淺析計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用

【摘 要】現(xiàn)代社會(huì)，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用也日漸明顯。本文主要闡述了計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的主要作用展開分析。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；作用

在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以大大提高檔案管理者的工作效率，使得檔案管理向著現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的方向發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的合理運(yùn)用，具有非常重要的意義，能夠推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用

（一）建庫工作

建立檔案數(shù)據(jù)庫就是將各種信息錄入數(shù)據(jù)庫中，形成一個(gè)龐大的系統(tǒng)，尤其是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理中，主要服務(wù)對(duì)象是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各辦，村居、學(xué)校等，其檔案數(shù)量大，內(nèi)容雜，如果單一的管理起來并不方便，尤其是在查找的時(shí)候，很難迅速的找到。如果建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案的管理就會(huì)相對(duì)比較方便。建立數(shù)據(jù)庫是一項(xiàng)周期很長的工程，需要不斷的完善與改進(jìn)，這樣才能適應(yīng)信息的不斷變化。

（二）檔案歸檔管理

檔案的歸檔管理是收集待歸檔的收發(fā)文件、科研項(xiàng)目成果、計(jì)劃總結(jié)方案等文件。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，主要以日常工作形成的往來文件為主要的待歸檔文件；在農(nóng)村，主要以土地管理、戶籍管理、計(jì)生服務(wù)、股份分配等工作形成的文件為重點(diǎn)的待歸檔文件；在學(xué)校，主要是以教師研究項(xiàng)目成果、學(xué)生獲獎(jiǎng)作品為特色的待歸檔文件?？傮w來說，檔案歸檔的及時(shí)性要求越來越高，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案歸檔管理中將扮演著越來越重要的角色。

（三）檔案整編

檔案已經(jīng)迎來信息化時(shí)代，未來很可能會(huì)走上無紙化時(shí)代。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案整編過程中為檔案管理人員提供了很大的便利。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，將檔案分類，由檔案管理人員設(shè)置一定的操作權(quán)限，將檔案進(jìn)行保存管理，一般該系統(tǒng)不容許其他人隨便進(jìn)入，以防檔案信息泄露。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案整編中為檔案管理人員提供了一個(gè)很好的操作平臺(tái)，檔案管理人員對(duì)檔案的整編工作只需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理操作，無需進(jìn)行紛繁的紙質(zhì)化的檔案整理，減少了工作量。

（四）檔案查閱管理

計(jì)算機(jī)為檔案查詢提供了很多的方式，比如模糊查詢、條件查詢、關(guān)鍵詞查詢等。對(duì)于各種信息都能夠根據(jù)所輸入的內(nèi)容進(jìn)行快速的檢索，使得檔案管理人員能夠迅速找到要調(diào)用的資料，方便快捷。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)查詢出來的檔案信息，可以清楚的觀看到檔案的案卷以及之前被借閱的情況。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的主要作用

（一）應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以保管大量的信息

現(xiàn)代社會(huì)，檔案的數(shù)量越來越多，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使得各種信息都能夠錄入系統(tǒng)，大大減少了紙質(zhì)檔案所帶來的空間以及存儲(chǔ)成本問題的出現(xiàn)，僅僅使用一張光盤或一個(gè)硬盤就能存儲(chǔ)大量的信息。鄉(xiāng)鎮(zhèn)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要將各種業(yè)務(wù)文檔、人事信息等統(tǒng)一的管理起來，如果都以紙質(zhì)的形式存檔，那么鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門的存儲(chǔ)空間難以滿足發(fā)展要求，到時(shí)候需要調(diào)閱檔案時(shí)也是件非常麻煩的事情。如此多的檔案信息，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，不僅節(jié)約了存儲(chǔ)空間，還使得檔案管理在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，能夠沉穩(wěn)應(yīng)對(duì)形式嚴(yán)峻的信息化社會(huì)。

（二）應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案信息逐漸趨于數(shù)字化。原有的紙質(zhì)化檔案不僅不易保管，容易破損，并且在存儲(chǔ)搬運(yùn)的過程中也會(huì)浪費(fèi)一定的勞力物力，然而將紙質(zhì)的檔案錄入或掃描到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，使得各種信息都能夠存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，在進(jìn)行管理時(shí)會(huì)更加的方便，并且進(jìn)行借閱時(shí)也不會(huì)出現(xiàn)磨損的情況，這樣也減少了檔案信息的丟失。數(shù)字化的檔案信息在解決民生方面也具有重要的作用。如在農(nóng)村地區(qū)，農(nóng)民領(lǐng)取低保時(shí)，只需要帶著身份證就可以從計(jì)算機(jī)中找到個(gè)人的信息，查找迅速方便。對(duì)于個(gè)人的婚姻證明，也可以輕松從網(wǎng)上調(diào)取，人們不需要專門跑到檔案管理部門去取紙質(zhì)的檔案，而是以電子版的形式出現(xiàn)，這樣不僅可以使得資料能夠重復(fù)利用，也提高了檔案信息的傳播速度。

（三）應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以達(dá)到深化檢索的目的

計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理功能，無論是輸入還是存儲(chǔ)信息都比手工寫到紙上要快速的多，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有一定的邏輯推理的判斷能力，例如在進(jìn)行檔案的檢索時(shí)，只需輸入相關(guān)的內(nèi)容就會(huì)出現(xiàn)大量的類似的信息，讓檔案管理人員能夠快速的找到想要尋找的信息。若是由檔案管理人員進(jìn)行手工查找，在檔案數(shù)量越來越多的情況下，手工檢索的效率越來越低，有時(shí)候，工作人員找很久都找不到需要的檔案資料，這是非常浪費(fèi)時(shí)間的。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行深化檢索，查全率與查準(zhǔn)率為百分之百。例如領(lǐng)導(dǎo)要視察農(nóng)村地區(qū)的征地情況，只需將該地區(qū)的名稱輸入檢索就可以很快找到相應(yīng)的信息，并且能夠清楚的觀看各村各隊(duì)的征地情況。

（四）應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于檔案統(tǒng)計(jì)工作和目錄中心建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的收集、存儲(chǔ)、檢索及保護(hù)方面的應(yīng)用，使得檔案管理更加的方便快捷。在檔案的收集統(tǒng)計(jì)工作中，將檔案按數(shù)量及結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效的分類之后，按照不同的分類方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，能夠清晰的將未歸檔的檔案找出來，然后及時(shí)的由工作人員進(jìn)行督促收集檔案。為了更好的進(jìn)行分類管理，需要給檔案進(jìn)行編寫目錄。可以利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成目錄功能，也可將較為零碎的信息進(jìn)行分類歸整，使得檔案信息更加的有條理。尤其在構(gòu)建社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，可以大大減少檔案管理人員的工作量，并且為群眾查檔用檔提供快速便利，為新農(nóng)村的建設(shè)增添了一抹風(fēng)采。

結(jié)束語：

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，達(dá)到深化檢索的目的，大大提高檢索的效率，并且有利于檔案統(tǒng)計(jì)工作和目錄中心的建設(shè)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著巨大的作用，尤其是給鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理帶來了諸多的便利。為更好的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理上的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣，不斷推動(dòng)檔案管理向著現(xiàn)代化的方向前進(jìn)。

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