醫(yī)院電子檔案的收集、歸檔與保護(hù)

【摘 要】隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案工作也從原來的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮又悄芑?。醫(yī)院作為社會上最重要的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，醫(yī)院電子檔案顯得尤為重要，本文詳細(xì)的闡述了醫(yī)院電子檔案的收集、歸檔與保護(hù)，全面的分析了醫(yī)院電子檔案從錄入到存儲的過程。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；醫(yī)院；文件歸檔

引言：醫(yī)院電子檔案是指在醫(yī)院運(yùn)用信息技術(shù)經(jīng)營、管理醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的電子文件及相關(guān)資料。雖然使用信息技術(shù)對醫(yī)院電子檔案進(jìn)行管理減少了數(shù)據(jù)丟失的的可能性，但醫(yī)院對醫(yī)院電子檔案的完整性的要求是非常高的，因?yàn)樗粌H關(guān)系到病人的所有信息還關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展，所以，要保證醫(yī)院電子檔案的完整性，就要充分了解并制定相關(guān)規(guī)定、采取一系列措施對醫(yī)院電子檔案進(jìn)行收集、歸檔與保護(hù)。

一、醫(yī)院電子檔案的收集

對于醫(yī)院電子檔案的收集來說，首先要確定電子檔案的收集范圍，筆者前面已經(jīng)提到過電子檔案是指在醫(yī)院運(yùn)用信息技術(shù)經(jīng)營、管理醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的電子文件及相關(guān)資料。具體的來說，就是醫(yī)院在工作的過程中所形成的、具有真實(shí)性的、可以反映醫(yī)院工作情況且具有利用價(jià)值的存儲在軟盤、光盤中的相關(guān)文件，醫(yī)院的電子檔案包括電子文書、電子報(bào)表、電子圖紙、電子影像等。確定了電子檔案的收集范圍后，就要對電子檔案的收集制定相關(guān)的制度，制定電子檔案收集相關(guān)制度的目的在于要保證電子檔案的真實(shí)性和完整性。電子檔案的管理人員應(yīng)遵循醫(yī)院制定的相關(guān)制度，要切身實(shí)際的參與到制定電子文件生成和辦理的流程中去，真正的了解電子文件的從生成到歸檔再到最終利用的過程，在醫(yī)院電子檔案收集的過程中，管理人員還應(yīng)分門別類，按照不同的文檔類型進(jìn)行檔案的整理，還應(yīng)值得注意的是，電子文檔收集、錄入的過程中，電子文檔的格式應(yīng)與原始檔案的格式相同且在每份電子文件的最后一行要將簽發(fā)人、撰稿人、打印人的名字進(jìn)行輸入，這也間接的保證了電子文檔的完整性。

二、醫(yī)院電子檔案的歸檔

由于醫(yī)院的電子文檔的種類較多，文檔中所有的數(shù)據(jù)都非常重要，所以醫(yī)院在對電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)采用了不同類型文檔使用不同的硬件設(shè)備、采取不同的方法進(jìn)行歸檔。

（一）對電子文書的歸檔

醫(yī)院的電子文書是醫(yī)院最基本的電子文檔的集合，它包括醫(yī)院內(nèi)部文件和醫(yī)院外部文件，對醫(yī)院內(nèi)部文件的歸檔可以按照文件的年度、部門、保管期限進(jìn)行歸檔，年度、部門、保管期限之間為包含關(guān)系，不同年度不同部門的文件放在不同的存儲空間，還應(yīng)將同一歸檔部門的文件集中在同一盤符上方便利用，設(shè)定保管期限這一屬性是為了方便日后對存儲空間的清理，延長歸檔電子文件的保管壽命。在對電子文書文件進(jìn)行歸檔時(shí)，還應(yīng)考慮后臺數(shù)據(jù)庫的格式問題，所錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)符合后臺數(shù)據(jù)庫中的格式，與醫(yī)院內(nèi)部文件相比醫(yī)院外部文件的存儲較為麻煩，因?yàn)?，醫(yī)院的外部文件并不全來自于網(wǎng)絡(luò)，還可能是一些紙質(zhì)的、重要的文件，這些文件的存儲在計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中是沒有模板的，這就需要檔案管理人員要將這些重要的文件加以掃苗，生成電子版格式，然后還要確定文件的保密級別、接管部門、為文件設(shè)置分類號、檔案號等，最后年度、部門、保管期限對文件進(jìn)行歸檔。

（二）對醫(yī)院科技電子檔案的歸檔

由于醫(yī)院可以電子檔案的種類較多，有科研、基建、設(shè)備等，在對這一類文件進(jìn)行歸檔時(shí)可以采取最簡單的編碼，為科研、基建、設(shè)備設(shè)定不同的編碼規(guī)則，然后對不同的文件按不同的編碼規(guī)則設(shè)置不同的編號即可，這種歸檔方式較為簡單，但對于比較重要的文檔管理人員應(yīng)另附說明。

（三）對會計(jì)電子檔案的歸檔

會計(jì)文檔包括工資單與賬簿，工資單與賬簿最好都存儲在計(jì)算機(jī)的光盤中，因?yàn)檫@兩種文件的格式較為單一，存在光盤中可以節(jié)省內(nèi)存空間。在工資單的模板中除應(yīng)有的信息外還應(yīng)具有作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證——移交清單。但賬簿采用光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，賬簿交接表中應(yīng)具備賬簿名稱、啟用日期、負(fù)責(zé)人、審核等人員的簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

（四）醫(yī)院在歸檔過程中面臨的問題

現(xiàn)今，雖然醫(yī)院電子檔案的歸檔工作已經(jīng)逐步走向智能化，但檔案在歸檔的過程中還存在著許多問題，這也是醫(yī)院和檔案管理人員值得注意和改進(jìn)的地方。

1、部分醫(yī)院還存在管理軟件不匹配的問題，因?yàn)橛行┸浖?、文件的專用性較強(qiáng)，但兼容性較低，這就導(dǎo)致樂歸檔的電子軟件在脫離軟件支持環(huán)境后不能在其他計(jì)算機(jī)上打開，降低了使用效率。

2、管理人員對軟件歸檔的重視度不夠，一些管理人員只關(guān)心電子文件的現(xiàn)實(shí)作用而忽略了電子文件背后的檔案價(jià)值，因此，即使制定了檔案的相關(guān)規(guī)定也沒有得到職能部門的充分重視。要想解決歸檔中存在的問題，筆者認(rèn)為醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的現(xiàn)實(shí)情況、發(fā)展?fàn)顩r、計(jì)算機(jī)硬件條件來選擇相關(guān)的軟件進(jìn)行安裝，在軟件選擇方面，醫(yī)院可以選擇一些專用性不太強(qiáng)但實(shí)用性較強(qiáng)的軟件，其次，提高檔案人員的管理素質(zhì)，讓其了解檔案的真正價(jià)值，明白醫(yī)院電子檔案的重要性，以積極的心態(tài)做好檔案管理工作。

三、醫(yī)院電子檔案的保護(hù)

醫(yī)院的電子檔案大多是存儲在計(jì)算機(jī)軟盤、光盤中的。所以醫(yī)院電子檔案的保護(hù)工作主要只針對檔案的存儲介質(zhì)來說的，首先，國家、醫(yī)院應(yīng)建立全面的、安全的檔案管理系統(tǒng)，其次，將軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，還要加強(qiáng)對軟盤病毒的防范，定期為軟盤清理病毒，保證存儲在軟盤的文件不攜帶病毒，也可以將存儲時(shí)間較長的文件換成光盤存儲，光盤的保護(hù)，應(yīng)注意避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

四、總結(jié)

綜上所述，了解了醫(yī)院電子檔案的收集、歸檔及保護(hù)的過程，間接的體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理工作的重要性，醫(yī)院的電子檔案關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展，所以，醫(yī)院電子檔案的管理者在今后的工作中要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，按照相應(yīng)的流程進(jìn)行檔案管理工作。

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