淺談高校教學(xué)檔案優(yōu)化管理

摘 要：教學(xué)檔案作為一種信息，是在教學(xué)活動(dòng)中形成的保存查備的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。它是事實(shí)的載體，是衡量教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)活動(dòng)的重要尺度，是教學(xué)評(píng)估工作的必然依托。因此，優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理，對(duì)于高校建設(shè)和教學(xué)管理發(fā)展來說勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)檔案 教學(xué)評(píng)估 教學(xué)管理

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2014）05（a）-0255-02

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，是歷史的記錄，信息的源泉，決策的依據(jù)。它隨著學(xué)校的發(fā)展逐漸積累而成，來自于教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)中具有查考利用價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等載體材料。教學(xué)檔案是將教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)全過程的文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范地呈現(xiàn)出來，是廣大師生在教學(xué)中辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。它為教職人員提供多方面的借鑒資料，為總結(jié)和研究新時(shí)期學(xué)教育和教學(xué)規(guī)律，提供全面而豐富的原始資料。是反映一所高校的教學(xué)管理，是衡量管理單位教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)術(shù)水平的重要尺度。

1 教學(xué)檔案的重要性

1.1 教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)工作評(píng)估的參考價(jià)值和憑證價(jià)值

2004年8月《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案（試行）》中高校教學(xué)工作水平的整個(gè)評(píng)估指標(biāo)體系的支撐材料，例如教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)術(shù)水平等方面的材料都集中體現(xiàn)在高校的教學(xué)檔案中，其唯一性保證了教學(xué)檔案的憑證作用。

“在高校教學(xué)評(píng)估工作中，無論進(jìn)行何種形式的評(píng)估，無論評(píng)估的程序、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、指標(biāo)體系如何制定，最有說服力的依據(jù)是原始的檔案資料，只有依據(jù)這些在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中形成的具有參考和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，才能全面、客觀、公平、公正地對(duì)評(píng)估單位進(jìn)行評(píng)價(jià)?！盵1]教學(xué)檔案承載著大量的教育教學(xué)、科研和管理建設(shè)信息，完整、真實(shí)地反映了學(xué)?；蚪虒W(xué)管理單位的建設(shè)和發(fā)展過程。而隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，檔案內(nèi)容和建設(shè)在不斷的豐富和完善，主要包括黨政管理、教學(xué)文件、教學(xué)活動(dòng)、教師業(yè)務(wù)、學(xué)生工作、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、學(xué)術(shù)水平、考試考核檔案等檔案，通過大量檔案的自我綜合分析、整理和完善，在不同方面體現(xiàn)出教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)評(píng)估的參考價(jià)值和憑證價(jià)值。

1.2 教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)作用

教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作的真實(shí)記錄，它存在的根本目的是針對(duì)學(xué)校提升教學(xué)質(zhì)量及管理工作水平。由此可見，教學(xué)檔案內(nèi)容的完備與管理水平的高低，直接影響到教學(xué)管理工作的水平。

教學(xué)檔案是經(jīng)過長(zhǎng)期“教”與“學(xué)”的教學(xué)管理中不斷產(chǎn)生和積累的，在高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估和各職能部門考核評(píng)估時(shí)，教學(xué)檔案演繹著無可替代的重要角色，占有者絕對(duì)性的地位。鑒于其本身的憑證和參考價(jià)值，教學(xué)檔案對(duì)管理職能部門有獨(dú)一無二的監(jiān)督和指導(dǎo)作用。

總之，教學(xué)檔案是在高校教育建設(shè)和發(fā)展中逐漸豐富和完善的。它的參考價(jià)值、憑證價(jià)值和指導(dǎo)作用，創(chuàng)造性地為高校發(fā)展、教學(xué)管理提升服務(wù)。

2 優(yōu)化和規(guī)范教學(xué)檔案管理

高等教育事業(yè)在日新月異發(fā)展的同時(shí)，教學(xué)檔案工作的建設(shè)和發(fā)展也必須做到更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)。在教育部五年一輪本科教學(xué)工作水平評(píng)估和近年來省教育廳不斷開展的各種形式教育評(píng)估，如2008年本科教學(xué)工作水平評(píng)估、大連海洋大學(xué)2013年學(xué)院本科教學(xué)工作評(píng)估等，如此形式多樣化的教育評(píng)估更是對(duì)本科高校的教學(xué)檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為其發(fā)展建設(shè)提供了發(fā)展契機(jī)，確定了教學(xué)檔案的主導(dǎo)地位，充分體現(xiàn)了教學(xué)檔案的價(jià)值。所以，教學(xué)檔案管理規(guī)范化是高校辦學(xué)質(zhì)量體現(xiàn)的視口，不斷優(yōu)化教學(xué)檔案管理是保證高校教學(xué)質(zhì)量提高的途徑之一。[2]

鑒于此，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的管理制度化、歸檔自動(dòng)化，館藏?cái)?shù)字化，通過教學(xué)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)推動(dòng)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，使教學(xué)檔案的管理理念、管理理論、管理隊(duì)伍得到全面提升，是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案優(yōu)化管理的重要途徑和方向。

2.1 以評(píng)促建，明確教學(xué)檔案管理重要性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化

教學(xué)檔案是反映一所學(xué)校的教育秩序、規(guī)模、質(zhì)量、效益等方面的重要背景資料，具有很高的使用價(jià)值和保存價(jià)值。通過對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行定量分析，不僅可以為評(píng)估提供強(qiáng)有力的證據(jù)，而且可以把學(xué)校圍繞教學(xué)中心工作所取得的成績(jī)系統(tǒng)而準(zhǔn)確地再現(xiàn)出來，把學(xué)校教學(xué)工作中的特色展示出來。[3]因此在形式多樣的教育評(píng)估的中，檔案管理作為掌握信息資源的重要性，足以引起高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案工作者的重視，并加大管理和建設(shè)力度。運(yùn)用科學(xué)合理的管理制度，結(jié)合檔案管理的基本規(guī)律對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化處理。例如標(biāo)題名稱、主題詞、檔案形成者、檔號(hào)編制等，做到有計(jì)劃、有檢查、有總結(jié)。

圍繞高校檔案管理的效率和現(xiàn)代化建設(shè)需要，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的培訓(xùn)培養(yǎng)，強(qiáng)化高校各部門辦公室人員檔案管理意識(shí)和能力。只有教學(xué)檔案的作用和重要性得以明確，教學(xué)檔案在高校建設(shè)中的地位才能確定起來。以教學(xué)評(píng)估為契機(jī)，各個(gè)高校為能使教學(xué)檔案在評(píng)估中更好地發(fā)揮作用，因地制宜地制定了檔案管理的各種相關(guān)文件。例如，大連海洋大學(xué)制定的《2008年本科教學(xué)工作水平評(píng)估》《大連海洋大學(xué)2013年學(xué)院本科教學(xué)工作評(píng)估》等文件，使教學(xué)檔案的管理更加科學(xué)化，規(guī)范化，為評(píng)估支撐材料的重要依據(jù)和源泉。

2.2 加強(qiáng)管理體制化，理順管理過程規(guī)范化

“無規(guī)矩不成方圓”，要使教學(xué)檔案更好地為高校建設(shè)服務(wù)，就必須制定明確的教學(xué)檔案管理制度。按照檔案分類、分級(jí)原則建立一整套切實(shí)可行的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、學(xué)科化。

首先，有前瞻性，預(yù)見性地加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。實(shí)行“三納入”，納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。[4]教學(xué)檔案管理幾乎涉及到學(xué)?；蚪虒W(xué)管理部門所有部門和崗位的工作人員，而不同職位、承擔(dān)不同任務(wù)的人又會(huì)從不同的角度上認(rèn)識(shí)檔案管理和系統(tǒng)的應(yīng)用。因此，工作沖突、思想抵觸、觀念差異將會(huì)影響檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展。因此，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是實(shí)施檔案管理的建設(shè)的重要基礎(chǔ)和前提。例如《大連水產(chǎn)學(xué)院本科教學(xué)檔案管理規(guī)定（試行）》、《大連海洋大學(xué)各類檔案歸檔范圍和保管期限表》等制度，詳盡列舉各類檔案的歸檔范圍及保管期限，使檔案管理工作有章可循。

其次，突出檔案管理學(xué)科化，檔案管理隊(duì)伍職業(yè)化。積極優(yōu)化檔案管理工作職能和結(jié)構(gòu)，打造專業(yè)隊(duì)伍。需要有針對(duì)性地對(duì)各級(jí)檔案工作人員進(jìn)行不同方式的培訓(xùn)和指導(dǎo)。一是打破過去檔案管理人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)模式，注重專業(yè)學(xué)科人才的交叉互補(bǔ)，例如檔案?jìng)鹘y(tǒng)學(xué)科、管理學(xué)科、信息技術(shù)等人才的全面組。二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)更新和技能拓展。培養(yǎng)檔案人員的責(zé)任心、職業(yè)操守、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)和數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。三是引進(jìn)檔案管理的高學(xué)歷、高素質(zhì)人才，包括有經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)型人才和相關(guān)專業(yè)的高素質(zhì)人才，推動(dòng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，使每一位檔案工作者將檔案管理與現(xiàn)代化發(fā)展的相融合，打造檔案管理職業(yè)化隊(duì)伍。

2.3 加快教學(xué)檔案的信息化建設(shè)、數(shù)字化管理

推進(jìn)教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，是指要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)教學(xué)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，使教學(xué)檔案管理工作與現(xiàn)代辦公技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源共享。[5]2002年國(guó)家檔案局制定《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，逐步構(gòu)建了檔案信息化的實(shí)施戰(zhàn)略。而檔案信息化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在信息化的建設(shè)和發(fā)展上，必須以整合、集成、共享作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件通過掃描電子化；將傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理；將現(xiàn)有電子文件進(jìn)行邏輯歸檔、備份。在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公條件下，將教學(xué)檔案信息管理同辦公自動(dòng)化管理融為一體，利用信息化應(yīng)用支撐平臺(tái)、建設(shè)數(shù)字檔案資源庫(kù)、實(shí)現(xiàn)信息采集、共享與開發(fā)、檔案智能化控制的效能。對(duì)提高教學(xué)檔案管理工作效率意義重大。

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷深化改革，國(guó)家對(duì)高校教學(xué)工作水平評(píng)估的經(jīng)常性開展，高校檔案優(yōu)化管理工作愈發(fā)重要。高校教學(xué)檔案的優(yōu)化管理，必須與時(shí)俱進(jìn)，立足現(xiàn)實(shí)，著眼未來，在矛盾和創(chuàng)新中不斷進(jìn)步，并提出針對(duì)性地切實(shí)可行地改進(jìn)對(duì)策。推動(dòng)教學(xué)管理工作和高校建設(shè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]趙延昌.高校本科教學(xué)評(píng)估與檔案管理，學(xué)校檔案，2007（4）：176-177.

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[3]常艷杰，馮曉莉.以教學(xué)評(píng)估為契機(jī) 規(guī)范高效教學(xué)檔案管理[J].機(jī)電兵船檔案，2009（3）.

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