淺談檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

【摘 要】檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化已成為檔案管理的基礎(chǔ)工作。本文從檔案工作考核內(nèi)容、公文制發(fā)質(zhì)量、立卷歸檔、案卷質(zhì)量等幾方面進(jìn)行闡述，指出檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的必然。

【關(guān)鍵詞】檔案工作 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化 公文 立卷歸檔

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會事業(yè)發(fā)展中的重要作用日益顯現(xiàn)。與此同時(shí)，也對檔案工作提出了更高要求。檔案工作要適應(yīng)新形勢新任務(wù)新要求，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，必須正視問題，細(xì)化措施，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，從注重文書處理入手，扎扎實(shí)實(shí)的改進(jìn)檔案工作，全面提高檔案工作水平。

一、制定考核內(nèi)容是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提

1.檔案工作的管理及考核內(nèi)容

檔案工作管理體制要健全，檔案工作渠道要暢通，要配備業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、適應(yīng)工作、相對穩(wěn)定的專兼職檔案工作人員。同時(shí)檔案工作要納入工作計(jì)劃、目標(biāo)管理和相關(guān)部門及人員的崗位職責(zé)要健全，歸檔文件的質(zhì)量符合有關(guān)規(guī)范要求，書寫材料適宜檔案的長期保存，檔號編制科學(xué)、規(guī)范，定期檢查檔案。

2.檔案工作的管理制度及考核辦法

檔案工作要有機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人分管、綜合部門負(fù)責(zé)人主管檔案工作。貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)章，定期組織檔案人員進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)，建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。建立檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、重大活動檔案登記，及時(shí)準(zhǔn)確填報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。編有檔案的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具。

二、公文制發(fā)質(zhì)量是檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵

公文的制發(fā)決定著公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，都具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿看，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，在公文制發(fā)中就要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)該使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

三、立卷歸檔是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

四、案卷質(zhì)量是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的保證

提高案卷裝訂質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的重要因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

五、檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向

沒有檔案信息化建設(shè)，就談不上檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，而要實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，最有力的推手就是對開展規(guī)范化管理的單位電子檔案進(jìn)行有效管理，信息化已越來越成為檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵程序和環(huán)節(jié)，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理時(shí)，目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫文檔一體化、自動化管理工作是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的關(guān)鍵因素。

我們探索以檔案信息化促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，要以理念、設(shè)備、數(shù)字化等因素多管齊下，加快檔案的信息化進(jìn)程，發(fā)揮檔案信息資源的作用，大力開展檔案工作規(guī)范化管理，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。