電子文件與紙質文件的優(yōu)缺點對比與研究

【摘 要】在我國，紙質文件早在東晉末年就已經形成雛形，并且一直作為資料信息保存的主要模式沿用至今。電子文件是隨著西方文化引流入國門之后，隨西方科技發(fā)展衍生而來的產物。兩者誕于不同歷史與背景之下，同時具有共性與矛盾性，因此也增添了兩者之間相互關系的研究價值。本文圍繞紙質文件與電子文件的優(yōu)缺點與共存性，與大家共同分析兩種文件類型各自不同的價值意義。

【關鍵詞】電子文件 紙質文件 優(yōu)點 缺點

1.紙質文件與電子文件概述

“紙質文件”是指以紙張為載體的一種檔案類型。如保存收留的圖紙、戶籍、賬目、家譜、手稿、賬本等原稿。造紙術的偉大發(fā)明，使紙質文件首先誕于我國，東漢時期就已開始用紙張書寫文件。東晉末年，桓玄代晉自立，他在詔令中說：“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之?！贝撕蠹堎|文件起始廣泛于神州大地。

“電子文件”，是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成的一種檔案。國家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，“電子文件”被定義為“在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件?！?/p>

2. 紙質文件與電子文件的對比

2.1 紙質文件的優(yōu)點

對于紙質文件的優(yōu)點，從文化歷史角度來講，紙質文件從誕生起流傳至今，在中華文化保留與傳承上做出了巨大貢獻。文獻、名著、史記、包括許多具有重大參考價值的歷史巨作都依靠紙質媒介被保存下來。紙質文件的歷史意義及其原始性、年代性是電子文件所不具備的。從實際應用角度來講，紙質文件其可依據性和可考性是任何模式的文件形式所不能同類而語的。尤其是手寫原稿類文件，被篡改的幾率大大低于電子輸入類文檔。而且站在在當下網絡信息安全問題的浪尖之上，紙質文件則可悠然的避過每一次類似黑客入侵的惶恐危機。筆者曾遭遇移動硬盤出現(xiàn)錯誤文件全失的尷尬狀況，實踐證實，紙質文件穩(wěn)定性更高。

2.2 紙質文件的缺點

首先，紙質文件的內容不易轉移。尤其是大量篇幅的資料文件，如想翻新或平移只能借助現(xiàn)代化硬件設備；其次，紙質文件需要連帶載體一同保護。紙質文件的載體是紙張，在保護該類文件時重要的是對紙張的保護；此外，便利性差，紙質文件需要手工分類，按部、按卷收藏，需要檢索陳舊資料時成本高昂；除此之外，其原件具有限制性，會因為地域和空間的阻隔而難以實現(xiàn)即時所需；最后，紙質文件傳遞速度慢、共享性低成為其被電子文件在現(xiàn)實應用中大幅取代的原因之一。

2.3電子文件的優(yōu)點

在電子文件的優(yōu)勢方面，不能否認，新形勢下電子文件的便捷度與高效率的廣泛應用給傳統(tǒng)的紙質文件帶來了一種沖擊。

首先，操作簡便、自動分類組合、便于管理，是電子文件的顯著特點，在管理上徹底顛覆了以往手工檢索、分卷管理、人工分類存檔調動的格局。并且其容量小，虛擬存在的方式大大節(jié)省了庫房等儲存空間，同時也避免了紙質文件將隨時間與數(shù)量累積儲存，一旦存儲不當導致?lián)p毀將無法復原的隱患。其次，檢索迅速、資源共享，是相對于現(xiàn)代化模式下電子文件最有利的優(yōu)勢。以往紙質檔案資料，因其重要性，借閱需要經過申請手續(xù)，并且需到指定資料存儲地點進行人工檢索。但在信息化辦公系統(tǒng)中，資料庫是內部相關部門共享的，可以依照規(guī)定通過內部網直接檢索并且對文檔信息進行拷貝儲存。電子文件不受地域與空間的制約，可以同時異地進行檢索、瀏覽、編輯與應用。為人類生活創(chuàng)造了以往難以想象的效率空間。

2.4電子文件的缺點

針對電子文件的缺點方面，首先，對電子文件的保護成本高。對其保存要遠離磁力和計算機病毒，否則極容易造成文件的全部損壞；其次，鑒定原始性難度大。統(tǒng)一文檔上輸入的信息在痕跡上不具備辨識度，鑒定原始文件的難度極高；此外，其不具備永久保存的條件。相對紙質文件保管壽命短，不適合歷史資料或獨一性的資料儲存；最后，因其可被無痕篡改，所以相對于紙質文件，電子文件大大降低了其檔案價值度。

3.電子與紙質的轉化與共存

在現(xiàn)代化社會當中，因為電子文件其獨有的便捷性與效率性特點，決定了其自出現(xiàn)開始就將與紙質文件共存于世。但是在實踐當中我們不難發(fā)現(xiàn)，兩者之間具有相互的共性、異性，同時也有相互的轉化性。

在科技迅猛發(fā)展的當今社會，優(yōu)勝劣汰并非單純在于新舊理念交接問題，而是因為舊式的處理方法已無法足當今高精確、高質效的作業(yè)需求。先有了紙質文件之后，根據辦公利用等方面的所需形成了相應的電子版本，在現(xiàn)代化趨勢下人們通常把紙質文件進行掃描和輸入，其成為電子文件作為執(zhí)行依據。這不僅僅局限于網絡辦公，更主要的是符合現(xiàn)代快節(jié)奏，高壓力的辦公效率。時代的交替，使計算機技術引領下的信息化辦公取代了以往舊時效率低下的辦公模式。

電子文件可以實現(xiàn)實際工作生活當中隨時應用到所有需要應用的信息資料，跨越了時間和空間的限制，大幅提升了辦公效率。但正因為網絡信息資源具有其開放性和共享性，且一旦文件被篡改，電子文件又缺乏其本身的證據保留性，因此，網絡信息安全問題成為電子文件安全性與完整性的一項重大威脅。當體驗了電子文件便捷傳輸、方便收集和便于攜帶的現(xiàn)代化體驗之后，人們逐漸發(fā)現(xiàn)，最傳統(tǒng)的紙質文件儲存方式竟是目前信息化發(fā)展社會當中，最穩(wěn)妥、最實際的資料儲存方式，其依然是占據著整個社會并對信息法律效率，辯證性到主導作用的文件模式。所以，人們把電子文件利用現(xiàn)代化設備進行輸出，轉變成為紙質文件，以進行有效遞交與長期的保存。

但有些時候，文件被歸檔后需要進行紙面、電子兩種文檔類型一起儲存，在業(yè)務流轉與應用當中，紙質與電子兩種版本又同時出現(xiàn)、且被同時利用。這種模式被稱作為“雙軌制”，是一種更加全面、更加深入、更加進步的應用與管理形式。

小 結

通過對紙質文件和電子文件的比較，對兩者的區(qū)別和聯(lián)系有了更深入的了解。紙質文件與電子文件在自身特點上各有利弊，兩者之間具有相融共性同時又分別對立。有效的將兩者互補互融，可以為我們的實際生活創(chuàng)造更多的價值，這也對我們今后做好文件相關工作具有著十分重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻：

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