“四位一體”高校院系檔案建設(shè)研究

摘要：院系是學校的基層組織，院系檔案建設(shè)是學校檔案建設(shè)的重要組成部分。構(gòu)建“四位一體”高校院系檔案管理模式，實現(xiàn)高校院系實體檔案與數(shù)字化檔案并存；重視檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化、檔案服務(wù)社會化。

關(guān)鍵詞：四位一體；院系檔案；研究

一、高校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

《高等學校檔案管理辦法》強調(diào)了高校檔案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作，突出了“以人為本”的思想，明確了高校檔案工作的“校長負責制”，強調(diào)了檔案的社會服務(wù)責任。

目前我國各高校設(shè)有檔案館或檔案室，建設(shè)規(guī)范并各有特色。例如：中南大學檔案管理以“三個體系”為基礎(chǔ)，以制度建設(shè)為先導(dǎo)，以數(shù)字化建設(shè)為突破口。上海建設(shè)有上海高校檔案館網(wǎng)站。同濟大學形成以檔案館為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。鄭州大學檔案館統(tǒng)一管理全校各類檔案。河南大學以服務(wù)學校中心工作為主導(dǎo)，以信息化建設(shè)為抓手， 以檔案資源體系和檔案利用體系建設(shè)為重心。但高校二級學院的檔案建設(shè)都較為薄弱，尤其忽略了二級學院所特有檔案的建設(shè)。有些二級學院檔案室主要用于存放教學檔案，保存的資料基本用于上級檢查和教學評估，利用率很低。

國外一些高校的檔案館是對外開放的，利用率很高。與國外相比，我國高校檔案工作的主要精力是放在整理與保管上，利用服務(wù)不夠，事實上造成許多有價值的檔案“養(yǎng)在深閨無人識”。

二、“四位一體”高校院系檔案管理模式

“四位一體”高校院系檔案管理模式是指實體檔案管理、數(shù)字化檔案管理、信息網(wǎng)絡(luò)化管理、系統(tǒng)維護同步進行。即在進行實體檔案建設(shè)的同時，將實體檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案；把OA、MIS活動中產(chǎn)生的電子檔案下載，打印進行實體保管的同時，轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案；數(shù)字化檔案輸出打印或刻盤脫機保存，進行異地異質(zhì)實體保存；數(shù)字化檔案上傳內(nèi)外網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。系統(tǒng)維護穿插在檔案建設(shè)的每個環(huán)節(jié)中，實體檔案、數(shù)字化檔案、信息網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)維護四個模塊同等重要地同時進行。

三、“四位一體”高校院系檔案管理系統(tǒng)

“四位一體”高校院系檔案管理系統(tǒng)以檔案學理論為基礎(chǔ)，依托信息服務(wù)理論，以二級學院檔案建設(shè)為研究對象。該系統(tǒng)由組織建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、系統(tǒng)維護四部分構(gòu)成。本文以河南理工大學某學院為例，對該系統(tǒng)進行說明。

（一）組織建設(shè)

組織建設(shè)包括機構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度制定等內(nèi)容。該學院設(shè)有院系檔案室，制定了各項管理規(guī)章制度，配備一名檔案管理員。領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作列入學院議事日程，各教研室都有檔案工作的具體要求和內(nèi)容。

（二）設(shè)施建設(shè)

設(shè)施建設(shè)是檔案建設(shè)的前提條件，必須要配備符合條件的場地、設(shè)施和設(shè)備，配備保管檔案的專用庫房、專用柜架、裝備。該學院配備了兩間檔案庫房、200個專用柜架；配有防火、防盜、防高溫、防潮、防霉、防塵、防光、防鼠、防蟲等設(shè)施；配有空調(diào)、除濕機、防磁柜、溫濕度表、復(fù)印機、數(shù)碼照相機、掃描儀等設(shè)備。

（三）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

1.實體檔案建設(shè)

實體檔案是指以紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像錄音帶、硬盤等各種載體形式保存的檔案，是檔案資源的基礎(chǔ)。它的建設(shè)主要包括收集資料、整理歸檔、檔案日常管理、鑒定、統(tǒng)計、移交、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)。該學院規(guī)定收集的材料多而細，有收文、發(fā)文、機構(gòu)組織、制度、職責、機制、辦法、規(guī)定、計劃、總結(jié)、條例等文書類材料，有招生、就業(yè)、學籍、黨團員檔案、獎懲、活動、跟蹤調(diào)查、論文、設(shè)計、試卷等學生類材料和實物，有教材、教學大綱、教改、專業(yè)學科增設(shè)、教學實習、課堂教學、師資進修等教學類材料和實物，有項目的申報、立項、結(jié)項等科研類材料和實物，有會議、參觀、接待、培訓(xùn)、進修、活動、競賽、展出、講座等活動類材料和實物。學院要求辦公自動化中的電子文檔打印收集，實體存檔，再按類和保管期限整理裝訂成卷，編號歸檔入柜，填寫目錄和備查表，檔案日常管理規(guī)范，對各類檔案及其專用設(shè)備建有臺賬，對檔案的收進、移出有登記，及時、準確向?qū)W校檔案部門填報院系檔案工作統(tǒng)計年報，按規(guī)定向?qū)W校相關(guān)部門移交各門類和載體的檔案資料，定期開展鑒定工作，銷毀檔案建立清冊。制定檢索工具，編研開發(fā)實體檔案，建設(shè)特色實體檔案展廳，并開展宣傳教育活動。該學院開發(fā)了《人名檢索》等檢索工具，編寫了《學院沿革》《畢業(yè)生跟蹤調(diào)查》等特色檔案，建立了人物檔案室、成果檔案室、實物檔案室等主題特色展廳。

2.數(shù)字化檔案建設(shè)

數(shù)字化檔案是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容包括兩方面：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；二是載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、照片檔案及錄音錄像檔案、電子檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)主要包括建立目錄庫、掃描（收集電子材料）、圖像處理和存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化建設(shè)基本程序分為數(shù)據(jù)的輸入、管理、輸出三個步驟。數(shù)據(jù)的輸入是把檔案目錄和各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。數(shù)據(jù)的管理主要做好數(shù)字化檔案的借閱管理、權(quán)限設(shè)置和銷毀管理。數(shù)據(jù)的輸出：一是將數(shù)字化檔案進行統(tǒng)計，輸出打印或制作光盤、硬盤，進行異質(zhì)備份，實行異地實體保存；二是經(jīng)嚴格鑒定后上傳OA、MIS、WEB等網(wǎng)頁進行查詢、利用，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

信息網(wǎng)絡(luò)化是指將檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中管理、傳輸、檢索和利用。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)促使檔案信息化，使檔案實現(xiàn)從封閉管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放服務(wù)模式，實現(xiàn)檔案信息的利用從點到面的覆蓋，實現(xiàn)檔案服務(wù)社會的責任。

（四）系統(tǒng)維護

系統(tǒng)維護是檔案實體和信息安全的保障，包括基礎(chǔ)設(shè)施的日常維護和實體檔案、數(shù)字化檔案和信息服務(wù)網(wǎng)站的維護。檔案信息安全一是指檔案實體的安全，不損毀、不丟失；二是指檔案信息的安全，不失密、不泄密；三是指檔案的完整齊全并盡量延長檔案實體和信息的保存時限。

確保檔案信息安全基礎(chǔ)設(shè)施是硬件，制度規(guī)范是軟件。該學院首先按照“四位一體”高校院系檔案管理系統(tǒng)建立了自評管理辦法，對檔案管理的每個環(huán)節(jié)都設(shè)制評估要求；針對安全要求制定了《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》《檔案安全管理辦法》，配備相關(guān)安全設(shè)施。

在基礎(chǔ)設(shè)施的日常維護上，堅持每日檢查庫房安全和設(shè)備運行，及時進行維護。在實體檔案方面做到對有破損的紙質(zhì)檔案、照片檔案進行裱糊和修復(fù)，字跡褪色、照片褪色用顯字液把褪色字跡、褪色照片恢復(fù)過來；錄音帶、錄像帶豎放，每年進行1~2次倒帶，釋放內(nèi)部張力，檢查音質(zhì)和畫面是否失真；對整理好的檔案進行消毒處理；檔案柜里放有防霉、防蟲藥物等。在管理方面，建立登記臺賬，做到賬目與實物相符；紙質(zhì)檔案采用了多套制，借閱使用備查卷；實行紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔，長期保存的紙質(zhì)文件掃描成電子文件，網(wǎng)上的電子文件下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機保存；利用時不提供原件，只提供電子文件。對數(shù)字化檔案的維護一方面做好對信息自身和載體的維護，實行異地異質(zhì)備份；另一方面采用身份驗證、簽署協(xié)議、加密技術(shù)、設(shè)置權(quán)限、防火墻等先進技術(shù)維護檔案信息及管理系統(tǒng)的安全。信息服務(wù)網(wǎng)站的維護，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟、硬件升級、數(shù)據(jù)遷移的安全，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的暢通，對來自病毒的侵襲、黑客的入侵、拒絕服務(wù)、密碼破解、網(wǎng)絡(luò)竊聽、數(shù)據(jù)篡改、垃圾郵件、惡意掃描，大量的非法信息堵塞合法的網(wǎng)絡(luò)通信等情況，能迅速處理，恢復(fù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運行；減少人為的失誤，防范網(wǎng)絡(luò)軟件本身的漏洞對系統(tǒng)造成的威脅。

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責編：一蕭