淺談新時期高職院校行政秘書的隊伍的建設(shè)問題

摘 要：本文從探討新時期高職院校行政秘書工作的重要意義出發(fā)，詳細闡述了高職院校行政秘書工作的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現(xiàn)階段高職院校行政秘書隊伍建設(shè)的問題所在。最后，結(jié)合自身多年工作研究經(jīng)驗，筆者提出了關(guān)于新時期完善高職院校行政秘書隊伍建設(shè)的策略分析。

關(guān)鍵詞：高職院校；行政秘書；隊伍建設(shè)；現(xiàn)狀；問題；完善性策略

[中圖分類號]： G647 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2014）-03--01

一、新時期高職院校行政秘書工作的重要意義

高等職業(yè)院校簡稱為高職院校，它是組成高等學校的重要部分。從世界范疇來看，高等職業(yè)教育是建立在經(jīng)濟社會發(fā)展的基礎(chǔ)之上的一種高等教育，與傳統(tǒng)的高等教育有著本質(zhì)的不同，是一種新型的高等教育，主要是培養(yǎng)具有理論知識與技能人才，面向生產(chǎn)、服務與管理第一線的崗位。學校在不斷的升格，學校的行政機構(gòu)也在不斷地完善，分工越來越明確，在院系兩級管理的推行過程中，二級機構(gòu)人員的配置也得到一定的完善。行政秘書對于二級機構(gòu)辦公室而言就是窗口，在高職院校中是不可缺少的崗位，發(fā)揮的作用也是舉足輕重的。高職院校的行政管理工作對于高等教育與科研活動來講具有很大的輔助性，也是高職院校不能缺少的部門。高職院校行政管理不但是為教育與科研工作直接服務，與師生的切身利益也有著直接的關(guān)系，起著組織、引導、傳達以及決策的重要作用。在高職院校的行政管理體系中，行政秘書崗位是最能體現(xiàn)高職院校行政管理崗位性質(zhì)的。行政秘書崗位不但體現(xiàn)了高職院校的校級機關(guān)層面，還分布在各大院系中，不但是院系行政管理層的助手，也是行政管理層與師生關(guān)系的重要紐帶。我們可以這么理解，在高職這個社會體系當中，學生體系和高職行政管理體系是兩個相互彼此獨立的體系系統(tǒng)。然而行政管理體系和學生體系又是相互依存，缺一不可的。這兩者相互結(jié)合互相制約才能構(gòu)成和諧的高職體系。因此，作為院系的行政秘書，一定要做好上傳下達的工作，把學院的老師與學生，還有同事間的關(guān)系處理好。近年來，我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，人民素質(zhì)不斷提高，隨之而來的高職體系中需要行政秘書發(fā)揮的作用也越來越重要。

二、現(xiàn)階段高職院校行政秘書隊伍建設(shè)的問題所在

首先，高職院校的行政秘書沒有明確的角色定位。秘書工作最為顯著的特點就是輔助性與服務性，可是，高職院校的行政秘書到底應該為領(lǐng)導做哪些服務，并沒有明確的規(guī)范，一般都是根據(jù)領(lǐng)導的需求與秘書自己的理解來做的，這就使得秘書沒有明確的角色定位，導致秘書的工作內(nèi)容比較混亂，工作效率低下。其次，高職院校的行政秘書隊伍沒有太高的素質(zhì)。主要體現(xiàn)在以下兩點，一點是較低的業(yè)務素質(zhì)，主要表現(xiàn)在學歷方面，很多行政秘書是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，并不是本專業(yè)出身，有的還沒有大學的學歷，學歷出現(xiàn)偏低的現(xiàn)象。再就是在實踐業(yè)務上表現(xiàn)出來的，秘書工作的范圍比較廣泛，并且講實效性，因此，在實際的操作中需要秘書具備一定的管理學、檔案學等知識，并能熟練使用計算機、打印機以及復印機等工作。但是，現(xiàn)在的行政秘書不是本專業(yè)出身，在上崗之前也沒有進行相應的培訓，更是缺乏實戰(zhàn)的經(jīng)驗，不具備專業(yè)的理論知識與技能。另外一點就是較低的心理素質(zhì)。這主要表現(xiàn)在不情愿地接受崗位，由于很多行政秘書都是通過領(lǐng)導調(diào)配的，并不是自己喜愛的，為了工作不得已擔任，因此，有的人就會對工作感到不滿，產(chǎn)生厭倦的情緒，在工作中缺乏激情，有混日子的想法，再就是體現(xiàn)在心里的承受能力方面，行政秘書的工作一般比較瑣碎，所以，行政秘書在工作中就會失去耐心，容易沖動，對于問題有時不夠冷靜，有時會出現(xiàn)對老師與同事進行指責的現(xiàn)象，導致人際關(guān)系不太和諧，給工作帶來嚴重的影響。

三、當前高職院校行政秘書隊伍建設(shè)完善性策略分析

完善行政秘書隊伍建設(shè)，首要是強化行政秘書綜合素質(zhì)，這對促進和諧校園建設(shè)有著重要的意義，在新的時代背景下，還應提升以下幾個方面的提升：首先，加強學習，提高個人的基本業(yè)務能力 。行政秘書人員首要具備的基本業(yè)務能力是語言文字能力。秘書經(jīng)常要和很多文件材料打交道，在起草各類文件時，既要簡潔明白的傳達領(lǐng)導的意圖又要文字表述準確，還要注意各類文件的編排，這就要求秘書人員具有扎實的文字功底；其次要具備良好的表達能力，要做到口齒伶俐，準確簡潔，清楚明白；第三作為新時代的秘書最好能精通一門外語，來適應學校的發(fā)展需求。其次，在管理執(zhí)行方面不斷加強，二級學院的行政事務的管理主要是由行政秘書來負責，例如：老師的行政管理、檔案管理以及設(shè)備管理等，因此，對涉及的事物要進行合理的統(tǒng)籌與管理，除此之外，還要代替領(lǐng)導執(zhí)行命令，在管理活動過程中要采用合理的應對措施，要敢于承擔責任。最后，要不斷強化服務的意識。對高職院校的行政秘書來講，不但要盡職盡責，周到細心的完成各項任務，而且還要主動積極地做好領(lǐng)導的參謀與助手，在工作中堅持以人為本的服務宗旨，為廣大師生做好管理服務工作，同時，還要不斷加強預見性，增強主動性，對學術(shù)群體的創(chuàng)造性以及積極性要加以尊重，服務于學術(shù)的發(fā)展，使服務的質(zhì)量與效率得到有效的提高。除此之外，行政秘書還要堅持服務第一的理念，對角色定位進行轉(zhuǎn)換，對自己提出更高的標準與要求，不斷提高自己的服務態(tài)度，以及服務的質(zhì)量與效率。以一種更加平和的心態(tài)服務于學院。

四、結(jié)束語

總而言之，在高職的院校中普遍面臨的一個問題就是行政秘書的隊伍建設(shè)問題，在行政管理隊伍的建設(shè)中主要存在以下問題，對其重要性沒有足夠的認識，行政管理隊伍沒有較高的素質(zhì)，行政管理隊伍的待遇比較低等。所以，要打造出一支穩(wěn)定的行政管理隊伍，一定要切實地認識到行政管理工作對于教學以及科研的服務功能，不斷加強對行政管理隊伍的培養(yǎng)，把行政管理人員的物質(zhì)以及職稱等待遇落實下去，讓行政管理人員感受到所受的關(guān)注，感覺到所在崗位的重要性，激發(fā)出行政人員的工作熱情，調(diào)動他們的工作積極性。

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