知識管理導向檔案管理綜述

摘 要：推行知識管理模式下的檔案管理，是企業(yè)或其他組織檔案管理發(fā)展的必然趨勢。由于現(xiàn)行模式下的檔案管理有很多缺陷，已經無法滿足大眾對信息的需求。因此，本文就是幫助了解知識管理和檔案管理的實質，正確認識現(xiàn)行模式下檔案管理缺陷和知識管理下的優(yōu)勢，提出知識管理下的檔案管理措施，來優(yōu)化檔案管理模式，促進管理結構調整。

關鍵詞：檔案管理；知識管理；資源

作者簡介：阿木日汗（1982.02-），男，內蒙古巴彥淖爾市人，大學本科，檔案管理方向。

[中圖分類號]：G27 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2014）-27--01

顧名思義，知識管理是把知識作為核心，通過對知識本身、與之有關的許多資源及無形資產進行管理。而檔案管理是通過記錄人們生產生活中的實踐活動，對生活中的信息和知識進行管理。知識管理導向檔案管理目的就是突破現(xiàn)代模式下單一的檔案管理模式，將常規(guī)的被動管理、紙片倉庫式管理變成了電子信息化管理，增強了檔案的互動、共享、有效使用，這不但使檔案管理工作變得靈活有趣，而且提高了檔案的利用價值。

1.現(xiàn)行的檔案管理模式的缺陷

1.1靈活性差

現(xiàn)行的檔案管理模式基本繼承史料管理方式，送來的資料就存檔，基本上是通過文字、圖案記錄在紙片上，將檔案變成了一個存放借取倉庫。再者，檔案管理人員的觀念相對死板，阻礙了信息化檔案的發(fā)展。工作人員只是將送來的檔案整理、編目、排序、存放靜態(tài)放置，導致知識信息孤立、傳遞慢，而在知識經濟滲透到檔案領域的今天，這樣的管理方式顯然不靈活。

1.2 局限性大

按照現(xiàn)在的管理模式，對于沒有完結的文件以及動態(tài)的知識是不重視的，對于檔案的使用范圍以及實效性是有限制的，對于信息只是簡單的整理信息的利用率是低下的，這些對檔案的管理方式都有悖于現(xiàn)代開放性的知識經濟環(huán)境，無法適應時代潮流，最終只能成為一個冗余的部門。

2.知識管理導向檔案管理的優(yōu)勢

2.1利用率高

首先，知識管理下的檔案管理人員素質提高。知識管理以原有的檔案信息管理平臺作為跳板，強化了員工的數(shù)據(jù)分析能力和思維能力，提高了管理人員計算機操作、網絡及數(shù)據(jù)通訊技術水平，把檔案管理人員從一個“看門者”變成了“信息中介”，懂得在最適當?shù)臅r機與上級溝通，在需要分工合作的時候與其他部門通力完成，最終實現(xiàn)知識共享。其次，檔案資源結構多樣化。檔案不再局限于紙質稿。隨著軟盤檔案、多媒體檔案、聲像檔案等檔案的形式多樣化后，單位的各個部門可從這個開放性的電子資源直接搜索關鍵字，即可獲得檔案資源，而且電子檔案可重復利用，加快了檔案重保存向重利用的發(fā)展腳步，大大提高了檔案的利用率。

2.2易激發(fā)潛在知識

一個檔案庫就像一個知識庫，知識庫強調的是開放性、交互性，但是除了教導檔案管理人員手中的顯性資料，還有在其他工作人員中巨大的隱性資料，表現(xiàn)為工作經驗教訓等，正像庫珀說過員工的重要性就體現(xiàn)在工作人員之間用一些秘密的知識合作，共享知識，孕育出新的知識。知識管理下的檔案管理可以通過實名制貢獻資料獲得內部工作者的認同贊揚來激發(fā)員工為單位奉獻潛在知識，也可通過外在獎勵，如紅包、獎金、員工股份等獲得潛在知識，只有讓知識庫變成一個有活力的河流，才能促進發(fā)展、不斷進步。

3.知識管理導向檔案管理注意點

3.1提高安全性、技術性

電子當然雖然快捷方便，循環(huán)使用能力強，但信息儲存實體和信息使用流程也存在危險性。檔案人員應做好庫房安全措施，密切注意檔案安全和保密性。很多檔案的建立是為了業(yè)務的處理，業(yè)務檔案有客戶需求、滿意度和與之相關的內部機密。對于檔案管理人員，應該明確職責與紀律，做到工作有力，程序嚴謹、運轉靈活。同時，也應當加強檔案行政部門業(yè)務指導、后續(xù)監(jiān)督等，重視對檔案管理人員的技術培訓，定期訓練其科技知識學習、邏輯思維能力、強大的學科背景，不僅能提取檔案中有效信息，還能聚變爆發(fā)新知識，產生新思維。

3.2 加強知識產權保護

在知識經濟時代，最重要的無疑是智力財產。首先，領導人要看到隱性知識的重要性，沒有隱性知識的利用，生產活動就沒有創(chuàng)新。其次，如何保護知識產權和檔案管理創(chuàng)新是相互影響的，單位可制定行政措施、懲戒手段來激發(fā)員工知識創(chuàng)新，風險隱性資源實現(xiàn)知識共享。而資源共享也正是知識管理的最終目標。

4.知識管理導向檔案管理意義

檔案管理對于任何單位來說都是重要的，是單位健康發(fā)展的必要條件，是激發(fā)員工積極性，提高員工工作質量的源泉。知識管理是檔案信息管理的高級階段，它不是簡單地繼承傳統(tǒng)史料檔案管理法，而是以人為本，對其進行科學分析、系統(tǒng)提取重要信息，增加新的信息儲存，提高檔案利用價值，為單位發(fā)展走向提供參考。它是一種智能化管理，能夠實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化，滿足時代發(fā)展需要。

結束語：

知識管理下的檔案管理是一個全方位多角度的新型管理模式，在這種模式下，可以摒棄傳統(tǒng)檔案管理的機械死板，可以激發(fā)創(chuàng)新新知識，把知識庫變成一個活力源泉。新型管理模式將以人為主體，把知識相關資源重新整合、提取有效信息，對單位核心競爭力起著不斷改善作用，對單位發(fā)展起長足作用。但由于投入資金大、成本高等多方因素，這種模式并沒有被所有單位重視。只有認識到知識管理的優(yōu)勢和對其長遠發(fā)展的巨大推動作用，才能將檔案管理推向新臺階。

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