論交通運輸部門檔案管理的信息化建設(shè)

【摘要】隨著科技的進步和計算機應(yīng)用的普及，交通運輸部門的檔案管理向信息化發(fā)展是時代的必然，信息技術(shù)的應(yīng)用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便，節(jié)省成本，減少工作量。文章分析了當前交通運輸部門檔案管理存在的問題，探討了檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的具體措施。

【關(guān)鍵詞】交通運輸 檔案管理 信息化建設(shè) 電子文件

檔案信息資源是國家的一項基礎(chǔ)性信息資源，檔案信息化是國家信息化的重要組成部分。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使檔案信息管理進入現(xiàn)代化管理的先進行列，并為檔案信息管理提供了可靠的保證。黨和國家實施“大力推進信息化，加速建設(shè)現(xiàn)代化”的發(fā)展戰(zhàn)略，對檔案管理部門提出了新的任務(wù)，也為檔案部門的信息管理的創(chuàng)新提供了難得的發(fā)展機遇。 交通運輸部門的檔案具有十分重要的作用，其不僅能反映當?shù)亟煌ㄟ\輸行業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)能力，而且還可以為交通運輸經(jīng)營部門總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)驗提供重要依據(jù)。檔案是否真實、完整，其信息化程度的高低，將會直接影響到檔案工作的質(zhì)量和效率，甚至是當?shù)亟煌ㄐ袠I(yè)的未來的發(fā)展。

一、當前交通運輸部門檔案管理存在的問題

目前，一些交通運輸部門在檔案管理工作中，存在著不少問題，需要亟需通過檔案的信息化建設(shè)來解決。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范：沒有目錄號、一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范：有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題、缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象：比較嚴重如有按時間組的；也有按職能部門管轄權(quán)限組的；還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一：有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。

從以上情況來看，這些檔案管理中存在的問題，需要盡快地、科學(xué)地解決，普及計算機的應(yīng)用，加大信息化建設(shè)，是解決這些問題的有效途徑。

二、交通運輸部門檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

（二）檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。

（三）檔案的標準和規(guī)范建設(shè)。標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于檔案信息化的標準規(guī)范體系。

（四）檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣，關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。

（五）信息化人才隊伍建設(shè)。人才是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。只有擁有一支熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)和檔案管理知識的復(fù)合型人才，才能更好的推進檔案的信息化建設(shè)。

三、加強檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用。而檔案管理信息化的目的是為了提高檔案的利用率。交通運輸部門在檔案管理推進計算機管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)相關(guān)檔案各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。在交通運輸部門檔案管理系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)。要充分發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

（三）加強電子文件的管理和應(yīng)用。電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，按照信息管理部門的統(tǒng)一要求，進行文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸?？梢越柚畔⒐芾砭W(wǎng)絡(luò)，在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。

電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成。應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。 三個部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。電子文件的技術(shù)處理工作顯得尤為重要，要實施電子文件管理戰(zhàn)略，新型文件材料的歸檔勢在必行。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（四）做好檔案電子文件的保存。電子文檔不同于紙質(zhì)文檔，電子文檔以化學(xué)磁性材料為載體，從理論上講能夠長期保存，但是若處置不當，其損壞可能會瞬間發(fā)生，難以恢復(fù)。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害，但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，電子文件中原始信息的保存時間，目前還沒有明確的定量，其存儲的穩(wěn)定性受到存儲設(shè)備的質(zhì)量、外界環(huán)境等影響，因此其保存問題還有待檔案工作者及科技工作者共同進行深入研究和探討。

總之，，加快交通運輸部門的檔案信息化建設(shè)步伐，是提高交通運輸管理水平的重大舉措，在改善交通運輸狀況，發(fā)展區(qū)域經(jīng)濟方面發(fā)揮著重要的作用。

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作者簡介：王佳（1985.08— ），女，漢族，山東陽信人。大學(xué)本科學(xué)歷，現(xiàn)有職稱為助理館員。工作于濱州市交通運輸局，副科長。