LOTUS DOMINO辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能及優(yōu)勢(shì)

【摘要】隨著生活節(jié)奏的加快和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理人員和普通員工提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效。編者根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)分析 LOTUS DOMINO辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能及優(yōu)勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 功能 優(yōu)勢(shì)

一、現(xiàn)狀和需求

近年來隨著生活節(jié)奏的加快和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，人們生活、工作、學(xué)習(xí)的方式發(fā)生的很大的改變。快速、便捷、環(huán)保的工作方式越來越受人們的追捧和歡迎。傳統(tǒng)的辦公方式越來越受到挑戰(zhàn)，他繁瑣的工作流程、復(fù)雜重復(fù)的處理方式越來越不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。為了適應(yīng)社會(huì)需求現(xiàn)在大都數(shù)事業(yè)、企業(yè)、公司都在使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office AutoMation）進(jìn)行自己工作流程的重新規(guī)范和整理。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理人員和普通員工提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效、愉快的工作。

二、辦公自動(dòng)化對(duì)企業(yè)的影響

以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能給企業(yè)帶來很大的影響。

（一）實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化和網(wǎng)絡(luò)化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立可以使企業(yè)的各種辦公事務(wù)以及公文等資源進(jìn)入并被記錄到這一系統(tǒng)當(dāng)中，每一項(xiàng)辦公事務(wù)以及各種公文都成為一種資源并有據(jù)可查，形成一個(gè)覆蓋整個(gè)企業(yè)的辦公信息系統(tǒng)，建立起高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)。

（二）領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化。系統(tǒng)提供對(duì)各種企業(yè)事務(wù)辦理與各種公文的審秕、監(jiān)控、催督辦與智能查閱功能，為他們的決策提供科學(xué)的參考與依據(jù)。

（三）提供企業(yè)辦公效率。系統(tǒng)充分利用企業(yè)或企業(yè)用戶的所有資源（如：移動(dòng)電話，手提及臺(tái)式電腦，掌上PDA等）。通過WAP，WEB，GIS/GPS等方式，將企業(yè)辦公模式不斷延伸，不受地域和時(shí)間的限制。使企業(yè)內(nèi)部與外部全面實(shí)現(xiàn)互通互動(dòng)，隨時(shí)隨地了解企業(yè)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)狀況。

（四）強(qiáng)化管理職能，規(guī)范管理流程。通過對(duì)企業(yè)實(shí)施辦公自動(dòng)化管理，定制出靈活規(guī)范的以國家標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)的辦公流程，對(duì)企業(yè)貫徹、實(shí)施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的最有力的保障。

（五）系統(tǒng)應(yīng)與其它應(yīng)用軟件有良好集成性。系統(tǒng)應(yīng)和其他應(yīng)用軟件有良好的集成性，可將一些企業(yè)原有的軟件，如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、考勤管理系統(tǒng)等進(jìn)行有機(jī)地集成。并可以數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合查詢及管理。

三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能

信息發(fā)布平臺(tái)：為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使企業(yè)的新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。工作流轉(zhuǎn)平臺(tái)：改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、車輛申請(qǐng)、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。移動(dòng)辦公平臺(tái)：改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，用戶可在家中、城市各地通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公。信息集成平臺(tái)：能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)）數(shù)據(jù)集成到統(tǒng)一的系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能更有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。知識(shí)管理平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)知識(shí)信息的收集、整理、發(fā)布，從而幫助企業(yè)迅速構(gòu)架“知識(shí)管理鏈”，建立企業(yè)知識(shí)管理工程和平臺(tái)。

四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

我們介紹的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于Loutus Domino開發(fā)的，采用組件技術(shù)和Web技術(shù)相結(jié)合，以知識(shí)管理為核心，將網(wǎng)絡(luò)與無線通訊等信息技術(shù)完美結(jié)合在一起的新型辦公應(yīng)用平臺(tái)。幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效信息溝通、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同無紙化辦公。

五、Lotus Domin辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

（一）性能安全可靠。Lotus Domino自身具備強(qiáng)大的安全機(jī)制讓系統(tǒng)更加安全可靠，包括：驗(yàn)證與授權(quán)、七級(jí)的存取控制權(quán)限（管理者、設(shè)計(jì)者、編輯者、作者、讀者、存放者和不能存取者）能對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫、表單、文檔、區(qū)段、域進(jìn)行不同層次級(jí)別的安全控制。對(duì)系統(tǒng)用戶的密碼進(jìn)行四個(gè)層次的加密。除了這些傳統(tǒng)的Domino/Notes安全機(jī)制之外，集成了對(duì)以下各種安全機(jī)制的支持：X.509驗(yàn)證、S/MIME、SSL等等。系統(tǒng)用戶既可以使用Notes ID驗(yàn)證也可以使用X.509驗(yàn)證支持用戶可以與任何注冊(cè)新的用戶。通過對(duì)Internet標(biāo)準(zhǔn)安全協(xié)議的支持，系統(tǒng)用戶可以與任何支持Internet標(biāo)準(zhǔn)安全協(xié)議的用戶建立安全的通訊。

（二）文檔型數(shù)據(jù)庫。文檔型數(shù)據(jù)庫是Domino所特有的，他是一個(gè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫。在處理非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)上，有一種得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，非常適合存儲(chǔ)非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)（例如：公文、資料）。對(duì)于非結(jié)構(gòu)化大數(shù)據(jù)量的查詢效率非常高。

（三）先進(jìn)的B/S架構(gòu)。系統(tǒng)通過對(duì)Web的全面支持，在任何一個(gè)可以上網(wǎng)的客戶機(jī)上輸入服務(wù)器的網(wǎng)址就可以輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的訪問，通過系統(tǒng)各個(gè)模塊進(jìn)行遠(yuǎn)程移動(dòng)辦公，而不再受地域的限制。所有模塊的功能操作都是在Web端進(jìn)行，客戶機(jī)直接使用Web瀏覽器即可馬上進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

（四）良好的擴(kuò)展性。系統(tǒng)使用“框架+組件”的結(jié)構(gòu)，可以將新的或原有的模塊很容易加入到總體框架之中，這使得用戶可以將自己的應(yīng)用和辦公系統(tǒng)方便地集成在一起。系統(tǒng)提供了與其他應(yīng)用系統(tǒng)如MIS、ERP無縫集成的標(biāo)準(zhǔn)接口。在數(shù)據(jù)層，可以通過Java、XML等先進(jìn)技術(shù)與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享與同步；在表現(xiàn)層，使用DHTML、CSS等技術(shù)實(shí)現(xiàn)界面的統(tǒng)一。

（五）全面兼容J2EE。通過使用Domino 6提供的JSP Tags和Java對(duì)象模型可以直接與標(biāo)準(zhǔn)的J2EE應(yīng)用無縫集成。有利于繼承其他系統(tǒng)。

辦公自動(dòng)化逐漸從“無紙化辦公”的簡(jiǎn)單文檔處理發(fā)展到為整個(gè)企業(yè)提供信息交換的重要平臺(tái)，使辦公自動(dòng)化的作用和意義都向前邁進(jìn)了一大步。辦公自動(dòng)化的發(fā)展大大改善了人們的工作環(huán)境工作方式。辦公自動(dòng)化程度越高人的辦公效率就會(huì)越高，企業(yè)的管理水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力就會(huì)越高。這種快捷的處理方式已被大多數(shù)人接受、使用并喜愛。