檔案信息數(shù)字化的認識與思考

【摘要】伴隨著信息化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和計算機的廣泛運用，電子文件將會更多的代替紙張為載體的文件，檔案管理的工作也會轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的管理，本文從檔案信息數(shù)字化的優(yōu)勢以及所存在的問題進行分析，提出相關(guān)的優(yōu)化方法。

【關(guān)鍵詞】檔案信息；數(shù)學化；認識

一、檔案信息化的優(yōu)勢

檔案信息數(shù)字化是檔案管理中的一個重要組成部分，也是提升檔案信息管理的重要內(nèi)容。同時更是實現(xiàn)檔案信息安全有效的管理基礎(chǔ)。

（一）方便檢索。檔案進行信息化以后，就可以保存在電腦中，包括U盤或是云盤當中，查詢?nèi)菀住Ｍ瑫r，因為計算機本身強大的搜索功能，讓信息檔案管理更加方便和快捷。同時，信息數(shù)字化后還可以改變原有陳舊的紙質(zhì)材料的操作方法，最大限度避免因為人為操作不準確帶來了的信息不完整，大大提升了工作效率，只需要在電腦上就可以完成了，大大減少操作的時間，方便、快速，效率高。

（二）方便儲存。數(shù)字化之后與傳統(tǒng)的檔案進行比較，可以避免發(fā)霉、蟲蛀和一些不確定情況的問題，可以重復(fù)進行使用，不單能節(jié)省大量的紙張，而且非常環(huán)保，并且能在一定程度上延長使用的年限。同時，儲存的容量很大，所占用的空間也不大，可提升檔案信息管理質(zhì)量。

二、檔案信息數(shù)字化進程當中所存在的問題

檔案信息數(shù)字化的優(yōu)勢是非常明顯的，但是其所存在的問題也是不可以輕視的。只有充分認識到檔案信息數(shù)字化進程當中所存在的問題，才能在實際的工作中采取有效措施去避免這些問題，才可以將檔案信息數(shù)字化工作做好。

（一）歸檔比較困難。根據(jù)相關(guān)了解，當前許多企業(yè)、事業(yè)單位都采用了辦公自動化系統(tǒng)，而同一個單位要用的檔案管理系統(tǒng)是檔案行政管理部門為了讓檔案現(xiàn)代化管理標準化、規(guī)范化而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于兩套系統(tǒng)的設(shè)計單位不同，所以不一樣的軟件環(huán)境下所形成的數(shù)據(jù)難以進行轉(zhuǎn)變。例如：神華準能公司采用的辦公自動化系統(tǒng)是委托慧典公司設(shè)計的軟件，并于今年進行了系統(tǒng)升級；而所使用的檔案管理系統(tǒng)是由世紀科怡公司所設(shè)計的檔案現(xiàn)代化管理軟件。所以在電子文件進行歸檔時經(jīng)常出現(xiàn)問題，有時甚至無法進行電子文件的歸檔，給原始數(shù)據(jù)的錄入、收集工作造成了一定的困難。

（二）不確定因素影響到保存的問題。電子文件具有操作方便、傳遞快速等優(yōu)點，但因為一些不確定的因素也會帶來保存上的困難。例如，電子文件對于軟件、硬件設(shè)備的依賴、無法直接進行讀取、容易被更改、數(shù)據(jù)選擇問題、病毒問題。這一些都帶給電子檔案的安全和長期的保存帶來一定的問題。而且，信息容易被改變，同時改變后不會留下痕跡，容易導(dǎo)致檔案的失真。在網(wǎng)絡(luò)中對于操作者身份的認定技術(shù)也暫時沒有得到徹底的解決，讓電子文件處于在一個危險的狀況中。

（三）利用率不高。因為數(shù)字檔案的利用率不高，在一定程度中限制了檔案數(shù)字化的進程，雖說辦公自動化系統(tǒng)推行也有了一定的時間，但是很多單位仍未將提升電子信息文件管理意識當成是任務(wù)。就神華準能公司來說，檔案的管理與利用還是處于檔案信息數(shù)字化的初級階段，一般都還是延續(xù)傳統(tǒng)、陳舊的管理觀和方式，對于檔案的檢索、借閱基本上還是由人工完成，計算機在整個過程當中的運用，一般只限于電子文件從OA系統(tǒng)歸檔、部分檔案實現(xiàn)圖文并茂、打印、編輯。人們只是看到有限的檔案，但未能重視以網(wǎng)絡(luò)形式傳達龐大的資源庫，不單在一定程度了消耗了人力、財力、物力，而且這讓電子文檔因為未能得到合理開發(fā)的運用而導(dǎo)致不必要的浪費。

三、優(yōu)化的方案

（一）優(yōu)化檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)。面對知識經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案信息工作也需要以企業(yè)、事業(yè)單位的大局為主。應(yīng)該要加大檔案信息資源的收集、擴大信息資源的范圍，增加信息資源的儲存，尤其是加大對于單位的戰(zhàn)略格局和管理的方法，同時還要科學地圈定館藏檔案數(shù)字化的范圍和順序，將利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。重新審視檔案的質(zhì)量、結(jié)構(gòu)，增加高層次檔案信息內(nèi)容，豐富其載體方式。此外，要加強檔案整理、確保檔案信息資源優(yōu)化，制定合理的歸檔保存期。在檔案信息鑒定基礎(chǔ)上，對一些永存紙質(zhì)檔案采取必要保護方法，構(gòu)建信息化數(shù)字化檔案。

（二）優(yōu)化管理方式。傳統(tǒng)信息管理一般都是封閉形式的，檔案材料的收集只是限定在本單位的特定范圍內(nèi)，服務(wù)對象也主要是本單位的一些主要部門及負責人。伴隨著信息化發(fā)展，當代企業(yè)對于信息資源的依賴性越來越大，之后的檔案信息管理應(yīng)該是一個開放式的形式。因此檔案信息化要融入企業(yè)或單位的整體信息化系統(tǒng)，發(fā)揮其信息共享的特點，讓檔案可以成為單位信息服務(wù)的重要組成。

（三）優(yōu)化檔案工作技術(shù)。技術(shù)上的優(yōu)化是檔案信息數(shù)字化工作的基礎(chǔ)方法。檔案信息管理要改變原來的通過人工操作方法以及分割式的組織體系，就要大力引入當前科技化的方法，構(gòu)建起檔案的信息中心，實現(xiàn)檔案信息收集、整理、保存、運用、傳達的自動及網(wǎng)絡(luò)化。實現(xiàn)信息的一體化，借用多個媒體技術(shù)，對檔案進行加工和保存，使檔案信息資源達到圖、文、聲一體化傳輸服務(wù)，讓重要的資源可以得到更加完善的保存。

（四）優(yōu)化人才隊伍的構(gòu)建。實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化最重要的一個內(nèi)容就是構(gòu)建現(xiàn)代化的人才隊伍，所以，人才是關(guān)系到檔案信息數(shù)字化構(gòu)建成功與否的一個關(guān)鍵點。檔案管理人員不僅僅滿足一般的計算機操作，同時更需要有較高層次的知識與先進的技術(shù)水平。當前，檔案管理已由原來的勞動密集型變成了以現(xiàn)代化辦公設(shè)備為根本的知識密集型工作方式，檔案數(shù)字化構(gòu)建的過程和新知識與技術(shù)的普及必須保持同步。企事業(yè)單位雖然引進了現(xiàn)代化的一些設(shè)備，但是人員培訓跟不上，這些設(shè)備仍無法發(fā)揮其充分的作用。所以，一定要加大在職的檔案管理人員的崗位培訓力度，重點學習與信息化相關(guān)的知識。同時，還需要重視引進相關(guān)的專業(yè)性人才，以此來適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求。

四、結(jié)束語

綜上所述，當前社會是一個信息高速發(fā)展的社會，檔案信息為檔案管理的組成，也是歷史的重現(xiàn)者，其數(shù)字化已成為檔案管理最先進及重要的手段。優(yōu)化科學的管理，保證檔案電子信息的可靠性，讓其在社會生活、工作中發(fā)揮更好的作用，有著非常重要的現(xiàn)實意義及作用。

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