摘 要:教學(xué)檔案作為一種信息,是在教學(xué)活動(dòng)中形成的保存查備的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。它是事實(shí)的載體,是衡量教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)活動(dòng)的重要尺度,是教學(xué)評(píng)估工作的必然依托。因此,優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理,對(duì)于高校建設(shè)和教學(xué)管理發(fā)展來說勢(shì)在必行。
關(guān)鍵詞:高校 教學(xué)檔案 教學(xué)評(píng)估 教學(xué)管理
中圖分類號(hào):G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1673-9795(2014)05(a)-0255-02
教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分,是歷史的記錄,信息的源泉,決策的依據(jù)。它隨著學(xué)校的發(fā)展逐漸積累而成,來自于教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)中具有查考利用價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等載體材料。教學(xué)檔案是將教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)全過程的文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范地呈現(xiàn)出來,是廣大師生在教學(xué)中辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。它為教職人員提供多方面的借鑒資料,為總結(jié)和研究新時(shí)期學(xué)教育和教學(xué)規(guī)律,提供全面而豐富的原始資料。是反映一所高校的教學(xué)管理,是衡量管理單位教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)術(shù)水平的重要尺度。
1 教學(xué)檔案的重要性
1.1 教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)工作評(píng)估的參考價(jià)值和憑證價(jià)值
2004年8月《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案(試行)》中高校教學(xué)工作水平的整個(gè)評(píng)估指標(biāo)體系的支撐材料,例如教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)術(shù)水平等方面的材料都集中體現(xiàn)在高校的教學(xué)檔案中,其唯一性保證了教學(xué)檔案的憑證作用。
“在高校教學(xué)評(píng)估工作中,無論進(jìn)行何種形式的評(píng)估,無論評(píng)估的程序、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、指標(biāo)體系如何制定,最有說服力的依據(jù)是原始的檔案資料,只有依據(jù)這些在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中形成的具有參考和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,才能全面、客觀、公平、公正地對(duì)評(píng)估單位進(jìn)行評(píng)價(jià)?!盵1]教學(xué)檔案承載著大量的教育教學(xué)、科研和管理建設(shè)信息,完整、真實(shí)地反映了學(xué)?;蚪虒W(xué)管理單位的建設(shè)和發(fā)展過程。而隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展,檔案內(nèi)容和建設(shè)在不斷的豐富和完善,主要包括黨政管理、教學(xué)文件、教學(xué)活動(dòng)、教師業(yè)務(wù)、學(xué)生工作、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、學(xué)術(shù)水平、考試考核檔案等檔案,通過大量檔案的自我綜合分析、整理和完善,在不同方面體現(xiàn)出教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)評(píng)估的參考價(jià)值和憑證價(jià)值。
1.2 教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)作用
教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作的真實(shí)記錄,它存在的根本目的是針對(duì)學(xué)校提升教學(xué)質(zhì)量及管理工作水平。由此可見,教學(xué)檔案內(nèi)容的完備與管理水平的高低,直接影響到教學(xué)管理工作的水平。
教學(xué)檔案是經(jīng)過長(zhǎng)期“教”與“學(xué)”的教學(xué)管理中不斷產(chǎn)生和積累的,在高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估和各職能部門考核評(píng)估時(shí),教學(xué)檔案演繹著無可替代的重要角色,占有者絕對(duì)性的地位。鑒于其本身的憑證和參考價(jià)值,教學(xué)檔案對(duì)管理職能部門有獨(dú)一無二的監(jiān)督和指導(dǎo)作用。
總之,教學(xué)檔案是在高校教育建設(shè)和發(fā)展中逐漸豐富和完善的。它的參考價(jià)值、憑證價(jià)值和指導(dǎo)作用,創(chuàng)造性地為高校發(fā)展、教學(xué)管理提升服務(wù)。
2 優(yōu)化和規(guī)范教學(xué)檔案管理
高等教育事業(yè)在日新月異發(fā)展的同時(shí),教學(xué)檔案工作的建設(shè)和發(fā)展也必須做到更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)。在教育部五年一輪本科教學(xué)工作水平評(píng)估和近年來省教育廳不斷開展的各種形式教育評(píng)估,如2008年本科教學(xué)工作水平評(píng)估、大連海洋大學(xué)2013年學(xué)院本科教學(xué)工作評(píng)估等,如此形式多樣化的教育評(píng)估更是對(duì)本科高校的教學(xué)檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),同時(shí)也為其發(fā)展建設(shè)提供了發(fā)展契機(jī),確定了教學(xué)檔案的主導(dǎo)地位,充分體現(xiàn)了教學(xué)檔案的價(jià)值。所以,教學(xué)檔案管理規(guī)范化是高校辦學(xué)質(zhì)量體現(xiàn)的視口,不斷優(yōu)化教學(xué)檔案管理是保證高校教學(xué)質(zhì)量提高的途徑之一。[2]
鑒于此,逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的管理制度化、歸檔自動(dòng)化,館藏?cái)?shù)字化,通過教學(xué)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)推動(dòng)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程,使教學(xué)檔案的管理理念、管理理論、管理隊(duì)伍得到全面提升,是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案優(yōu)化管理的重要途徑和方向。
2.1 以評(píng)促建,明確教學(xué)檔案管理重要性,實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化
教學(xué)檔案是反映一所學(xué)校的教育秩序、規(guī)模、質(zhì)量、效益等方面的重要背景資料,具有很高的使用價(jià)值和保存價(jià)值。通過對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行定量分析,不僅可以為評(píng)估提供強(qiáng)有力的證據(jù),而且可以把學(xué)校圍繞教學(xué)中心工作所取得的成績(jī)系統(tǒng)而準(zhǔn)確地再現(xiàn)出來,把學(xué)校教學(xué)工作中的特色展示出來。[3]因此在形式多樣的教育評(píng)估的中,檔案管理作為掌握信息資源的重要性,足以引起高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案工作者的重視,并加大管理和建設(shè)力度。運(yùn)用科學(xué)合理的管理制度,結(jié)合檔案管理的基本規(guī)律對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化處理。例如標(biāo)題名稱、主題詞、檔案形成者、檔號(hào)編制等,做到有計(jì)劃、有檢查、有總結(jié)。
圍繞高校檔案管理的效率和現(xiàn)代化建設(shè)需要,立足長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的培訓(xùn)培養(yǎng),強(qiáng)化高校各部門辦公室人員檔案管理意識(shí)和能力。只有教學(xué)檔案的作用和重要性得以明確,教學(xué)檔案在高校建設(shè)中的地位才能確定起來。以教學(xué)評(píng)估為契機(jī),各個(gè)高校為能使教學(xué)檔案在評(píng)估中更好地發(fā)揮作用,因地制宜地制定了檔案管理的各種相關(guān)文件。例如,大連海洋大學(xué)制定的《2008年本科教學(xué)工作水平評(píng)估》《大連海洋大學(xué)2013年學(xué)院本科教學(xué)工作評(píng)估》等文件,使教學(xué)檔案的管理更加科學(xué)化,規(guī)范化,為評(píng)估支撐材料的重要依據(jù)和源泉。
2.2 加強(qiáng)管理體制化,理順管理過程規(guī)范化
“無規(guī)矩不成方圓”,要使教學(xué)檔案更好地為高校建設(shè)服務(wù),就必須制定明確的教學(xué)檔案管理制度。按照檔案分類、分級(jí)原則建立一整套切實(shí)可行的檔案管理制度,使檔案管理規(guī)范化、學(xué)科化。
首先,有前瞻性,預(yù)見性地加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。實(shí)行“三納入”,納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃,納入管理制度,納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。[4]教學(xué)檔案管理幾乎涉及到學(xué)?;蚪虒W(xué)管理部門所有部門和崗位的工作人員,而不同職位、承擔(dān)不同任務(wù)的人又會(huì)從不同的角度上認(rèn)識(shí)檔案管理和系統(tǒng)的應(yīng)用。因此,工作沖突、思想抵觸、觀念差異將會(huì)影響檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展。因此,標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是實(shí)施檔案管理的建設(shè)的重要基礎(chǔ)和前提。例如《大連水產(chǎn)學(xué)院本科教學(xué)檔案管理規(guī)定(試行)》、《大連海洋大學(xué)各類檔案歸檔范圍和保管期限表》等制度,詳盡列舉各類檔案的歸檔范圍及保管期限,使檔案管理工作有章可循。
其次,突出檔案管理學(xué)科化,檔案管理隊(duì)伍職業(yè)化。積極優(yōu)化檔案管理工作職能和結(jié)構(gòu),打造專業(yè)隊(duì)伍。需要有針對(duì)性地對(duì)各級(jí)檔案工作人員進(jìn)行不同方式的培訓(xùn)和指導(dǎo)。一是打破過去檔案管理人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)模式,注重專業(yè)學(xué)科人才的交叉互補(bǔ),例如檔案?jìng)鹘y(tǒng)學(xué)科、管理學(xué)科、信息技術(shù)等人才的全面組。二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)更新和技能拓展。培養(yǎng)檔案人員的責(zé)任心、職業(yè)操守、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)和數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。三是引進(jìn)檔案管理的高學(xué)歷、高素質(zhì)人才,包括有經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)型人才和相關(guān)專業(yè)的高素質(zhì)人才,推動(dòng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè),使每一位檔案工作者將檔案管理與現(xiàn)代化發(fā)展的相融合,打造檔案管理職業(yè)化隊(duì)伍。
2.3 加快教學(xué)檔案的信息化建設(shè)、數(shù)字化管理
推進(jìn)教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè),是指要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)化,加強(qiáng)教學(xué)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),使教學(xué)檔案管理工作與現(xiàn)代辦公技術(shù)相結(jié)合,實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源共享。[5]2002年國(guó)家檔案局制定《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》,逐步構(gòu)建了檔案信息化的實(shí)施戰(zhàn)略。而檔案信息化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在信息化的建設(shè)和發(fā)展上,必須以整合、集成、共享作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件通過掃描電子化;將傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理;將現(xiàn)有電子文件進(jìn)行邏輯歸檔、備份。在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公條件下,將教學(xué)檔案信息管理同辦公自動(dòng)化管理融為一體,利用信息化應(yīng)用支撐平臺(tái)、建設(shè)數(shù)字檔案資源庫(kù)、實(shí)現(xiàn)信息采集、共享與開發(fā)、檔案智能化控制的效能。對(duì)提高教學(xué)檔案管理工作效率意義重大。
隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷深化改革,國(guó)家對(duì)高校教學(xué)工作水平評(píng)估的經(jīng)常性開展,高校檔案優(yōu)化管理工作愈發(fā)重要。高校教學(xué)檔案的優(yōu)化管理,必須與時(shí)俱進(jìn),立足現(xiàn)實(shí),著眼未來,在矛盾和創(chuàng)新中不斷進(jìn)步,并提出針對(duì)性地切實(shí)可行地改進(jìn)對(duì)策。推動(dòng)教學(xué)管理工作和高校建設(shè)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]趙延昌.高校本科教學(xué)評(píng)估與檔案管理,學(xué)校檔案,2007(4):176-177.
[2]王凌燕.從教育評(píng)估角度思考獨(dú)立學(xué)院二級(jí)院系下的教學(xué)檔案管理[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2012(8).
[3]常艷杰,馮曉莉.以教學(xué)評(píng)估為契機(jī) 規(guī)范高效教學(xué)檔案管理[J].機(jī)電兵船檔案,2009(3).
[4]申占軍.再探高校教學(xué)評(píng)估機(jī)遇下的檔案管理[J].咸陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào),2010(7).
[5]牛青芬.高校檔案管理與教學(xué)評(píng)估[J].青海大學(xué)學(xué)報(bào),2012(2).