利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行高校教學(xué)檔案管理

中圖分類號(hào)：G271"文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

摘要：高校教學(xué)檔案管理走向現(xiàn)代化的標(biāo)志之一是教學(xué)檔案從手工管理向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變。教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)繁雜而又細(xì)致的工作，也是學(xué)校管理的一個(gè)重要方面。搞好教學(xué)檔案管理，特別是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案管理，對(duì)積累經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平，探索學(xué)校教學(xué)管理規(guī)律都具有重要意義。利用計(jì)算機(jī)管理教學(xué)檔案，是教學(xué)檔案管理技術(shù)發(fā)展的方向。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)檔案;計(jì)算機(jī);檔案管理

一、教學(xué)檔案的含義與所包括的內(nèi)容

檔案是人類歷史文化遺產(chǎn)，匯集著大量知識(shí)，記載著豐富的信息。在信息化過程日益加速的現(xiàn)代社會(huì)里，檔案信息作為一種重要的信息資源也將越來越重要。教學(xué)檔案是教師、學(xué)生、教學(xué)管理人員在教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像等各種計(jì)算機(jī)軟件載體資料的總稱。是對(duì)高校教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄。它是進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動(dòng)不可缺少的依據(jù)和參考，是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源，也是高校檔案工作的核心。

1.教學(xué)綜合類。上級(jí)教育主管部門和學(xué)校下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件材料。包括教育改革、教育計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、招生、畢業(yè)分配等方面的計(jì)劃、指示、規(guī)定和辦法等。

2.教學(xué)管理類。各種教學(xué)管理制度、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱與教學(xué)日歷、教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)觀摩、備課本、課堂教學(xué)及考試總結(jié)、教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)與教學(xué)工作總結(jié)。

3.教學(xué)研究類。教學(xué)改革方案、教學(xué)方法研究和總結(jié);重點(diǎn)課程、精品課程建設(shè)等材料。

4.實(shí)踐教學(xué)類。實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)課表、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告等;教育實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)教案、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)總結(jié)，以及有代表性的實(shí)習(xí)調(diào)查報(bào)告等。

二、教學(xué)檔案的管理流程

（一）分類編號(hào)

1.按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的規(guī)定檔號(hào)包括年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三個(gè)部分。

2.根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，類目設(shè)置為二級(jí)。

3.教學(xué)檔案檔號(hào)=年度號(hào)+教學(xué)檔案分類號(hào)+案卷號(hào)

模式如下：

說明：案卷號(hào)的第一位數(shù)字是學(xué)制號(hào)即計(jì)劃內(nèi)-1、學(xué)歷文憑-2、自學(xué)考試-"3、預(yù)科-4;第二位是案卷順序號(hào)。

（二）編目

1.每卷檔案封面上的項(xiàng)目填寫清楚，卷脊上寫檔案號(hào)。

2.按檔號(hào)順序，編制教學(xué)檔案目錄。

3.編制各種分類目錄和年度總目錄及目錄卡。

（三）排架保管

1.按教學(xué)檔案號(hào)順序排架。

2.嚴(yán)格按《高校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求執(zhí)行各種制度。

3.庫房要有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。

4.檔案部門應(yīng)納入學(xué)院自動(dòng)化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作的需要逐步設(shè)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等。

三、教學(xué)檔案管理工作的重要性

教學(xué)檔案是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。教學(xué)檔案材料的收集、整理、保管和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分，“應(yīng)該實(shí)行‘三納入’、‘四同步’，即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一?！?“教學(xué)管理的各環(huán)節(jié)必須做到下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步;檢查教學(xué)工作與教學(xué)文件材料形成積累情況同步;評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步;畢業(yè)分配、上報(bào)評(píng)審材料、教師晉升與檔案部門出具歸檔證明同步”。教學(xué)檔案是教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是進(jìn)行教學(xué)研究必不可少的素材，只有依據(jù)可靠的教學(xué)檔案作為研究依據(jù)，才能起到科學(xué)的效果。

四、利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行高校教學(xué)檔案管理的重要意義

高校教學(xué)檔案管理走向現(xiàn)代化的標(biāo)志之一是教學(xué)檔案從手工管理向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變。將內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大、類目多樣的檔案材料輸入計(jì)算機(jī)，進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，決非易事。

1.要對(duì)過去大量的教學(xué)檔案資料進(jìn)行錄入計(jì)算機(jī)的前期處理，即要把檔案資料按著錄規(guī)則的要求制成卡片?？梢圆扇》謱W(xué)年、學(xué)期的做法;如2013-2014學(xué)年第一學(xué)期，2013—2014學(xué)年第二學(xué)期;2014—2015學(xué)年第一學(xué)期等。也可先進(jìn)行案卷級(jí)目錄索引，后深入到文件級(jí)，最后實(shí)現(xiàn)全部文件級(jí)目錄索引。

2.要科學(xué)地編制適應(yīng)各種不同角度檢索的檢索工具，使之成為體系，還要不斷加以完善，提高檔案檢索的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)度、專指度，使整個(gè)檢索具有通用性和系統(tǒng)性。

3.通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)將輸入的著錄項(xiàng)目，自動(dòng)按時(shí)間、責(zé)任者、主題、保管期限、密度以及工作性質(zhì)、功能等排列目錄和索引，有多少著錄項(xiàng)目，就可以提供多少條檢索途徑和多少種書本式目錄和卡片式目錄，滿足檔案查找和利用者的各種不同需求。因此，利用計(jì)算機(jī)來解決教學(xué)檔案管理中存在的難題，不失為一種有效的途徑，而且，其開發(fā)利用的前景十分廣闊，極具前瞻性和推廣價(jià)值。

五、利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案管理的重點(diǎn)是編制教學(xué)檔案檢索

教學(xué)檔案管理是學(xué)校用科學(xué)的原則和方法管理教學(xué)檔案，為學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)服務(wù)。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案管理的重點(diǎn)是編制教學(xué)檔案檢索。

1.編制教學(xué)檔案檢索是創(chuàng)建教學(xué)檔案的關(guān)鍵。創(chuàng)建教學(xué)檔案，要向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輸入大量的經(jīng)過規(guī)范化處理的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)，其關(guān)鍵是編制科學(xué)合理的檢索。

編制教學(xué)檔案檢索客觀上要求有計(jì)劃、有步驟，事先要列出周詳?shù)摹⒕唧w的計(jì)劃和預(yù)案，強(qiáng)調(diào)邏輯性、嚴(yán)密性、劃一性，明確先編什么，后編什么，并要做到心中有數(shù)。只有這樣，才能為后續(xù)工作打好基礎(chǔ)。

2.編制教學(xué)檔案檢索的具體方法。

編制教學(xué)檔案檢索，可以以學(xué)期為單位（第一學(xué)期為上年9月至次年1月，第二學(xué)期為2月至6月）。首先要對(duì)本學(xué)期形成的各種類型的教學(xué)資料及時(shí)進(jìn)行收集、整理，并依據(jù)管理需求進(jìn)行分類;然后在計(jì)算機(jī)上建立該檔案數(shù)據(jù)庫，將該檔案的分類號(hào)、檔案標(biāo)題、目錄等逐一輸入計(jì)算機(jī);例如，我們將我校教師按所擔(dān)任的學(xué)科逐一進(jìn)行分類，同時(shí)也將其年齡、性別、學(xué)歷，參加工作時(shí)間、職稱、教齡、畢業(yè)院校、聯(lián)系電話、家庭地址等個(gè)人信息輸入電腦，然后再將其在教學(xué)實(shí)踐過程中產(chǎn)生的有價(jià)值的各種教學(xué)資料按文字、圖表等逐項(xiàng)編目，力求做到清晰、完整;并從教學(xué)能力、備課授課和作業(yè)批改情況、教學(xué)態(tài)度以及獲獎(jiǎng)情況等方面充實(shí)資料。這就從教師這一縱向角度將教學(xué)檔案編串起來，只要點(diǎn)擊某位教師姓名，其教學(xué)等情況就會(huì)立即顯示在電腦屏幕上，一目了然。

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作者簡(jiǎn)介：

喻燕華（1979-），江西南昌人，江西科技學(xué)院工程訓(xùn)練中心，講師，學(xué)士，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用。