事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理模式有了改變，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)能夠提高事業(yè)單位的辦事效率的方法。為此，對(duì)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)和存在問題進(jìn)行分析，以提出一些策略方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；建設(shè)

中圖分類號(hào)： F49 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：16723198（2014）17016701

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 檔案管理信息化的存儲(chǔ)環(huán)境優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位檔案信息化相對(duì)傳統(tǒng)的管理方式，其儲(chǔ)存的環(huán)境更加優(yōu)越。紙張的存放有很多不便之處，既不能防潮又不能防霉，會(huì)在保管的過程中造成損壞和字跡模糊不清等問題。假如發(fā)生一些自然的或人為的災(zāi)害，資料有所遺失，便沒辦法找回。但是，信息化的管理可以在保管的過程中進(jìn)行備份，不會(huì)受到一些環(huán)境的干擾，如果想進(jìn)行多重保管還可通過硬盤、光盤等拷貝下來。

1.2 檔案管理信息化的使用優(yōu)勢(shì)

相對(duì)傳統(tǒng)的檔案資料查詢、使用，檔案管理信息化更加方便、高效。傳統(tǒng)的管理在需要使用檔案時(shí)，要在申請(qǐng)?jiān)试S后，才可進(jìn)行查詢使用。在查詢的過程中，由于時(shí)間較長(zhǎng)，很多信息由于人工疏忽或紙張老化，可能會(huì)丟失一些信息?？赐旰筮€要進(jìn)行歸位。但是信息化的檔案管理只需登錄網(wǎng)絡(luò)便可查詢，而且分類清楚，整個(gè)檔案的使用都非常的簡(jiǎn)單，也不存在有信息疏漏或損壞問題。

2 事業(yè)單位檔案信息化存在的問題

2.1 檔案軟件缺乏通用性

由于事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)型號(hào)各不相同，開發(fā)軟件沒辦法互用，文件檢索和計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)缺乏通用性，不能同時(shí)適用。檔案軟件在有的計(jì)算機(jī)中能用，在有的計(jì)算機(jī)中不能用，比較限制事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

2.2 檔案信息缺乏共享性

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)程度參差不齊，不具備較好的統(tǒng)一性。因此，對(duì)于信息資源的共享，還存在一些難點(diǎn)。

2.3 檔案管理缺乏規(guī)范性

由于事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不夠好，檔案管理缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致一些檔案的相容性不是很好。檔案無法達(dá)到自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏規(guī)范、全面的推廣標(biāo)準(zhǔn)，因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)較多不可實(shí)施性。

2.4 檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新性

過去的檔案管理技術(shù)沒有一個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)，也沒有對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做過打算。所以檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新性，與現(xiàn)在的管理方式不大適應(yīng)。

2.5 管理人員素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)對(duì)檔案人員的要求較高，需要有良好的技術(shù)水平和計(jì)算機(jī)知識(shí)。但是，目前的管理人員還達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)水平。盡管設(shè)備先進(jìn)，但還需較好的操作水平。因此，管理人員素質(zhì)有待提高。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略方法

3.1 制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要按照事業(yè)單位的實(shí)際情況以及長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)進(jìn)行分析，從而來制定相對(duì)應(yīng)的總體規(guī)劃。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要遵循事業(yè)單位自身的發(fā)展情況，用科學(xué)的方式進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，以制定出有效可行的檔案管理模式。檔案信息化的建設(shè)要有一個(gè)長(zhǎng)期和短期的目標(biāo)，需要具備靈活性和可發(fā)展性，其建設(shè)需對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有良好的促進(jìn)作用。

3.2 建立一個(gè)有效實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

建立一個(gè)有效實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站，能夠給需要檔案信息的人員提供相對(duì)應(yīng)服務(wù)，能夠方便事業(yè)單位在網(wǎng)上建立信息站點(diǎn)。檔案信息網(wǎng)站可在網(wǎng)上進(jìn)行查詢、歸檔、下載等。檔案信息網(wǎng)站的建立，已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要手段，其目的在于促進(jìn)檔案管理信息化的良好實(shí)施。利用檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源共享，形成一個(gè)更全面更科學(xué)的傳送系統(tǒng)，以提高檔案管理的實(shí)際效益。

檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)還存在一些需要注意的地方。（1）檔案信息管理操作系統(tǒng)必須能夠進(jìn)行升級(jí)和更新，檢索功能也要不斷完善。系統(tǒng)要與事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的要求相符，將檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)良好的發(fā)揮出來，并不斷進(jìn)步和發(fā)展。（2）檔案管理信息化的設(shè)備必須符合國(guó)內(nèi)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位檔案管理需采用較好的硬件和軟件公司。對(duì)事業(yè)單位檔案管理的開發(fā)，可采取定做方式以保證事業(yè)單位檔案管理信息化的更新等，能夠減少日后所需開發(fā)的成本。（3）選擇網(wǎng)絡(luò)配置時(shí)，還應(yīng)考慮到事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)是否存在問題，其響應(yīng)和傳遞的速度是否能達(dá)到相關(guān)的要求。

3.3 實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展

實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案資料進(jìn)行保護(hù)，能夠加快事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。數(shù)字化檔案管理模式的建立是與時(shí)俱進(jìn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化需要依靠較為先進(jìn)的信息手段。將檔案信息變?yōu)閿?shù)字化的信息模式，并使其規(guī)范，更利于數(shù)據(jù)的查找和發(fā)布，更好更快的為人們服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員素質(zhì)培訓(xùn)

加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員素質(zhì)培訓(xùn)，能夠強(qiáng)化檔案信息化的有效建設(shè)。因此，工作人員作為檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者應(yīng)學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。工作人員在日常的操作中保持良好的心態(tài)，更好的利用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)信息進(jìn)行分類管理，以滿足事業(yè)單位的需要。

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