關(guān)于加強檔案管理工作的幾點思考

【摘要】本文重點分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中的現(xiàn)狀及其存在的問題，對企業(yè)檔案管理的重要性進行了分析。同時，作者針對以上分析，分別從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員自身的素質(zhì)和具體管理方法方面提出了自己的見解。

【關(guān)鍵詞】檔案 管理 措施

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）對檔案整理工作沒有引起充分的重視。對檔案管理工作的忽略由來已久。這既有客觀原因，也有主觀原因?？陀^上，檔案整理工作細致、繁復(fù)，需要比其他工作更多的耐心和細心才能夠完成。在人力資源不足的情況下，容易出現(xiàn)檔案標號不全、目錄檔號混亂、案卷頁碼未標全或者組卷混亂等情況。主觀上，由于檔案管理工作并不能為企業(yè)帶來實際的經(jīng)濟效益，因而很多企業(yè)未予以足夠的重視。這是檔案管理工作的一個嚴重誤區(qū)，需要引以為戒。如果檔案管理工作不能嚴肅有序，將造成嚴重的經(jīng)濟損失和資源浪費。

（二）檔案交接工作不徹底?！稒C關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定，“機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢鴮嶋H情況卻是，在人員調(diào)動發(fā)生后，檔案管理人員匆忙離開，新的管理人員草草報道。這部分是由于一些企業(yè)缺乏良性的人員互動，另一方面，也與很多檔案管理人員沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練有關(guān)。檔案管理工作種類繁多、工作細致，牽涉的內(nèi)容極其重要，在辦理交接工作的時候，需要比其他交接工作更多的時間和手續(xù)才可以。

（三）檔案管理手段落后。這里主要存在兩個問題，一是多數(shù)企業(yè)缺乏專門化管理，二是信息化檔案管理水平落后。檔案管理的分類和收集非常重要，需要檔案管理人員思維縝密，條理清楚。而目前看來，多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員屬“兼職”性質(zhì)，難以保證對檔案管理工作的全身心投入。而且，在其他崗位牽涉精力過多必將導(dǎo)致對檔案管理工作的疏漏。檔案材料不齊全、不準確，檔案不能如實反映現(xiàn)實的情況就會發(fā)生。另外，我國的企事業(yè)單位在檔案的信息化管理上還有很大的欠缺。電腦普及程度不高，軟硬件設(shè)施不完備，不能充分發(fā)揮管理軟件的潛力等弊病必須予以改善，這樣才能讓檔案管理有所創(chuàng)新與發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理的重要性分析

（一）記錄企業(yè)的成長歷史。企業(yè)的創(chuàng)辦年代、戰(zhàn)略調(diào)整、人事變遷，地址變遷、擴張與盈虧都在檔案中詳細保存。企業(yè)檔案就相當(dāng)于一部企業(yè)的發(fā)家史，其中包含著企業(yè)發(fā)展的所有經(jīng)驗和教訓(xùn)，也是企業(yè)精神和企業(yè)核心價值觀的忠實體現(xiàn)者。

（二）記錄商業(yè)機密，防止外泄。企業(yè)檔案與商業(yè)機密緊密相連，必須加強檔案管理人員的保密意識并確保統(tǒng)一管理，如若保管不善，勢必造成丟失商業(yè)機密甚至威脅到企業(yè)的生存。

（三）幫助制定企業(yè)方針政策。詳細的企業(yè)檔案包含完整的企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)分析和對比，可以產(chǎn)生科學(xué)的企業(yè)發(fā)展策略，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。

（四）創(chuàng)建企業(yè)文化，幫助企業(yè)宣傳。企業(yè)文化完整的包含在企業(yè)檔案中。這是因為企業(yè)文化的每一個創(chuàng)建歷史都會被記錄在案并用于員工學(xué)習(xí)和宣傳。做好檔案管理后，在整理企業(yè)文化時，就不需要編造，只需要對檔案中員工們認可的制度規(guī)范和行為準則加以補充和完善。而這些完善后的檔案就是絕佳的企業(yè)宣傳資料?？梢姡龊脵n案管理是一件一舉多得的事情。

三、加強檔案管理的對策分析

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，強化職工的檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)重視，部門才能夠發(fā)展，能夠有所提高。前面提到的檔案管理中硬件設(shè)施不全，軟件設(shè)施落后的情況，必須如實向領(lǐng)導(dǎo)反映。而領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該充分認識到檔案管理的重要性，重視檔案管理人員的培養(yǎng)，并保證一定的資金用于完善檔案館設(shè)施。在職工培養(yǎng)上應(yīng)該本著公平、公正、客觀的態(tài)度，把培訓(xùn)提高檔案管理人員素質(zhì)作為當(dāng)務(wù)之急。具體到培訓(xùn)上，要不拘形式，本著兩個“凡是”的原則：凡是有助于提高檔案管理人員素質(zhì)的交流和學(xué)習(xí)都要及時安排；凡是有助于檔案管理高效的技術(shù)手段都要推廣。以豐富的內(nèi)容，完善的培訓(xùn)，多樣的學(xué)習(xí)理念，激勵檔案管理人員，確保能夠全員參與，終身學(xué)習(xí)，良性互動。

（二）提高檔案管理工作人員自身的素質(zhì)。要盡快在檔案管理人員中普及現(xiàn)代知識技術(shù)教育，加強對他們的新知識、新技術(shù)的理解，尤其注重培養(yǎng)他們與檔案管理專業(yè)相關(guān)學(xué)科知識，以便更好地為檔案管理工作服務(wù)。對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和工作能力進行評估，引入獎懲機制和競爭機制，激發(fā)檔案管理人員參與和提高的熱情。檔案管理人員不應(yīng)該只是“家里蹲”，而是要“走出去”。鼓勵和帶領(lǐng)檔案管理人員熟悉和了解企業(yè)的各個運營環(huán)節(jié)，如電力設(shè)備輸送、運行和維修、行政管理、人事資料等，這有助于檔案管理人員對于不同部門檔案管理工作的深刻理解，減少人為失誤。同時，公司還要引導(dǎo)檔案管理人員熟悉與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域，拓寬知識面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。除此之外，實踐鍛煉、座談會等形式也會強化教育和培訓(xùn)效果。

（三）加大收集力度，努力把好收集關(guān)。案卷材料是否收集完整是影響檔案價值的重要因素，而立卷方法與案卷裝訂質(zhì)量則是可能影響檔案工作規(guī)范化和標準化的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的進程中，必須把解決好立卷方法作為首要任務(wù)，確保其便于分類和檢索。而好的裝訂質(zhì)量有利于檔案規(guī)范化管理。很多企業(yè)在文件和資料傳收集上不夠靈活，這一定程度上制約了公司檔案管理效率。紙質(zhì)檔案容易丟失同時也不利于保存?，F(xiàn)在，多數(shù)檔案館已經(jīng)開始采取數(shù)據(jù)保存檔案備份的方式。在這個基礎(chǔ)上，檔案管理干部要積極推進檔案現(xiàn)代化管理進程，培養(yǎng)提高檔案管理人員的計算機水平，提高收集效率。

（四）努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化：1.努力推廣計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。運用計算機技術(shù)進行檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等日常管理工作，確保通過一次輸入、反復(fù)利用的新型方式，提高文件立卷效率和檔案質(zhì)量；2.加快實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、標準化。加快檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程，建設(shè)高性能的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以適應(yīng)知識經(jīng)濟的需要。

總之，做好企業(yè)檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和檔案管理人員自身素質(zhì)的提高。而檔案管理的規(guī)范和高效則離不開專業(yè)的檔案管理手段和現(xiàn)代化的檔案管理措施。只有在領(lǐng)導(dǎo)重視與支持的前提下，在業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，通過檔案工作者的不懈努力，才能突破檔案管理的藩籬，徹底提高檔案管理的效率。

參考文獻：

[1]齊紅艷.淺析檔案管理工作及其重要性[J].陜西檔案.2002.

[2]張冰夢等.論檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理[J].黑龍江史志.2008(19)