檔案數(shù)字化建設(shè)與管理創(chuàng)新研究

【摘 要】為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，檔案館數(shù)字化建設(shè)不僅僅是一項具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項投資巨大的系統(tǒng)工程，需要有與之相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪拓斄ψ鳛橹?，任何一個失誤都有可能造成很大的損失。為此，在工程實施前，各檔案館需要根據(jù)預(yù)期目標，有針對性地制定相關(guān)方法和措施，對其進行整體規(guī)劃。

【關(guān)鍵詞】檔案 數(shù)字化建設(shè) 管理創(chuàng)新 研究

人類文明已經(jīng)真實地邁進了數(shù)字化信息時代。檔案管理和利用如何應(yīng)對及適應(yīng)數(shù)字化信息時代的需求，是我們檔案工作者要思考的。多數(shù)檔案館在進行數(shù)字化建設(shè)的同時，僅把重點放在數(shù)字轉(zhuǎn)化這一實踐操作層面上，而對于整個項目進行的前期規(guī)劃和后續(xù)工作卻沒有給予足夠的重視。

一、傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路

傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路由三個相互聯(lián)系的階段組成：（一）檔案館數(shù)字化。檔案館的數(shù)字化包含著以下三層含義，其一是隨著計算機技術(shù)的引入，建立檔案館的自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案館自動化管理，完成檔案管理的數(shù)字化；其二是館藏信息數(shù)字化，數(shù)字化的館藏檔案信息能直接被計算機識別和處理，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫；其三是構(gòu)建平滑高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。（二）數(shù)字化檔案館。在檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。（三）數(shù)字檔案館。通過國家信息基礎(chǔ)工程聯(lián)合數(shù)字化檔案館，運用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個體數(shù)字化檔案館聯(lián)合起來，進行擴張、伸展，組成完全意義的數(shù)字檔案館，遵循共同協(xié)議，實現(xiàn)數(shù)字化信息共享，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。

二、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點

（一）管理的數(shù)字化

我國檔案工作數(shù)字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實際上是一個可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為契入點，朝著這個方向積極發(fā)展。檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計算機數(shù)字化管理問題，如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計與建立等。

（二）館藏信息的數(shù)字化

目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有二種：第一種是通過計算機人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。第一種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用第一種方式就會暴露出如下致命弱點：用OCR字符識別的準確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢。而第二種方式實現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。至于圖形文件占空間大的問題，在計算機技術(shù)日新月異的今天，相信適合的軟件很快就會被開發(fā)出來，如果能采用先進的高速掃描機，那么對檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。

（三）檔案信息傳輸平臺數(shù)字化

如果把檔案館數(shù)字化建設(shè)比作一個人體的話，那么檔案管理數(shù)字化和館藏信息數(shù)字化的建設(shè)就是這個人體的骨架和血肉，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是它的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。檔案館信息傳輸平臺應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個部門的計算機資源整合在一起。可根據(jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，部門的個體計算機通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進入信息交流的大動脈——互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的共享。

三、檔案館數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展趨勢

（一）建立標準化的規(guī)范體系

標準化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅實基礎(chǔ)。如浙江省檔案局指出數(shù)據(jù)庫建設(shè)要本著保證質(zhì)量、規(guī)范標準的精神，并決定在2002年正式出臺統(tǒng)一的《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》相關(guān)標準，對全省各級檔案館現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫與軟件進行修改、規(guī)范，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，完善軟件功能，特別是數(shù)據(jù)標準接口功能。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案館數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標準的原則是：面向計算機和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息要達到以下質(zhì)量標準：第一、數(shù)據(jù)的準確性；第二、數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問題

檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。如中國第二歷史檔案館在進行民國檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時就十分重視數(shù)據(jù)的安全問題。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用

1.對用戶的需求進行調(diào)查和統(tǒng)計

根據(jù)對用戶調(diào)查的結(jié)果進行統(tǒng)計、篩選和分類，得出用戶眼中的“重要檔案”和“一般檔案”。確定檔案的重要性級別，可以用于規(guī)定各類檔案進行數(shù)字化的先后順序，即最重要的檔案應(yīng)優(yōu)先被數(shù)字化。在上述兩個過程中，第一步是從各個檔案館自身的角度出發(fā)，選出擬數(shù)字化的檔案范圍，第二步則完全是從用戶的角度進行考慮。值得注意的是，在進行第一步時，檔案館應(yīng)該盡量將檔案的選定范圍擴大，用以防止遺漏部分用戶需要的檔案。此外，在檔案數(shù)字化的整個過程中，雖然應(yīng)該以用戶需求為主導(dǎo)，但并不是說要完全依照用戶的需求對檔案進行數(shù)字化，各個檔案館還需要根據(jù)本館的具體情況，在第二步的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)卦鰷p數(shù)字化檔案的數(shù)量。

2.在共享范圍內(nèi)設(shè)立協(xié)調(diào)機構(gòu)

在社會檔案信息需求日益復(fù)雜化、多樣化的社會背景下，非常有必要將這些負有共同使命的各類型檔案館在新的層次上加以綜合和整體化，把各級各類檔案館視為相互連接的節(jié)點，集中在統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機構(gòu)下加以管理。

3.為各成員館制定一個統(tǒng)一的標準

當(dāng)所有檔案文件的數(shù)字化工作進行完畢后，我們必須對數(shù)字檔案的后續(xù)工作即實際利用做進一步的考慮，這是對檔案館作為一個服務(wù)機構(gòu)的本質(zhì)要求。后續(xù)工作的好壞，直接牽制著數(shù)字檔案的利用。檔案館對數(shù)字化檔案的檢索方法，如：檢索式的編寫也不盡相同。在實際應(yīng)用中，這些差異都會給用戶的使用帶來很大的不便，用戶很可能因此而找不到目標檔案，進而對檔案館的社會功能產(chǎn)生懷疑。

總之，紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化是一項巨大的系統(tǒng)工程，它的順利實施需要一個科學(xué)的合理規(guī)劃，在這個規(guī)劃中，檔案館應(yīng)該考慮到各個方面的因素，這樣一方面可以節(jié)省大量的人力、物力和財力，另一方面還可以提高數(shù)字化檔案的利用率。

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