轉(zhuǎn)型中銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化對(duì)策分析

中圖分類號(hào)：G275.9"文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

摘要：會(huì)計(jì)檔案作為銀行檔案中數(shù)量最龐大，反映銀行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)最全面的業(yè)務(wù)檔案，是銀行檔案管理的重點(diǎn)。隨著商業(yè)銀行業(yè)務(wù)集約化和電子化的推行，銀行會(huì)計(jì)檔案管理正經(jīng)歷由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變過(guò)程，本文針對(duì)轉(zhuǎn)型中銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)優(yōu)化對(duì)策，以期探索完善銀行會(huì)計(jì)檔案管理的路子。

關(guān)鍵詞：銀行;會(huì)計(jì)檔案;檔案管理;管理優(yōu)化

一、轉(zhuǎn)型期銀行會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)

轉(zhuǎn)型期銀行會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)表現(xiàn)在：一是傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理模式并存，并快速向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變;二是會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)集約化、電子化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息廣泛運(yùn)用，極大提高銀行綜合效率;三是銀行會(huì)計(jì)檔案實(shí)行實(shí)物和電子雙軌制，不同載體檔案的保管和利用以電子為主，紙質(zhì)為輔已成趨勢(shì)，使檔案利用變得極為便捷;四是實(shí)物檔案集約化存管，實(shí)現(xiàn)了規(guī)模效應(yīng)，檔案保護(hù)條件得以改善，管理成本大幅下降;五是服務(wù)外包在銀行會(huì)計(jì)檔案電子化中廣泛采用，提高了工作標(biāo)準(zhǔn)化和效率，實(shí)現(xiàn)了不同資源優(yōu)化組合。這些，都為開(kāi)啟銀行會(huì)計(jì)檔案管理的新紀(jì)元奠定了必要基礎(chǔ)。

二、轉(zhuǎn)型中銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

1.傳統(tǒng)管理模式遺留下來(lái)的超期保管的會(huì)計(jì)檔案年代跨度長(zhǎng)，累積量大，采取分散（粗放）管理，優(yōu)劣不分，造成資源占用和浪費(fèi)，檔案保管狀況令人堪憂，急待清理消化。

2.銀行會(huì)計(jì)檔案集約化和電子化處理工作主要集中于業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)檔案管理方面，而對(duì)銀行內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理等方面推進(jìn)明顯滯后，仍采用傳統(tǒng)做法，使電子化整體效應(yīng)難以充分發(fā)揮。

3.實(shí)行實(shí)物會(huì)計(jì)檔案集中存管后，統(tǒng)籌規(guī)劃和提質(zhì)增效仍有許多工作要做。比如歷史留存檔案的數(shù)字化補(bǔ)錄、集中存管紙質(zhì)檔案的到期鑒定銷毀和新舊檔案更新優(yōu)化，以及檔案管理系統(tǒng)提供必要技術(shù)支持等問(wèn)題，都需要予先考慮安排。

4.在實(shí)現(xiàn)不同載體的會(huì)計(jì)檔案以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的管理模式下，由于電子存檔的法律地位尚未得到最終確認(rèn)，其直接關(guān)乎銀行會(huì)計(jì)檔案存管發(fā)展取向和管理成本問(wèn)題。目前，在電子化存檔能夠極大滿足利用需要的情況下，銀行仍保管著數(shù)量龐大的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，且增長(zhǎng)迅速，而其利用率很低，且越來(lái)越少，在保管與利用之間形成巨大反差，這對(duì)銀行來(lái)說(shuō)已構(gòu)成不小

的成本負(fù)擔(dān)。

5.對(duì)銀行后臺(tái)檔案作業(yè)實(shí)行第三方服務(wù)外包，可緩解銀行人員緊張矛盾，實(shí)現(xiàn)不同資源優(yōu)化配置和工作效率提高，但安全因素始終是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。

6.會(huì)計(jì)憑證的鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn)單一，只考慮業(yè)務(wù)價(jià)值，而忽略歷史價(jià)值，在一定程度上造成歷史記憶的缺失。

三、轉(zhuǎn)型中銀行會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化的對(duì)策與思考

1.對(duì)數(shù)字化前歷史積存會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整體優(yōu)化瘦身。最直接、最有效的方法就是開(kāi)展檔案的鑒定銷毀工作。這項(xiàng)工作以前也開(kāi)展過(guò)，但不是每家銀行機(jī)構(gòu)都做了，或者做得不徹底、不全面，檔案超期保管的現(xiàn)象普遍存在。銀行歷史會(huì)計(jì)檔案不能夠及時(shí)鑒定銷毀的主要原因，概括起來(lái)說(shuō)：就是沒(méi)有樹(shù)立正確的檔案觀，沒(méi)有明確的工作目標(biāo)和建立必要的檔案管理責(zé)任制，具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)

沒(méi)跟上，才使畏難求穩(wěn)、無(wú)事無(wú)責(zé)的錯(cuò)誤觀念得以存在和通行，以致貽誤處理時(shí)機(jī)。因此，在轉(zhuǎn)型中，必須對(duì)癥下藥，加快對(duì)沉淀、超期保管的歷史檔案進(jìn)行去庫(kù)存化，達(dá)到優(yōu)化庫(kù)存和輕裝上陣的目的。對(duì)在去庫(kù)存化中，保留下來(lái)的、有繼續(xù)保存價(jià)值的歷史檔案，須經(jīng)數(shù)字化處理后納入檔案系統(tǒng)管理，其實(shí)物檔案則采取集中存管，實(shí)現(xiàn)新老檔案合并管理。

2.加快銀行內(nèi)部財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，推進(jìn)其電子化進(jìn)程。要建立統(tǒng)一的銀行內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行分級(jí)授權(quán)管理。對(duì)各級(jí)銀行機(jī)構(gòu)的內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算資料，均須轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)納入管理系統(tǒng)處理，并由系統(tǒng)自動(dòng)生成為電子檔案保管，實(shí)現(xiàn)綜合利用。其原始資料則由產(chǎn)生機(jī)構(gòu)按紙質(zhì)檔案管理模式統(tǒng)一進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)全部會(huì)計(jì)檔案的電子化管理和有效銜接，充分發(fā)揮系統(tǒng)整體綜合效應(yīng)。

3.科學(xué)規(guī)劃，提高檔案集約化科學(xué)管理水平。實(shí)物會(huì)計(jì)檔案集中存管的核心是降低管理成本，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)。因此，在檔案庫(kù)建設(shè)規(guī)劃時(shí)，須對(duì)檔案形成、分布、數(shù)量及保管期限進(jìn)行預(yù)測(cè)分析和成本核算（目前，銀行集中入庫(kù)的檔案主要是"15"年和永久兩個(gè)期限），要考慮庫(kù)房的選址條件和成本、檔案存管輪替周轉(zhuǎn)使用等因素，合理規(guī)劃確定庫(kù)房位址、建設(shè)面積和檔案存放劃區(qū)。庫(kù)房建設(shè)要符合檔案保管要求，并根據(jù)檔案的不同保管期限，采取差異化保管措施。對(duì)永久保管的檔案，可按較高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和管理;會(huì)計(jì)憑證則采取保基本，滿足防盜、防火、防水等要求即可。要建立健全庫(kù)房檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，提高檔案科學(xué)化管理水平。

4.改進(jìn)對(duì)新到期檔案的鑒定銷毀工作方式。一是建立檔案管理責(zé)任制，把新到期檔案鑒定銷毀工作納入目標(biāo)管理考核內(nèi)容。上級(jí)行和檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的具體指導(dǎo)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)等形式提高涉檔管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和工作能力，為開(kāi)展鑒定銷毀工作奠定基礎(chǔ)。檔案鑒定銷毀工作須嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)程組織實(shí)施，落實(shí)計(jì)劃、審批和監(jiān)督等措施，確保工作有序規(guī)范進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)庫(kù)管檔案到期正常輪替周轉(zhuǎn)，提高庫(kù)房使用效率。二是構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)技術(shù)支撐平臺(tái)。為減輕檔案鑒定銷毀工作壓力，必須將檔案管理先進(jìn)理念導(dǎo)入系統(tǒng)（前端）管理控制中。在新業(yè)務(wù)推出時(shí)，凡涉及會(huì)計(jì)核算資料的，都應(yīng)先與會(huì)計(jì)部門(mén)溝通，對(duì)其名稱、用途、性質(zhì)、歸檔范圍及保管期限等信息進(jìn)行界定，詳列明細(xì)，納入系統(tǒng)控制管理，并提供會(huì)計(jì)信息的電子閱讀和打印。對(duì)涉及債權(quán)債務(wù)、借貸關(guān)系的交易事項(xiàng)，須建立系統(tǒng)邏輯關(guān)系模型，實(shí)行跟蹤管理和有效對(duì)接，提供銀行債權(quán)債務(wù)管理支持。在檔案到期鑒定時(shí)，通過(guò)向系統(tǒng)輸入到期檔案鑒定范圍信息，計(jì)算機(jī)就可依據(jù)事先設(shè)定條件進(jìn)行自動(dòng)搜索篩選，提交未了結(jié)債權(quán)債務(wù)檔案信息（如業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間、機(jī)構(gòu)、網(wǎng)點(diǎn)、柜員及金額、檔案存放位置等），作為實(shí)物會(huì)計(jì)檔案清分、存毀工作的重要依據(jù)，從而破解以往銀行會(huì)計(jì)檔案銷毀鑒定分揀的難題，大大提高工作效率。

5.積極推進(jìn)銀行會(huì)計(jì)檔案電子存檔合法化。以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔是現(xiàn)代銀行會(huì)計(jì)檔案管理的主要形式，即充分發(fā)揮電子檔案在銀行會(huì)計(jì)檔案管理利用中的主導(dǎo)作用，同時(shí)，為滿足司法需要保留紙檔。現(xiàn)行銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限按銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法，規(guī)定分為"3"年、5"年、15"年和永久四檔，但在執(zhí)行中，各行都明確規(guī)定：同一會(huì)計(jì)檔案采用不同介質(zhì)保存的，應(yīng)以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。除隨傳票裝訂的檔案及其他必須打印的檔案外，其余會(huì)計(jì)檔案可不再打印，統(tǒng)一納入會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)或采用其他磁性介質(zhì)儲(chǔ)存和查詢。這樣，3"年、5"年期限的電子會(huì)計(jì)檔案已不再打印和保留紙質(zhì)存檔。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子歸檔后，逐步減少紙質(zhì)檔案的保管已成一種趨勢(shì)。

6.切實(shí)加強(qiáng)第三方服務(wù)外包的管理。一要嚴(yán)把準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。銀行機(jī)構(gòu)應(yīng)該選擇具有相關(guān)主管部門(mén)認(rèn)可認(rèn)證資質(zhì)的第三方服務(wù)外包商，以避免服務(wù)外包政策風(fēng)險(xiǎn)。二要簽署保密協(xié)議。銀行機(jī)構(gòu)應(yīng)該與第三方服務(wù)外包商簽署保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和法律責(zé)任，防范會(huì)計(jì)檔案信息外泄。三要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控。業(yè)務(wù)外包不是管理外包和風(fēng)險(xiǎn)外包，銀行機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)外包業(yè)務(wù)的管理，建立和健全服務(wù)外包管理規(guī)章制度，對(duì)關(guān)鍵崗位、部位做到現(xiàn)場(chǎng)有人員把關(guān)，落實(shí)全程監(jiān)控措施，切實(shí)防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

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