辦公自動化在辦公室管理中的應用

【摘 要】社會在發(fā)展，科技在進步，隨著計算機應用的普及和信息技術的發(fā)展，辦公領域也隨之發(fā)生巨大的變革。到目前為止，許多企業(yè)已經(jīng)摒棄了用紙張傳達信息，采用辦公自動化系統(tǒng)這種新的IT技術革命產(chǎn)物。不僅實現(xiàn)了無紙化辦公，減少了環(huán)境污染和資源浪費，更加快了信息的傳播速度，提高了企業(yè)的辦公效率。本文通過簡要介紹辦公自動化的概念和發(fā)展，闡述辦公自動化在辦公室管理中的應用方式，希望能夠對今后的辦公室管理工作提供幫助。

【關鍵字】辦公自動化 概念 應用方式和過程

一、前言

信息時代的到來和社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的利用紙張、表格傳遞信息或者辦公的方式已經(jīng)漸漸跟不上時代的步伐。不僅需要耗費大量人工成本，而且容易出錯，降低了企業(yè)的效率。在科技如此發(fā)達的今天，企業(yè)要利用先進的IT技術，幫助企業(yè)處理、完成辦公室管理工作，以先進的技術促進企業(yè)管理的發(fā)展和提高。

二、辦公自動化的概念及發(fā)展歷程

（一）辦公自動化的概念。學者劉菲菲認為，所謂辦公自動化，就是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個技術應用領域，屬于信息化社會的產(chǎn)物[1]。而在我國第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上有專家提出辦公自動化是指，利用先進的科學技術，使部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業(yè)務目的的人機信息處理系統(tǒng)[2]。

（二）辦公自動化的發(fā)展。辦公自動化簡稱OA，最早出現(xiàn)在1948年，與數(shù)據(jù)處理是同義詞。辦公自動化主要經(jīng)歷了四個發(fā)展階段：1.第一階段，即起步階段。這一階段其實并未實現(xiàn)真正意義上的自動化，它是以文件系統(tǒng)或關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為基礎，以結構化數(shù)據(jù)處理為中心，以提高文件、信息等資料的管理水平為目的的電子信息技術在日常辦公過程中的應用。此時的辦公自動化只是對信息、數(shù)據(jù)、文件等資料的管理，還沒有處理、溝通等的功能。2.第二階段，辦公自動化的應用階段。辦公自動化以網(wǎng)絡為基礎，為使文件、信息等資料能夠在企業(yè)網(wǎng)絡中實現(xiàn)共享、交流提供技術支持。企業(yè)辦公中存在的弊端得到極大改善，幫助企業(yè)提高了管理水平。3.第三階段，辦公自動化發(fā)展階段。這一階段辦公自動化軟件已趨近成熟，功能也從單一的對信息的管理、傳遞發(fā)展到企業(yè)管理活動的方方面面，辦公自動化得到廣發(fā)的發(fā)展和普及。4.第四階段，辦公自動化的發(fā)展方向。到目前為止，數(shù)字化辦公的條件還不成熟，但將會是辦公自動化的主要發(fā)展方向。

三、辦公室管理中辦公自動化的應用方式

（一）辦公自動化在簡單辦公事務中的應用。辦公自動化系統(tǒng)具有文字處理、表格處理、圖像處理、文件收發(fā)、行政管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能。將這些常用的功能制作成軟件包，數(shù)據(jù)能夠共享，這樣就提高了辦事效率。

（二）辦公自動化在信息管理上的應用。接收、收集、傳遞、整理信息是辦公自動化的重要應用。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把業(yè)型辦公系統(tǒng)和綜合信息密切結合的一種一體化辦公信息處理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫中存放著大量與企業(yè)日常工作和營運有關的重要信息。作為一個現(xiàn)代化的政府機關或企事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務級OA系統(tǒng)基礎之上，構成信息管理型的OA系統(tǒng)[3]。

（三）辦公自動化在管理決策方面的應用。信息管理級的辦公自動化系統(tǒng)，能夠針對所要決策的問題，通過對數(shù)據(jù)庫中的相應數(shù)據(jù)構建數(shù)字模型，讓計算機計算出數(shù)據(jù)從而執(zhí)行決策程序。企業(yè)管理層可以根據(jù)計算機計算的數(shù)字，結合企業(yè)自身情況，以及競爭對手的情況，根據(jù)市場環(huán)境做出管理決策。

（四）辦公自動化在云計算的應用。當前國內一些領先的OA軟件企業(yè)特別針對規(guī)模小的企業(yè)，正致力于向他們開發(fā)一種經(jīng)濟實惠，性價比較高的辦公管理服務。這項服務囊括了小型企業(yè)日常的基本管理活動和主要的IT基礎設施，幫助這些小、微企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范管理。

（五）物聯(lián)網(wǎng)技術的運用。物聯(lián)網(wǎng)是指在物理世界的實體中部署具有一定感知能力、計算能力或執(zhí)行能力的各種信息傳感設備，通過網(wǎng)絡設施實現(xiàn)信息傳輸、協(xié)同和處理，從而實現(xiàn)廣域或大范圍的人與物、物與物之間信息交換需求的互聯(lián)[4]。如果將物聯(lián)網(wǎng)與OA系統(tǒng)連接，這樣我們就可以在任何地點辦公，不必拘泥于辦公形式。

（六）智慧辦公。借助于移動3G GPRS-VPN，網(wǎng)絡工作人員在能上網(wǎng)的地方用手機OA系統(tǒng)接收和發(fā)布信息。

四、實現(xiàn)辦公自動化需要的要素[5]

（一）通信平臺。幫助信息和通訊實現(xiàn)快速、安全共享的內部郵件系統(tǒng)。

（二）信息發(fā)布平臺。一個能夠在企業(yè)內部實現(xiàn)信息傳遞的平臺。

（三）工作流程的自動化。使企業(yè)各部門能夠協(xié)同工作，實時監(jiān)控，實現(xiàn)流水化作業(yè)。

（四）文檔管理的自動化。使各種文檔資料能分門別類的被保存在計算機上。

（五）輔助辦公。與日常辦公相關的輔助辦公的自動化。

（六）信息集成。辦公自動化與業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)集成，幫助相關人員得到整體信息，提高反應速度和決策能力。

除了上訴要素外，還應該有一個可以實現(xiàn)高效協(xié)同管理的工作平臺，能夠把企業(yè)的各項管理活動及活動信息在各層級、各部門、個人中進行及時有效的共享和處理。構建知識資產(chǎn)管理平臺，能幫助員工快速、高效獲取知識并運用于工作當中，提高了員工的技能；構建系統(tǒng)訪問門戶，將適合員工需求的功能放置在員工便于訪問的位置；構建企業(yè)管理文化平臺，能夠把企業(yè)的理念、愿景、目標和規(guī)劃傳播給員工，增加員工對企業(yè)的了解從而增強員工對企業(yè)的忠誠度，激發(fā)員工工作的積極性；構建靈活的業(yè)務流程平臺，能夠根據(jù)客戶的要求快速滿足他們，減少重復工作，優(yōu)化業(yè)務流程。

五、結束語

辦公室的工作瑣碎又復雜，不僅要求專業(yè)技能過硬，而且在面對緊急情況時要有隨機應變、妥善處理問題的能力。辦公自動化在辦公室管理中起了相當重要的作用，相關工作人員要高度重視辦公自動化系統(tǒng)，它的使用給工作帶了便捷，使各部門、各崗位能夠高效合作，提高了工作效率和企業(yè)的管理水平。

參考文獻：

[1]、[5]劉菲菲.淺談辦公自動化及其在辦公室管理中的應用[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2011，8.

[2]、[3]、[4]段晨輝.辦公自動化在辦公室管理中的應用及其系統(tǒng)構建[J].城市建設理論研究，2012，27.

作者簡介：馬曉花（1971.6-），女，（漢族），江蘇省淮安市漣水人，淮陰工學院離退休處技師，大專