興業(yè)銀行，大行政后勤管理體系的搭建之路

興業(yè)銀行作為資產(chǎn)超過三萬億的大型商業(yè)銀行，有大量的行政后勤類資產(chǎn)需要管理。資產(chǎn)分布地域廣，隸屬關(guān)系復(fù)雜。如何提高興業(yè)銀行行政后勤采購及資產(chǎn)運營管理水平，達到支撐業(yè)務(wù)、提高效率、節(jié)約成本、降低風險的目的？興業(yè)銀行總行通過與AMT持續(xù)3年的合作，從組織、流程及信息化建設(shè)方面持續(xù)打造規(guī)范化、精細化、專業(yè)化的采購及資產(chǎn)管理體系，全面推進興業(yè)銀行“大行政后勤管理體系”的建設(shè)。

興業(yè)銀行是我國金融行業(yè)優(yōu)秀代表之一，是經(jīng)國務(wù)院、中國人民銀行批準成立的首批股份制商業(yè)銀行之一，2007年2月5日正式在上海證券交易所掛牌上市。開業(yè)24年來，興業(yè)銀行始終堅持與客戶“同發(fā)展、共成長”和“服務(wù)源自真誠”的經(jīng)營理念，致力于為客戶提供全面、優(yōu)質(zhì)、高效的金融服務(wù)。根據(jù)英國《銀行家》雜志發(fā)布的全球銀行1000強排名，興業(yè)銀行按總資產(chǎn)排名列第75位，按一級資本排名83位。在胡潤品牌榜中，興業(yè)銀行以150億元品牌價值，排名第四十位。并入圍2013世界500強。

隨著興業(yè)銀行的快速發(fā)展，興業(yè)銀行總行的行政后勤采購與資產(chǎn)管理，面臨更多樣化的需求和更高的內(nèi)外部管理要求，主要表現(xiàn)在以下兩方面：

從內(nèi)部來看：興業(yè)銀行資產(chǎn)超過三萬億，其中有100多億行政后勤類資產(chǎn)需要管理。各分行/各機構(gòu)增量資產(chǎn)的購置流程各異，存量資產(chǎn)分布地域廣，隸屬關(guān)系復(fù)雜。在現(xiàn)有條件下，只有全面掌握興業(yè)全行固定資產(chǎn)信息，有效監(jiān)控各機構(gòu)、分行采購流程，才能降低管理風險；同時，《興業(yè)銀行五年規(guī)劃》明確提出建立健全標準化、集中化的后勤服務(wù)保障體系，要求行政后勤部必須提高采購與資產(chǎn)管理水平，向管理要效益。

從外部來看：采購及資產(chǎn)統(tǒng)一管理是金融同業(yè)的改進方向。近年來，國內(nèi)眾多大型金融機構(gòu)、大型企業(yè)的行政后勤管理工作都在進行轉(zhuǎn)型，中國工商銀行、中國農(nóng)業(yè)銀行、中國移動等均采取相應(yīng)的管理策略推動自身行政后勤管理工作水平的提升，包括成立集中的采購服務(wù)中心、資產(chǎn)管理中心以提高集中采購程度、并出臺采購及資產(chǎn)管理的規(guī)范制度等多種措施以提升精細化管理水平。

為了適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境要求，全面提升采購及資產(chǎn)管理水平，推進本行“大行政后勤管理體系”建設(shè)，從2011年開始，興業(yè)銀行總行行政后勤部攜手AMT啟動了采購及資產(chǎn)管理咨詢及持續(xù)服務(wù)項目，對興業(yè)銀行的采購與資產(chǎn)管理進行全面診斷和分析，討論并制定出相應(yīng)的解決方案，并通過細化制度流程，推進信息系統(tǒng)設(shè)計與投產(chǎn)工作，逐步建立起一套適合興業(yè)銀行的采購及資產(chǎn)管理體系。

1.規(guī)劃階段：根據(jù)興業(yè)銀行的總體發(fā)展目標，參考同行標桿及集中采購、資產(chǎn)全生命周期管理等外部最佳實踐，結(jié)合興業(yè)銀行現(xiàn)狀，提出“整體規(guī)劃、分步實施”的總體策略，確立了“統(tǒng)一明確的管理策略”、“規(guī)范細化的制度流程”、“清晰定位的組織職責”、“構(gòu)建專業(yè)優(yōu)良的人員團隊”、“搭建采購及資產(chǎn)管理系統(tǒng)架構(gòu)”五項主要工作。在明確改進方向和發(fā)展大綱的基礎(chǔ)上，確立采購及資產(chǎn)管理提升各個階段目標及實施計劃，為指導(dǎo)、保障后期采購與資產(chǎn)管理持續(xù)推進明確了方向和路徑。

2.制度流程梳理優(yōu)化階段：一方面，結(jié)合總體規(guī)劃，重新設(shè)計操作性強的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，形成采購管理、資產(chǎn)管理、供應(yīng)商管理等具體的規(guī)范和管理辦法；另一方面，完成業(yè)務(wù)需求說明書的修訂，以指導(dǎo)系統(tǒng)建設(shè)，并協(xié)助開展系統(tǒng)選型以及立項等相關(guān)工作的技術(shù)支持，為采購與資產(chǎn)管理系統(tǒng)的順利實施奠定基礎(chǔ)。

3.系統(tǒng)建設(shè)階段：在系統(tǒng)設(shè)計時，基于前期對需求的理解，將業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)需求，協(xié)助系統(tǒng)開發(fā)團隊完成《軟件需求說明書》、《概要設(shè)計》、《詳細設(shè)計》等文件，為系統(tǒng)的開發(fā)和實現(xiàn)提供了指導(dǎo)和實施保障。在系統(tǒng)實現(xiàn)過程中，基于本行實際需求及相關(guān)設(shè)計方案，進行系統(tǒng)測試，梳理優(yōu)化《采購品類表》、《采購品類配置清單》、《財產(chǎn)配置管理規(guī)范》等文件，進一步規(guī)范了系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；在系統(tǒng)上線階段，進行系統(tǒng)功能總結(jié)，同時組織相關(guān)人員開展系統(tǒng)操作培訓，下發(fā)用戶操作手冊等。截止目前系統(tǒng)上線，已實現(xiàn)了采購及資產(chǎn)管理電子化的需求，逐步向管理精細化目標邁進。

4.持續(xù)優(yōu)化推廣階段：目前興業(yè)銀行的采購與資產(chǎn)管理已進入持續(xù)優(yōu)化推廣階段，需對已上線的系統(tǒng)進行持續(xù)跟蹤，完善對現(xiàn)有工作流優(yōu)化，提高運行效率，完善報表管理內(nèi)容與業(yè)務(wù)分析指標等；并以系統(tǒng)在全行推廣為目標開展二期建設(shè)，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理與各業(yè)務(wù)條線實際相結(jié)合，不斷提升管理精細化水平，打造完整的“大行政后勤管理體系”，創(chuàng)建同行業(yè)業(yè)務(wù)新標桿。

采購及資產(chǎn)管理體系建設(shè)對興業(yè)銀行帶來的價值：

1.全行收益。

建立了面向總行的采購及財產(chǎn)自助申請平臺。針對不同的品類和業(yè)務(wù)場景，設(shè)置了豐富和彈性的配置清單，建立了符合業(yè)務(wù)流程規(guī)范以及興業(yè)操作習慣的流程管理體系，有效指引本行各需求部門的員工按制度、按規(guī)范處理相應(yīng)業(yè)務(wù)，大大降低了跨部門溝通成本，提升整體工作效率；

2.部門收益。

建立了面向行政后勤體系的自助工作平臺。針對行政后勤體系的日常業(yè)務(wù)進行定制化設(shè)計，提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺、監(jiān)督與管理平臺、輔助決策平臺。

（1）工作效率的提升：提供統(tǒng)一的采購與財產(chǎn)的數(shù)據(jù)平臺，通過將原業(yè)務(wù)上復(fù)雜的單據(jù)進行結(jié)構(gòu)化分解，日常的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)得以記錄、分析，并作為報表進行輸出，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)，成為數(shù)據(jù)分析與報表統(tǒng)計的基礎(chǔ)來源。如供應(yīng)商評價數(shù)據(jù)、財產(chǎn)使用情況得以反饋至管理人員，為日常的管理提供便利的指引。

（2）增強風險管理控制：提供統(tǒng)一的監(jiān)督與管理平臺，制度及系統(tǒng)明確規(guī)定了采購與財產(chǎn)的申請、處理要求和條件，保證信息來源的完整性與規(guī)范性，避免信息缺少或不符合要求帶來的審核風險。采購及資產(chǎn)管理人員可以通過工作的流程監(jiān)控，全方位掌握當前采購與財產(chǎn)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，便于管理人員及時處理采購與財產(chǎn)業(yè)務(wù)，滿足執(zhí)行監(jiān)督與管理的需求。

（3）加強智能化、輔助決策：提供統(tǒng)一的輔助決策平臺，通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析及報表輸出功能，管理層可以查詢單個項目的進度情況，某個供應(yīng)商某個合同的執(zhí)行與評價，也可以隨時查閱總行乃至全行的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，獲得月度、季度、年度的準確數(shù)據(jù)。為管理層的決策和項目追蹤提供很好的工具及數(shù)據(jù)支撐。

在全程的合作過程中， AMT以“專業(yè)實用、為你著想”的服務(wù)理念，獲得了興業(yè)銀行的高度認可。在3年戰(zhàn)略合作過程中，幫助興業(yè)銀行把“大行政后勤管理體系”用心的搭建好，把咨詢成果落地。持續(xù)幫助客戶創(chuàng)造價值，這也是AMT一貫的宗旨。