關(guān)于加強房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的思考

中圖分類號：F293.3"文獻標識碼：A

摘要：房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄，這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛，深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用，如何保管好這些檔案，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用，這是作為一名房地產(chǎn)檔案管理者應(yīng)長期探索的問題。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);檔案管理;思考

一、加強房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的管理

（一）高度重視。房屋產(chǎn)權(quán)檔案是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍活動中形成的各種不同形式和載體的歷史記錄，在經(jīng)濟和社會的發(fā)展過程中有著巨大貢獻，其特點是專業(yè)性、政策性、法律性都很強。房管局除設(shè)立了專門的檔案管理機構(gòu)外，還成立了由局領(lǐng)導(dǎo)任組長的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)協(xié)調(diào)檔案管理過程中遇到的新情況、新困難、新問題，確保做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、工作勁頭不松。加強對檔案人員的職業(yè)道德及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鉆研檔案管理業(yè)務(wù)、愛崗敬業(yè)、不斷進取、建設(shè)一支思想政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)技術(shù)能力強、人員較為穩(wěn)定的房產(chǎn)檔案管理工作隊伍。全面理順檔案管理，落實工作責(zé)任，將檔案管理工作納入總體工作計劃，制定檔案工作管理目標、把檔案管理工作與年度工作計劃掛勾，納入年度目標考核，明確工作責(zé)任，嚴格獎懲制度。

（二）健全制度。制定了檔案查閱、檔案接收移交、安全保障、年度統(tǒng)計、庫房管理等一系列管理制度，規(guī)范了檔案移交、審核、整理、分類、歸檔、入庫等業(yè)務(wù)操作程序，明確各個環(huán)節(jié)所要做的工作及要達到的要求，建立了檔案的電子和物理兩套統(tǒng)計臺帳以及檔案借閱登記薄、檔案移交登記薄、檔案庫房檢查記錄薄、檔案來文發(fā)文登記薄等，做到臺帳清晰規(guī)范;對檔案管理人員進行明確分工，做到職責(zé)分明、各司其責(zé)。開展檔案信息咨詢，編制了索引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具，將收集到的檔案信息資料重新組合匯編，為用戶提供高效、快捷的服務(wù);嚴格按照檔案管理的防火、防霉、防蟲、防鼠、防潮要求，定期打掃庫房衛(wèi)生，保持檔案整潔，確保檔案工作的安全性。

（三）加大投入。共投入300余萬元資金，專門用于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和硬件設(shè)施配套，新增密集架，檔案庫房配備了空調(diào)機、溫濕度計、滅火器、消毒柜等設(shè)施設(shè)備，進一步優(yōu)化了房產(chǎn)檔案室的環(huán)境，在電子信息化建設(shè)上，專門配備電腦及打印機、復(fù)印傳真一體機等現(xiàn)代化設(shè)備，建立數(shù)字檔案，健全一戶一檔的管理模式，實現(xiàn)房地產(chǎn)信息收集、整理、查詢、利用、管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

二、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問題

（一）信息采集困難。由于一些地方過去不重視產(chǎn)籍建設(shè)，加之檔案硬件設(shè)施設(shè)備不先進，對產(chǎn)權(quán)登記后的資料收集、保管不夠規(guī)范，造成有的權(quán)屬檔案資料缺少，甚至遺失。關(guān)于房屋權(quán)屬檔案歸檔文件的標準，各地的房屋產(chǎn)權(quán)管理部門都是結(jié)合本地實際，自行制定房屋權(quán)屬檔案收集的范圍和歸檔標準，從而給房地產(chǎn)管理部門統(tǒng)一進行信息采集時帶來許多困難。

（二）管理手段落后。長期以來，房屋權(quán)屬檔案管理形式比較死板，缺乏活力，拘泥于永久性保管和陳舊的檔案管理模式，檔案的存儲多以紙張為主，占據(jù)空間大，不便于大規(guī)模信息自動查詢檢索，信息流通渠道不暢。目前，雖然有一些較發(fā)達城市完成了檔案數(shù)字化工作，但大多數(shù)城市仍然停留在以手工管理為主的傳統(tǒng)檔案管理模式上，不能實現(xiàn)信息資源共享。

（三）利用方式欠缺。目前房屋權(quán)屬檔案利用方式主要是傳統(tǒng)的被動（坐等）服務(wù)形式，很少對房屋權(quán)屬檔案信息需求的變化進行分析研究，不重視檔案利用信息的反饋，編研工作滯后，使現(xiàn)有的檔案資料未能得到深層次的開發(fā)利用，許多電子檔案還不能實現(xiàn)網(wǎng)上利用，影響了檔案信息資源的開發(fā)與利用。

三、規(guī)范房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的對策

（一）加強隊伍化建設(shè)。通過報刊、雜志、培訓(xùn)等形式，定期不定期組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)《物權(quán)法》、《檔案法》、《房屋登記辦法》等法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，以學(xué)習(xí)促提高，以學(xué)習(xí)促發(fā)展，提高檔案管理人員的思想認識、業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，并將檔案管理標準化納入檔案人員培訓(xùn)體系，樹立檔案管理人員的規(guī)范化和標準化意識，以建立房屋登記簿為契機，對原來的權(quán)屬檔案資料進行核對，查漏補缺，盡可能使權(quán)屬檔案資料完整齊全，不斷增添措施，加大力度、克服困難，把檔案管理工作作為一項重要內(nèi)容抓好抓實，以更好適應(yīng)新時期房產(chǎn)檔案管理工作的需要，力爭把房地產(chǎn)檔案建設(shè)推向新的高度。

（二）加強標準化建設(shè)。以建立“綜合目標管理、標準規(guī)范要求”的工作機制為目的，積極開展檔案標準化建設(shè)。進一步完善管理制度，加大制度落實力度，做到有章可依、有章必依、違章必究，搞好檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)，確保檔案安全，提高房產(chǎn)檔案利用率，加強對產(chǎn)權(quán)資料的前期控制，在檔案驗收時嚴格審查，使權(quán)屬檔案資料的歸檔率、完整率、準確率達到100%，盡快制定一套統(tǒng)一的、科學(xué)的權(quán)屬檔案管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)則，包括權(quán)屬檔案收集范圍、電子檔案信息采錄標準、采用統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺等，便于在今后條件成熟時進行聯(lián)網(wǎng)。

（三）加強信息化建設(shè)。加大現(xiàn)代化管理的投入，采用電子計算機存儲、加工、檢索檔案，開展房屋權(quán)屬檔案信息掃描、電子文檔建設(shè)、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息管理系統(tǒng)升級等管理工作。加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房屋權(quán)屬檔案資源建設(shè)，解決好電子文檔的保存、保真、保密以及利用問題。加強權(quán)屬檔案文件匯編、專題編研等工作，運用科學(xué)方法，使編研材料的提供與社會需求相一致，實現(xiàn)以權(quán)屬檔案為主體的情報、資料、技術(shù)圖書、專利文獻等相關(guān)信息一體化管理，使靜態(tài)信息與動態(tài)信息，內(nèi)部信息與外部信息融為一體，有機結(jié)合，達到由單一信息開發(fā)變?yōu)楹铣尚畔㈤_發(fā)，向廣大利用者提供有價值的檔案信息材料。

（四）加強服務(wù)化建設(shè)。房屋權(quán)屬檔案信息的開發(fā)利用是產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理工作的基礎(chǔ)，必須緊緊圍繞服務(wù)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理這個中心，逐步實現(xiàn)檔案管理理念由保管型向利用型的根本性轉(zhuǎn)變;樹立權(quán)屬檔案信息的資源意識，努力實現(xiàn)檔案服務(wù)方式由實體型向信息型的根本性轉(zhuǎn)變，提高檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化服務(wù)手段，改變長期以來單一的借閱模式，擴充服務(wù)內(nèi)容。在服務(wù)態(tài)度上做到熱情主動、細致周到，善于與利用者溝通，了解利用者的需求;在服務(wù)內(nèi)容上做到緊跟社會形勢，了解社會需求，及時、有針對性地開發(fā)權(quán)屬檔案信息資源，提供社會急需的高質(zhì)量檔案信息。在服務(wù)形式上做到上門服務(wù)、檔案信息上網(wǎng)等多種形式并用，做好咨詢服務(wù)工作，從而使檔案開發(fā)利用工作從封閉、半封閉服務(wù)向開放式服務(wù)過渡。

作者簡介：

陳潔（1965.10-），男，漢族，四川眉山人，中技學(xué)歷，檔案助理館員，單位：眉山市房地產(chǎn)管理局，研究方向：房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的建設(shè)管理。