辦公自動化的發(fā)展研究

中圖分類號：TP317.1"文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

【本文受江西科技學(xué)院教改課題“《辦公自動化》課程實(shí)踐教育改革-以非計(jì)算機(jī)專業(yè)為視角”編號：jy1327資助。】

摘要：對辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，探討了辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;發(fā)展研究

1、研究背景

辦公室自動化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的概念。辦公室自動化英文原稱OfficeAutomatlon，縮寫為OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要辦公自動化的輔助。

人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計(jì)算機(jī)工程師，其它設(shè)備維護(hù)人員等。技術(shù)設(shè)備，計(jì)算機(jī)是另一因素。設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。顯然辦公自動化這一人機(jī)系統(tǒng)，人，機(jī)，缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認(rèn)為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進(jìn)入信息時(shí)代后的一種新概念。

2、辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展

我國的OA系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展歷程，可以分為以下三個(gè)階段：

第一代OA系統(tǒng)，是從20世紀(jì)80年代中期到90年代中期以使用辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫作電子化，即將辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式轉(zhuǎn)向比特方式。

第二代OA系統(tǒng)，是從90年代中期開始的以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征的應(yīng)用系統(tǒng)。這一階段的OA系統(tǒng)主要有兩個(gè)特征：一是實(shí)現(xiàn)了工作流程自動化或半自動化，即將收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)向工作流方式。不同部門及其工作人員工作間的協(xié)作大大加強(qiáng)，使政府、企業(yè)的辦公效率得到較大的提高;二是以Intemet為基礎(chǔ)，辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了移動辦公，拓展了OA系統(tǒng)的應(yīng)用范圍。

第三代OA系統(tǒng)，是融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。它以知識管理為核心，提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機(jī)制，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變，并因此提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。第三代OA的核心是知識，其突出特點(diǎn)是：實(shí)時(shí)通信、實(shí)時(shí)交流。

3、辦公自動化系統(tǒng)的一般開發(fā)過程

（1）一般開發(fā)過程

傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)開發(fā)過程一般都是根據(jù)用戶的具體需求為其制定一個(gè)系統(tǒng)，沿襲了傳統(tǒng)的一般應(yīng)用程序的開發(fā)方法。首先與用戶交流，完成需求分析，然后開始項(xiàng)目設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)，主要基本過程概括如下：l）選擇一種系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，包括開發(fā)工具;2）選擇一種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng);3）根據(jù)項(xiàng)目的具體內(nèi)容設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)（如關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫和表結(jié)構(gòu)等）;4）根據(jù)項(xiàng)目的具體內(nèi)容利用開發(fā)工具的可視化設(shè)計(jì)能力制作各種視圖并綁定數(shù)據(jù)（如傳統(tǒng)的表單，ASP、JSP頁面等）;其中包括了每個(gè)視圖的操作或事件處理方法等;5）設(shè)計(jì)一定的服務(wù)器端功能實(shí)現(xiàn)處理邏輯;6）通過基本的測試后提交給用戶使用;7）根據(jù)用戶的反饋進(jìn)行修改。目前市場上的OA系統(tǒng)，其主要區(qū)別體現(xiàn)在使用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和開發(fā)技術(shù)手段上，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)決定了客戶端與應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的交互方式：開發(fā)技術(shù)手段指系統(tǒng)平臺、開發(fā)工具的選型及其采用的相關(guān)開發(fā)技術(shù)，開發(fā)技術(shù)決定了系統(tǒng)的使用特征和用戶的使用環(huán)境。

1）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

按照客戶端的不同，可將辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)模式分為B/S模式和C/S模式，它們各具特色，概述如下：

B/s模式的系統(tǒng)以服務(wù)器為核心，業(yè)務(wù)邏輯處理和數(shù)據(jù)存儲基本上在服務(wù)器端完成，用戶使用瀏覽器進(jìn)行事務(wù)處理。B/S模式具有易于升級，便于維護(hù)，客戶端使用難度低、可移植性強(qiáng)等特點(diǎn)，但受到靈活性差、應(yīng)用模式簡單不足的制約。C/S模式是早期OA系統(tǒng)開發(fā)中主要應(yīng)用的模式，同時(shí)一些專業(yè)的Mls軟件也經(jīng)常使用這種模式。C/S模式系統(tǒng)幾乎可以適應(yīng)任何的操作平臺，開發(fā)技術(shù)也多種多樣，大部門計(jì)算機(jī)語言都能開發(fā)出C/S模式的應(yīng)用系統(tǒng)。

2）開發(fā)技術(shù)

LOTUSDOM取O被視為最為成熟的OA系統(tǒng)平臺，與流轉(zhuǎn)復(fù)雜的工作流相適應(yīng)，成為了OA系統(tǒng)開發(fā)的首選技術(shù)手段。利用LOTUSDOMmO既可以實(shí)現(xiàn)了c/s模式的OA系統(tǒng)，也可以使之適應(yīng)B/S的應(yīng)用模式，其完善的文檔數(shù)據(jù)庫和權(quán)限管理系統(tǒng)為公文流轉(zhuǎn)的順利實(shí)現(xiàn)提供了強(qiáng)有力的保障。但LOTusDOMINO的開發(fā)、使用成本偏高，系統(tǒng)的重用程度較低，重復(fù)開發(fā)偏多。

EXCHANGESERVER與LOTUSDOMINO有相似之處，具備了復(fù)雜流程的設(shè)置與處理能力。在早期的OA系統(tǒng)中，EXCHANGESERVER被廣泛的使用，客戶端通過OUTLOOK等電子郵件系統(tǒng)與服務(wù)器交互，但在使用上存在不直觀、靈活性差等不足。同時(shí)基于EXCHANGESERVER的二次開發(fā)難度也較大，系統(tǒng)之間的兼容性和擴(kuò)展性較差。

Windows.Net框架具有很強(qiáng)的靈活性和擴(kuò)展性，能夠與windows操作系統(tǒng)平臺進(jìn)行良好的結(jié)合，可開發(fā)B/S模式和C/S模式系統(tǒng)。在表現(xiàn)形式上十分靈活，開發(fā)難度和成本低，能夠方便地使用各類中間件。Windows.Nct框架下的開發(fā)工具很多。

4、OA系統(tǒng)開發(fā)的意義

設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的適用于中小型企業(yè)、部門的OA系統(tǒng)框架具有一定的通用性和適用性。利用框架實(shí)施一個(gè)OA系統(tǒng)時(shí)，具有實(shí)現(xiàn)簡單、快速等優(yōu)點(diǎn)，符合快速開發(fā)要求。實(shí)現(xiàn)的OA系統(tǒng)具有較高的運(yùn)行穩(wěn)定性和安全性、靈活的可擴(kuò)展性、簡單的可維護(hù)性等特點(diǎn)。因此設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的OA系統(tǒng)框架具有一定的社會和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

提出的適用于中小城市企業(yè)、部門的OA系統(tǒng)框架的設(shè)計(jì)思想，抽象了一般OA系統(tǒng)的內(nèi)容、功能和特征，是依據(jù)OA系統(tǒng)用戶的普遍需求的分析結(jié)構(gòu)而建立的，具備了較強(qiáng)的通用性、針對性和適用性。該設(shè)計(jì)思想對需實(shí)施OA系統(tǒng)的用戶具有一定的參考價(jià)值，同時(shí)對OA系統(tǒng)開發(fā)人員具有一定的借鑒價(jià)值。在設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)過程中，使用了多種成熟的開發(fā)模式和體系機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)思想和理念，并結(jié)合使用了具體系統(tǒng)平臺的技術(shù)支撐。在整個(gè)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)過程中，強(qiáng)調(diào)了各種技術(shù)的靈活應(yīng)用和組合使用。指出了在設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)一個(gè)OA系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該處理的內(nèi)容及應(yīng)該采用的方法和技術(shù)細(xì)節(jié)。從而規(guī)范OA系統(tǒng)的開發(fā)過程和提供OA系統(tǒng)較強(qiáng)的柔性特征。

實(shí)現(xiàn)的適用于中小型企業(yè)、部門的OA系統(tǒng)具有一個(gè)OA系統(tǒng)的基本功能，具備了實(shí)現(xiàn)簡單、快速的能力，符合了快速開發(fā)要求，從而提高了開發(fā)效率、縮短了開發(fā)周期、降低了開發(fā)成本。利用實(shí)現(xiàn)的OA系統(tǒng)具備了相當(dāng)?shù)目蓴U(kuò)展能力和柔性特征，提高了系統(tǒng)的可維護(hù)性，降低了擴(kuò)展和維護(hù)成本，進(jìn)一步提高了系統(tǒng)的開發(fā)效率。

作者簡介：

涂敏（1981-）江西南昌人，江西科技學(xué)院計(jì)算機(jī)中心，講師，碩士，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用。