淺析檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)管理

【摘 要】檔案的信息化建設(shè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，這其中的數(shù)據(jù)管理，主要包括了組織、設(shè)計、使用、維護、安全控制等方面，關(guān)系到許多規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制定、執(zhí)行。對檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)進行管理，能夠提高信息化建設(shè)的水平，使檔案具有持久性。本文立足于數(shù)據(jù)管理，詳細(xì)闡述了數(shù)據(jù)的組織與設(shè)計、使用與維護，以及安全控制問題。

【關(guān)鍵詞】檔案 信息化建設(shè) 數(shù)據(jù)管理 安全控制

近些年，隨著我國不斷推進檔案信息化建設(shè)的進程，我國數(shù)字檔案的建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模。但與此同時，也出現(xiàn)了以下問題：數(shù)據(jù)在組織上沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，儲存格式不一致，集成度低、互聯(lián)性差、數(shù)據(jù)的安全問題沒有保障等。因此，面對這些情況，就應(yīng)該對數(shù)據(jù)進行規(guī)范化的組織，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在使用的基礎(chǔ)上進行維護，不斷提高數(shù)據(jù)的安全性，從而推動檔案資源實現(xiàn)大規(guī)模共享的目標(biāo)。

一、數(shù)據(jù)的組織和設(shè)計

（一）數(shù)據(jù)的組織

對檔案信息數(shù)據(jù)進行有效的管理，其前提是對數(shù)據(jù)進行組織。檔案信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)的錄入一直以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)。其中的標(biāo)準(zhǔn)在檔案的信息化建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用，有效提高了數(shù)據(jù)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化程度，使檔案信息化在局部范圍內(nèi)的建設(shè)具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是，規(guī)范具有明顯的行業(yè)和地域特征，因此數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建格式有很大的不同之處，不能滿足大范圍的數(shù)據(jù)共享。

想要解決以上問題，對檔案的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一組織，就要做到以下幾點：第一，以檔案的機讀目錄格式為依據(jù)，對不規(guī)范的數(shù)據(jù)進行規(guī)范化處理。舉例而言，一項檔案的數(shù)據(jù)記錄，應(yīng)該包括頭標(biāo)、目次區(qū)、字段區(qū)、結(jié)束符等內(nèi)容，從而使數(shù)據(jù)具有自我說明能力。第二，數(shù)據(jù)的再讀入、讀出，不應(yīng)該依賴檔案信息管理系統(tǒng)，不應(yīng)該受到計算機的硬件、軟件系統(tǒng)的制約。真正使數(shù)據(jù)具有獨立性和完整性，能夠長期利用。第三，最大程度上對數(shù)據(jù)進行整合，解決數(shù)據(jù)的組織不標(biāo)準(zhǔn)問題，解決數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一問題，從而避免孤島數(shù)據(jù)狀況的產(chǎn)生。只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)組織上的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）數(shù)據(jù)的設(shè)計

對基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)進行規(guī)范化設(shè)計，是對信息數(shù)據(jù)進行高效管理的另一個前提，能夠有效提高數(shù)據(jù)的共享性和兼容性，從而服務(wù)于數(shù)據(jù)的使用和維護。檔案信息管理系統(tǒng)，是新數(shù)據(jù)的使用和維護平臺，能夠最終實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的管理。

根據(jù)相關(guān)的檔案管理規(guī)范，檔案信息管理系統(tǒng)在設(shè)計的時候應(yīng)該遵守計算機軟件的設(shè)計要求。當(dāng)然，根據(jù)單位的實際情況，在信息管理平臺上可以進行科學(xué)合理的二次開發(fā)設(shè)計。雖然有明確的規(guī)范作為保障，但是該規(guī)范比較籠統(tǒng)，具體的操作規(guī)則和要求并沒有明確的規(guī)定。例如：信息數(shù)據(jù)的存儲格式并沒有統(tǒng)一的規(guī)定，如果不進行整合和修改，就實現(xiàn)不了數(shù)據(jù)的共享和交流，導(dǎo)致數(shù)據(jù)之間存在壁壘。另外，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，軟件系統(tǒng)不斷升級，硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代，就導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)由于技術(shù)平臺的改變而不能讀出。

二、數(shù)據(jù)的使用和維護

建立檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)字化，就是為了方便利用，因此，應(yīng)該高效利用數(shù)據(jù)、進行科學(xué)的維護。具體來說，要做到以下三點：第一，對已有的檔案信息數(shù)據(jù)進行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的整合，保證信息數(shù)據(jù)具有完整性、準(zhǔn)確性、共享性。即使檔案數(shù)據(jù)處于不同的區(qū)域中，也能夠?qū)崿F(xiàn)交換和共享。在利用數(shù)據(jù)的同時發(fā)揮決策管理作用，使檔案數(shù)據(jù)服務(wù)達(dá)到更高的層次。第二，對檔案信息數(shù)據(jù)進行維護和優(yōu)化，對于冗余數(shù)據(jù)進行刪除，對于錯誤數(shù)據(jù)進行修改，對于新數(shù)據(jù)進行追加，對于前期數(shù)據(jù)進行備份。第三，建立數(shù)據(jù)維護機制，完善數(shù)據(jù)資源的整合集成體制。將數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化作為一項日常工作進行，延長檔案的使用周期，保障檔案的質(zhì)量。

三、數(shù)據(jù)的安全控制

檔案的信息化建設(shè)，能夠向使用人員提供在線的信息服務(wù)，極大的方便了用戶。但是，也給檔案數(shù)據(jù)帶來了保密性和安全性的問題。檔案管理部門在對信息進行聯(lián)網(wǎng)時，要時刻保持謹(jǐn)慎的態(tài)度。第一，對檔案信息進行聯(lián)網(wǎng)時，保證各項準(zhǔn)備工作已經(jīng)完成。第二，檔案信息進行數(shù)字化處理的過程中，對于共享范圍作出明確的規(guī)定，針對于不同類型的網(wǎng)絡(luò)采用分別上網(wǎng)的方式，通過加強管理來彌補技術(shù)不足。

1.保證數(shù)據(jù)載體的安全

在當(dāng)前，使用最為普遍的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備是光盤和磁盤。因此，在購買這些設(shè)備時，要保證性能優(yōu)良、質(zhì)量較好。如果不放心，可以通過撥打電話或查詢官方網(wǎng)站的方式進行確認(rèn)。對數(shù)據(jù)進行刻錄時，要選擇先進的設(shè)備和刻錄軟件，這樣能夠保證數(shù)據(jù)的完整，使其更加準(zhǔn)確。要愛惜使用存儲設(shè)備，不要出現(xiàn)硬傷。在存放上，要嚴(yán)格控制好溫度和濕度。載體安全，才能夠保證數(shù)據(jù)的安全。同時，最好對數(shù)據(jù)進行備份處理。

2.防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和威脅

在局域網(wǎng)上，采用用戶身份識別的技術(shù)進行安全控制。比如設(shè)置身份鑒定或自主訪問控制，阻止沒有經(jīng)過授權(quán)的用戶來讀取相關(guān)數(shù)據(jù)信息等。在城域網(wǎng)上，對檔案信息進行等級劃分處理，用戶根據(jù)數(shù)據(jù)信息的重要程度來設(shè)置訪問權(quán)限。在廣域網(wǎng)上，數(shù)據(jù)信息安全控制的重點在于防止病毒和惡意攻擊。一方面，做好應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊的準(zhǔn)備，發(fā)生突發(fā)事件時采取措施進行及時處理。另一方面，對于病毒制造者、惡意攻擊軟件的設(shè)計人員進行嚴(yán)厲的法律懲罰。除此之外，工作人員應(yīng)該提高自身的計算機水平，使用正版的殺毒軟件，加強日常管理。

綜上所述，檔案的信息化建設(shè)是一項長期的工作，并非一朝一夕就能夠完成。面對數(shù)據(jù)管理上出現(xiàn)的新問題，要及時尋找新的解決方法。不論是數(shù)據(jù)的組織與設(shè)計，還是使用與維護，以及在安全控制上，都要求相關(guān)人員給予相應(yīng)的關(guān)注度，在工作中積極進取，為檔案信息化的早日完善貢獻一份力量。

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