試論如何有效提高檔案管理水平

【摘要】檔案信息對于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，因此企業(yè)應(yīng)該十分重視檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理工作水平的提高有助于企業(yè)信息數(shù)據(jù)的共享和互動，為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。本文從四個方面提出了提高檔案管理水平的途徑：完善企業(yè)檔案管理制度；加強檔案基礎(chǔ)管理，做好收集、分類、保管工作；加強企業(yè)檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)，改進工作作風(fēng)；利用現(xiàn)代化的工具做好檔案管理工作。希望這些措施能夠?qū)τ谄髽I(yè)檔案管理水平的提高有所助益。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 水平 提高 必要性 措施

一、加強檔案管理的必要性

檔案信息是否完整關(guān)系到企業(yè)信息發(fā)展信息的準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確的歷史記錄能夠在關(guān)鍵時刻為企業(yè)提供發(fā)展的參考依據(jù)，能夠從全局出發(fā)指導(dǎo)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。為了更好地收集、保存、整理這些信息，檔案管理就成為企業(yè)發(fā)展的一項重要任務(wù)。相反，如果企業(yè)的檔案管理不妥當(dāng)，企業(yè)重要信息丟失或者失真，這將為企業(yè)的發(fā)展以及管理帶來很大的麻煩。例如，關(guān)于企業(yè)原材料的一些數(shù)據(jù)丟失，一旦原材料質(zhì)量出現(xiàn)問題，那么將很難確定責(zé)任人，會給企業(yè)帶來經(jīng)濟上的損失和名譽上的危害。因此企業(yè)的檔案信息管理工作一定要保質(zhì)保量地完成。

二、當(dāng)前檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題

（一）檔案管理制度不完善。檔案信息涉及到企業(yè)發(fā)展的方方面面，信息數(shù)據(jù)的收集需要各個部門的支持。收集到的信息需要經(jīng)過很多程序進行處理，進而合理地分類、存檔。然而，目前企業(yè)的檔案管理還沒建立完善的工作標(biāo)準(zhǔn)體系，對各個步驟的操作沒有規(guī)范化的、統(tǒng)一的要求，對于不同類別的信息，例如涉密信息的收集整理等沒有明確的規(guī)定。這些管理制度的不完善使檔案管理工作更加繁雜，嚴重影響到檔案信息的準(zhǔn)確性。

（二）管理人員素質(zhì)不高。隨著企業(yè)現(xiàn)代化進程加快，與企業(yè)發(fā)展相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)呈爆炸式增長。檔案信息的繁雜需要借助大量的現(xiàn)代化信息處理手段。而企業(yè)的檔案管理工作人員由于長期從事傳統(tǒng)的檔案管理，短時間內(nèi)很難適應(yīng)新的工作環(huán)境。企業(yè)因為不夠重視檔案管理工作，也很少安排相關(guān)的員工培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作技能不能提高，檔案管理工作質(zhì)量下降。

（三）檔案管理硬件設(shè)備落后。檔案信息數(shù)據(jù)的增多，需要很多先進的數(shù)據(jù)處理軟件來進行管理。而目前很多企業(yè)很沒有意識到檔案管理硬件投資的重要性，為了降低企業(yè)管理運營成本，企業(yè)主最終選擇不進行檔案管理硬件設(shè)備投資。這導(dǎo)致檔案管理工作不能與時俱進。另外，由于我國的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展比較遲緩，由于缺乏投資，與檔案管理相關(guān)的軟件開發(fā)不夠完善，不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。

三、提高檔案管理水平的措施分析

（一）完善企業(yè)檔案管理制度。企業(yè)檔案管理制度的完善能夠有效地提高企業(yè)的檔案管理效率，提高檔案管理工作的水平，減輕檔案管理工作人員的負擔(dān)。首先在檔案信息數(shù)據(jù)收集時，要對不同的信息制定不同的操作步驟。例如，涉密信息的收集可以由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指定專人負責(zé)，這樣可以有效地保護企業(yè)的商業(yè)機密。對于一般的信息收集要做到流程的標(biāo)準(zhǔn)化，不同程序要合理地銜接，這樣可以提高工作效率。另外，信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案信息化使得檔案信息的共享與交流增多，這就更需要我們對于檔案信息的管理制定完善標(biāo)準(zhǔn)，并且根據(jù)硬件和軟件的不斷更新，也要與時俱進的修改和完善檔案管理制度。例如，在企業(yè)內(nèi)部檔案信息交流平臺上，要設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，要對檔案信息用戶合理的分類。

（二）加強檔案基礎(chǔ)管理，做好收集、分類、保管工作。檔案信息數(shù)據(jù)的收集、分類、保管是檔案管理工作的基礎(chǔ)。江澤民同志曾說過：基礎(chǔ)不牢，地動山搖。檔案管理人員認真負責(zé)地夯實基礎(chǔ)工作會起到事半功倍的效果。檔案的信息的增多要求工作人員需要在短時間內(nèi)處理大量的數(shù)據(jù)，因此，管理人員需要一次性地把基礎(chǔ)工作做好、做精，只有這樣才會提高管理效率。如果基礎(chǔ)性工作沒有做好，會為后期數(shù)據(jù)的調(diào)用帶來很大的不便。

（三）加強企業(yè)檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)，改進工作作風(fēng)。檔案管理工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，企業(yè)一定要非常重視加強企業(yè)檔案管理工作人員的自身綜合素質(zhì)的提高。一方面，在進行檔案工作人員招聘時，要嚴格進行考核、面試，本著寧缺毋濫的原則，招聘具有優(yōu)秀專業(yè)素養(yǎng)的人才。另一方面，企業(yè)要敢于投資檔案管理工作，加強相關(guān)工作人員的培訓(xùn)。企業(yè)可以聘請高校的專家定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，使得檔案管理人員能夠了解該領(lǐng)域的前沿，從而不斷學(xué)習(xí)、不斷提高自身素質(zhì)。另外要提高檔案管理工作人員的心理素質(zhì)和道德素質(zhì)。使他們能夠有信心面對復(fù)雜的檔案管理工作和變化的工作環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)。同時，也要使檔案工作人員能夠愛崗敬業(yè)，嚴格遵守工作行為規(guī)范、按照企業(yè)要求進行檔案管理工作，不能出現(xiàn)泄漏企業(yè)秘密甚至販賣企業(yè)信息的行為。

（四）利用現(xiàn)代化的工具做好檔案管理工作。檔案信息種類的增多、信息量的擴大需要高效率的信息數(shù)據(jù)處理軟件。企業(yè)應(yīng)該充分利用市場上已有的檔案管理軟件，提高檔案管理工作的質(zhì)量?，F(xiàn)代化的檔案管理工作是現(xiàn)代化管理的一部分，其順利實施有助于提高企業(yè)的整體管理水平。否則，就會成為企業(yè)管理的短板，嚴重影響企業(yè)的發(fā)展和進步。在云計算、大數(shù)據(jù)的智慧時代，社會對企業(yè)的信息要求更加標(biāo)準(zhǔn)化和更具有互動性，因此企業(yè)積極地進行檔案管理的現(xiàn)代化有助于公眾準(zhǔn)確的了解企業(yè)的信息，從而為企業(yè)創(chuàng)造良好的社會形象，這對企業(yè)的長遠發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。

四、結(jié)語

提高檔案管理水平是提高企業(yè)管理水平的一個重要組成部分。而對于企業(yè)而言，只有各部分綜合協(xié)調(diào)發(fā)展才能實現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展。對于檔案管理中問題，例如檔案管理制度不完善，專業(yè)人才缺乏等，我們應(yīng)該及時地發(fā)現(xiàn)，并有效地解決。

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