提升檔案管理效率的研究

【文章摘要】

在檔案管理范式既定條件下，檔案管理效率將主要由由檔案管理人員的人力資本水平、檔案管理硬件水平來決定，而檔案管理人員作為具有能動性的資源，直接影響到檔案管理的成敗。人力資本投資是提升檔案管理人員人力資本水平的關鍵，主要手段包括正規(guī)教育投資、健康投資、遷移投資、信息投資、在職教育投資五大方面。加強檔案管理人員人力資本投資，有利于全面提升檔案管理效率。

【關鍵詞】

人力資本投資；教育投資；檔案管理；效率

我國檔案管理體制是建立在計劃經濟體制下的，檔案管理范式、檔案文化、檔案管理制度等都帶有濃郁的計劃色彩，檔案工作領導體制也較為混亂，難以適應改革開放的發(fā)展需要。隨著市場經濟的確立，經濟成功轉型，檔案管理體制改革也緊鑼密鼓的開展開來，在經濟社會變遷中把握檔案管理范式的轉型，有效推動檔案事業(yè)的大繁榮大發(fā)展，是當下檔案管理工作的重心。然而，我國檔案管理體制改革在處理歷史遺留問題、信息管理敏感問題等深層次問題過程中，困難重重，造成檔案管理體制改革滯緩且膚淺，各項工作的開展也受到了較大影響，對此，政策理論界展開了廣泛而深入的探討。

1 提升檔案管理效率的研究現(xiàn)狀

數字化背景下，運用現(xiàn)代化的信息數字技術，提升檔案管理硬件水平，不僅有利于檔案管理創(chuàng)新，對于提升檔案管理效率也大有裨益。云計算作為集網絡計算、網絡存儲、互聯(lián)網絡服務、信息共享的信息技術新模式，具有廣泛的應用空間。對于數字化檔案管理建設而言，云計算已顯示出強大的生命力，檔案管理也迎來了信息數字化發(fā)展的春天，云計算將從基礎設施建設角度降低成本、從檔案信息管理角度提升安全可靠性、從資源共享性角度滿足多元化需求，但是作為一種發(fā)展不過十年的數字信息技術，云計算更多的還是處于理念設計階段，對其科學開發(fā)和在檔案管理中的應用還有很長的一段路要走，如信息安全問題、執(zhí)行的國際標準問題、建設投資問題等，都是擺在當前檔案數字化管理面前的、不能回避的難題。此外，還有學者強調要建立完善的檔案管理制度，加強管理流程設計、安全檢查、分類管理等制度建設，以此提升辦公室檔案管理的工作效率。

事實上，當前檔案管理過程中存在的主要問題在于，檔案管理人員素質不高致使檔案管理的重要性、安全性未得到相應關注，是導致檔案管理效率低下的根本原因。對此，學界卻較少給予關注?？茖W發(fā)展觀和和諧社會建設下，如何做好新形勢下的檔案管理工作是一個值得深思的話題。在回答這一問題的過程中，勢必會談及到檔案管理人員的素質提升問題、檔案管理工作的重視程度等。要在提升檔案管理工作者綜合素質的基礎上，依靠廣大員工提供相應資源，來提升檔案管理工作水平。檔案管理效率的提升不僅依賴于檔案管理流程的改進、基礎設施的完善、硬件水平的提升，還必須要求檔案管理人員不斷提升自身素質。

綜上所言，筆者認為在檔案管理范式既定條件下，檔案管理效率將主要由由檔案管理人員的人力資本水平、檔案管理硬件水平來決定，而檔案管理人員作為具有能動性的資源，直接影響到檔案管理的成敗?；诖?，接下來將系統(tǒng)闡述靈活運用人力資本投資手段，提升檔案管理人員的人力資本水平。

2 加強檔案管理人員人力資本投資

2.1 在進人環(huán)節(jié)注重受正規(guī)教育程度

檔案管理系統(tǒng)同樣會面臨人員的進入與退出問題，在進人環(huán)節(jié)注重人員的受正規(guī)教育程度尤為重要，這也是人力資本投資手段之一的正規(guī)教育投資。由于受正規(guī)教育均是在工作之前進行，因此，這一人力資本投資手段的應用就體現(xiàn)在進人環(huán)節(jié)的篩選上。一般而言，應聘人員受正規(guī)教育程度越高，越表明其人力資本水平越高。我國教育體制改革與教育事業(yè)的發(fā)展并不同步，但是教育資源的集聚效應卻充當了市場無形的手的作用，自動調節(jié)教育市場的有序發(fā)展，高等教育中層次體系，“985工程”、“211工程”、“部屬高校”、省屬高校、民辦高校等級分明，不僅為教育大發(fā)展提供了思路，也為用人單位提供了便利，節(jié)省了招聘成本。但這也不一定意味著，名校的畢業(yè)生就一定由于地方院校的畢業(yè)生。因此，在進人環(huán)節(jié)中，要全面考察應聘人員的求學經歷與表現(xiàn)，以崗定人、擇優(yōu)錄取。

需要補充說明的是，檔案管理作為一種特殊的職業(yè)，不僅要具備一定的文化素養(yǎng)，還應考察其職業(yè)操守、個人道德等內容，以免魚目混珠，給檔案管理工作帶來不可估量的損失。

2.2 加強檔案管理人員的健康投資

健康投資作為一種基本的人力資本投資手段，直接關系到員工的身體綜合素質。俗話說，身體是革命的本錢。面對當今巨大的生活壓力，檔案管理員必須擁有健康的體魄、飽滿精力，才能有效完成日常繁瑣艱巨的管理工作。加強健康投資，應該從健康體檢出發(fā)，強化員工的健康生活意識，進一步完善職工醫(yī)療保險制度、養(yǎng)老保險制度等基本制度，同時，加強體育鍛煉，定期組織體育比賽活動，調動員工運動鍛煉的積極性。

2.3 加強檔案管理信息化建設

信息投資是指通過信息化建設，將各個員工的基本情況、發(fā)展愿景置于一個共同的信息服務平臺，為員工的成長發(fā)展提供機會。這種機會的創(chuàng)造不僅能調動員工的工作積極性，還有利于人力資管理部門對員工實行人本管理，從而形成良好的團隊合作氛圍，實現(xiàn)共同發(fā)展的目標。在這種背景下，員工之間、上下級之間可以深入交流、廣泛學習，全方位提升員工的綜合素養(yǎng)。

2.4 強化“干中學”，加強繼續(xù)再教育投資

“干中學”機制被認為是一種提升人力資本水平行之有效的人力資本投資手段。信息化時代，知識的更新速度越來越快，這不僅加重了檔案管理的難度，也增加了檔案管理人員的工作壓力，這種壓力不僅來自自身教育程度與學習能力，還直接源自工作適應性。學習是最好的救世良方，對于檔案管理員工來說，加強繼續(xù)再教育投資顯得尤為必要。這種學習機制無論是員工主動要求充電，還是單位制度所為，單位都應該引起重視，報銷員工合理的學習費用，甚至應該酌情獎勵部分因學習而創(chuàng)造了經濟社會價值的員工，形成一個良好的學習環(huán)境、自我管理上升的環(huán)境。

3 結語

在制度和技術一定的情況下，檔案管理員工人力資本水平越高，配置資源的能力就越高，越有利于全面提升檔案管理工作效率。人力資本投資雖是員工人力資本水平提升的重要手段，但是各個手段的選取與應用還應因人而異，決不能忽視員工的個性化、特殊性。對員工人力資本水平的評估也不能僅僅憑借學歷、健康等單一指標，而應構建科學合理的綜合評價指標體系，以此加強員工隊伍建設，提升員工的向心力與凝聚力。

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【作者簡介】

張改霞，女，1985生，助理館員，就職陜煤集團神木檸條塔礦業(yè)有限公司。