必須有較高的文化素質(zhì)和綜合能力，才能在工作中充分發(fā)揮出自身的作用。

三是要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在不同部門、不同崗位上工作的文書工作人員，對(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求有所不同，但總的說，都應(yīng)具備公文寫作、信息管理、檔案管理、文書、信訪等相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，具備綜合處理能力、文字書寫能力、速記能力、校對(duì)能力、運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，特別是在電腦打字機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備廣泛應(yīng)用的情況下，熟練地掌握它們的使用方法，不僅可以提高工作效率，而且可以大大提高文書工作的質(zhì)量。

3 如何提高文書工作人員的素質(zhì)

一是關(guān)心關(guān)注文書工作人員成長，及時(shí)掌握文書工作人員的思想動(dòng)態(tài)，強(qiáng)化政治素質(zhì)和道德修養(yǎng)的建設(shè)。對(duì)于國有企業(yè)來說，必須發(fā)揮黨的政治核心作用，對(duì)文書工作人員的思想政治工作不可放松，切實(shí)提升文書工作人員的政治素質(zhì)和道德修養(yǎng)。要利用開辦培訓(xùn)班、政治學(xué)習(xí)、談心交心等各種有效形式，展開對(duì)文書工作人員在政治素質(zhì)方面的教育培訓(xùn)工作。尤其是針對(duì)在平時(shí)工作中，文書工作人員在思想上、工作上表現(xiàn)出來的問題，一定要及時(shí)采取措施，幫助引導(dǎo)，將問題及時(shí)解決，避免文書因這些問題影響到工作。作為企業(yè)來說，要切實(shí)關(guān)心關(guān)愛職工，建立完善屬于自己的企業(yè)文化，通過文化來感化職工，提升職工對(duì)企業(yè)發(fā)展的責(zé)任感和主人翁意識(shí)，使之能夠全身心投入到崗位工作來，積極為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。要建立健全文書正常的成長成才機(jī)制，避免文書工作人員一輩子都在文書崗位，干一輩子文書，從而失去工作的激情。

二是聯(lián)系企業(yè)發(fā)展的實(shí)際，著重加強(qiáng)文書工作人員的系統(tǒng)培訓(xùn)工作，提升文書工作人員服務(wù)的質(zhì)量和水平。加強(qiáng)職工群眾的技術(shù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高廣大職工隊(duì)伍的素質(zhì)，是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的需要。長期以來，大家都認(rèn)為文書工作不重要，誰都可以勝任，是以沒有得到足夠重視，培訓(xùn)工作基本沒有，全靠自學(xué)。以我們單位為例，全公司所有的文書工作人員，基本上沒有接受過專門的教育和培訓(xùn)，大多數(shù)都是半道出家，臨時(shí)上任，根本不掌握文書學(xué)的專業(yè)知識(shí)，很多工作都是根據(jù)前輩的工作經(jīng)驗(yàn)來開展。目前就我們公司來說，文書工作人員的素質(zhì)和企業(yè)發(fā)展需要極不匹配。特別是現(xiàn)在辦公自動(dòng)化、信息化水平的不斷提高，對(duì)文書工作提出了更高的要求，若再不系統(tǒng)培訓(xùn)，很大一部分文書工作人員勢(shì)必跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐。所以，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的文書工作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)顯得尤為重要。但是我們的一些企業(yè)偏重于主體專業(yè)人員的教育培訓(xùn)，對(duì)文書等崗位人員的培訓(xùn)覺得可有可無，這是個(gè)錯(cuò)誤的觀點(diǎn)。其實(shí)，更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)這些崗位的教育培訓(xùn)，讓大家和企業(yè)融為一體，共生共存。

三是聯(lián)系崗位職責(zé)要求，加強(qiáng)對(duì)文書工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升他們的業(yè)務(wù)能力，確保勝任崗位。文書工作本就是一個(gè)事務(wù)性極強(qiáng)的工作。要提高文書工作人員的業(yè)務(wù)工作能力，就必須結(jié)合單位文書工作人員存在的問題，有針對(duì)性地采取措施加以解決。首先，要對(duì)文書工作人員進(jìn)行摸底，掌握目前文書工作人員的現(xiàn)狀和存在問題，做到有的放矢，制定好方案措施。第二，要按照高質(zhì)量的工作標(biāo)準(zhǔn)要求，通過講座形式，外聘老師進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，讓大家對(duì)文書工作有個(gè)更新更細(xì)的認(rèn)識(shí)。第三，要進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)，對(duì)一些問題較多的單位和素質(zhì)較低的個(gè)人派專人進(jìn)行指導(dǎo)、幫教，使其盡快整改。最后，通過舉辦經(jīng)驗(yàn)座談會(huì)、交流會(huì)以及現(xiàn)場觀摩會(huì)等形式，推廣好的單位及做出突出成績的個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，使文書工作人員學(xué)有目標(biāo)，趕有方向，增強(qiáng)提高素質(zhì)的緊迫感。

四是堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)踐，強(qiáng)化實(shí)踐鍛煉，確保工作效果。實(shí)踐出真知。我們公司一些老同志，雖然不是科班出生，沒有系統(tǒng)地經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)，但他們通過自身的努力，不斷地在工作實(shí)踐中摸索，逐步掌握了文書工作專業(yè)知識(shí)，成為勝任本職工作的優(yōu)秀文書人員。其實(shí)，光學(xué)理論知識(shí)，不結(jié)合實(shí)際，不運(yùn)用到工作實(shí)踐當(dāng)中來，也是假把式。要想做好文書工作，在經(jīng)過系統(tǒng)教育、培訓(xùn)同時(shí)，還需要進(jìn)行實(shí)踐，以理論指導(dǎo)實(shí)踐，不斷豐富，真正做到把理論同實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合起來，才能提升工作效率。每個(gè)從事文書工作的同志，都必須在實(shí)踐中刻苦鉆研本職業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)工作水平，才能成為過硬的文書工作人員。當(dāng)然，企業(yè)還應(yīng)該通過舉辦文書管理競賽、打字競賽、計(jì)算機(jī)操作競賽等文書專業(yè)的各種競賽，調(diào)動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性，提高文書工作人員素質(zhì)和工作水平。

對(duì)于一個(gè)大型企業(yè)來說，文書工作不是可有可無的，只是崗位描述不一樣而已。企業(yè)文書質(zhì)量的好壞和水平的高低也能體現(xiàn)企業(yè)的基本素質(zhì)，事關(guān)企業(yè)形象，關(guān)系到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策效率，對(duì)企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步具有十分重要的意義。所以，提高文書工作人員素質(zhì)，提高文書工作水平，是企業(yè)不可忽視的一項(xiàng)重要工作。