淺析施工企業(yè)工程項(xiàng)目部如何做好物資管理信息化建設(shè)

摘要：文章從企業(yè)信息化建設(shè)的重要性出發(fā)，闡明了本企業(yè)物資管理信息化建設(shè)的基本概況及初步成效，指出目前項(xiàng)目物資管理信息系統(tǒng)軟件運(yùn)用過(guò)程中存在的問(wèn)題與不足，并對(duì)在工程項(xiàng)目建設(shè)中推動(dòng)物資管理信息化與合理運(yùn)用物資管理信息系統(tǒng)軟件提出合理化建議

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；工程項(xiàng)目部；物資管理信息化；物資管理信息系統(tǒng)

一、引言

施工企業(yè)中的物資管理是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需各種物資的計(jì)劃編制、采購(gòu)訂貨、運(yùn)輸組織、庫(kù)存保管、合理供應(yīng)、領(lǐng)發(fā)、成本核算、回收等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，作為企業(yè)管理的重要組成部分，物資成本占項(xiàng)目成本約60%。目前傳統(tǒng)的管理理念和手段已無(wú)法適應(yīng)快速發(fā)展的要求，企業(yè)必須推進(jìn)管理和信息化建設(shè)，通過(guò)先進(jìn)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及管理信息系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)企業(yè)的精細(xì)化管理。中鐵大橋局集團(tuán)第五工程有限公司在工程經(jīng)濟(jì)部、工程管理部、物資管理部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部、安全質(zhì)量部、機(jī)械設(shè)備部 、財(cái)務(wù)部等各個(gè)部門(mén)都有信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，并且在公司各個(gè)項(xiàng)目部都配備信息系統(tǒng)錄入員，使管理信息資源逐步得到共享。信息化工作能通過(guò)流程再造，及時(shí)有效地加強(qiáng)企業(yè)管理，降低運(yùn)營(yíng)成本，防范運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)管理創(chuàng)新。由此可見(jiàn)，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)?；瘮U(kuò)張的需要，是企業(yè)參與國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的需要，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)資質(zhì)就位升級(jí)和實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的需要。因此，企業(yè)實(shí)行信息化建設(shè)已成為一種大勢(shì)所趨。

二、企業(yè)物資管理信息化建設(shè)的基本概況及初步成效

現(xiàn)在，筆者僅就本企業(yè)物資管理信息化建設(shè)工作中的內(nèi)容，做一些闡述和建議。《工程項(xiàng)目物資管理系統(tǒng)》是由中鐵大橋局集團(tuán)武漢物資有限責(zé)任公司提供工作流程，由西安智通軟件公司提供軟件研發(fā)編制服務(wù)，是大橋局集團(tuán)公司指定必須在全局各個(gè)項(xiàng)目部使用并全面覆蓋的物資部門(mén)的一個(gè)信息系統(tǒng)軟件。物資供應(yīng)配送中心在中心領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，自2008年大橋局開(kāi)發(fā)軟件并在武漢二七橋和南昌向莆鐵路東新特大橋兩個(gè)試點(diǎn)試行這個(gè)軟件后，先后在2009年多次組織專(zhuān)人去大橋局學(xué)習(xí)軟件的使用并陸續(xù)運(yùn)用在五公司各在建工程項(xiàng)目的物資管理中，并于2010年年初基本實(shí)現(xiàn)在各個(gè)在建項(xiàng)目及新開(kāi)工項(xiàng)目中的正式運(yùn)用，取得了一定成績(jī)。截至2014年5月，第五公司有16個(gè)在建工程項(xiàng)目部使用大橋局物資管理系統(tǒng)軟件，大橋局工程項(xiàng)目物資管理系統(tǒng)在各項(xiàng)目部已經(jīng)進(jìn)入常態(tài)化使用階段，其中系統(tǒng)使用良好的項(xiàng)目12個(gè)，均達(dá)到使用良好率標(biāo)準(zhǔn)（材料收料、發(fā)料數(shù)據(jù)更新至最新月度，且發(fā)料總額與完成產(chǎn)值的比例≥20%的項(xiàng)目部或發(fā)料總額與完成產(chǎn)值的比例≥40%的項(xiàng)目部）。第五公司經(jīng)過(guò)近5年對(duì)本系統(tǒng)的使用，已經(jīng)形成了一些新的關(guān)于物資管理信息化工作的方法和經(jīng)驗(yàn)，主要體現(xiàn)在以下方面。

第一，建立了物資采購(gòu)價(jià)格信息平臺(tái)。采取由物資管理部、各項(xiàng)目物資部門(mén)收集整理日常詢價(jià)、物資招投標(biāo)信息（或者由供應(yīng)商直接報(bào)價(jià)）等多種手段，建立各地區(qū)主要材料供應(yīng)商的基本市場(chǎng)價(jià)格信庫(kù)，使各項(xiàng)目在采購(gòu)前對(duì)市場(chǎng)價(jià)格有了基本的了解和比較。通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的收集整理，建立本公司各項(xiàng)目部物資實(shí)際采購(gòu)價(jià)格庫(kù)。

第二，系統(tǒng)中完善了物資供應(yīng)商管理體系。近幾年來(lái)，經(jīng)第五公司物資管理部及各個(gè)項(xiàng)目部物資部評(píng)價(jià)確認(rèn)的合格供應(yīng)商有近80家，在進(jìn)行施工生產(chǎn)的過(guò)程中，這些供應(yīng)商提供了強(qiáng)有力的支持，雙方建立了一種雙贏的合作關(guān)系。

第三，通過(guò)數(shù)據(jù)自動(dòng)處理功能，加強(qiáng)了基礎(chǔ)信息資料的管理。一是第五公司物資管理系統(tǒng)要求項(xiàng)目信息員在物資進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收合格后立即輸入信息，記錄每天項(xiàng)目物資采購(gòu)的基本信息（進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、單價(jià)、供應(yīng)商和收料單位等），在需要驗(yàn)收?qǐng)?bào)賬時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收、發(fā)料（打印單據(jù)），數(shù)據(jù)庫(kù)詳細(xì)記錄了這些業(yè)務(wù)處理過(guò)程。只要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入完整，可以自動(dòng)生成很多物資部門(mén)需要的相關(guān)報(bào)表。改變了以往手工操作、記賬、統(tǒng)計(jì)的工作方式，減少了錯(cuò)誤，提高了工作效率。二是通過(guò)信息采集的方式，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門(mén)不出門(mén)就可以及時(shí)了解各項(xiàng)目的實(shí)際采購(gòu)情況、資金支付和欠款情況，并且可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的問(wèn)題，準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出本項(xiàng)目部的實(shí)際材料成本，改變以往項(xiàng)目材料賬務(wù)經(jīng)常不清的現(xiàn)象，對(duì)加強(qiáng)項(xiàng)目成本管理起到了積極的推動(dòng)作用。在各項(xiàng)目部建立本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)為公司進(jìn)行物資管理數(shù)據(jù)分析、投標(biāo)報(bào)價(jià)、成本分析和預(yù)結(jié)算分析等工作提供了非?？旖莸男畔⒅С?，提高了部門(mén)和部門(mén)之間的相互協(xié)調(diào)配合的效率。

三、物資管理信息系統(tǒng)及信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

從目前在建項(xiàng)目運(yùn)用物資管理信息系統(tǒng)的工作人員們反饋回來(lái)的問(wèn)題來(lái)看，大橋局物資管理信息系統(tǒng)也存在一些技術(shù)上的缺陷。一是物資材料條目要進(jìn)一步完善，可操作性要進(jìn)一步加強(qiáng)。例如，同一材料條目編制重復(fù)且不在一個(gè)科目分類(lèi)下，材料人員兩次點(diǎn)收若不在同一個(gè)科目，對(duì)后期統(tǒng)計(jì)造成困難。二是部分材料條目設(shè)置覆蓋面不全，如鋼板點(diǎn)收統(tǒng)計(jì)時(shí)應(yīng)增加含大小規(guī)格（如80mm*80mm），采購(gòu)塊數(shù)等附加規(guī)格數(shù)量說(shuō)明。三是部分審批權(quán)限及操作流程不適合項(xiàng)目實(shí)際，流于形式，造成操作步驟重復(fù)、效率低下。這些問(wèn)題的解決都有待于軟件開(kāi)發(fā)商對(duì)物資管理信息系統(tǒng)軟件的進(jìn)一步升級(jí)。

《大橋局工程項(xiàng)目物資管理系統(tǒng)》從2010年年初步推廣使用至今，在各項(xiàng)目部的重視和推動(dòng)下，取得了一定成績(jī)，如材料單據(jù)實(shí)現(xiàn)了聯(lián)機(jī)打印，軟件系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)手工帳，大大提高了工作效率等。但是，系統(tǒng)應(yīng)用在各項(xiàng)目部之間仍然不平衡，存在以下問(wèn)題。

第一，全面應(yīng)用、發(fā)揮系統(tǒng)功能的項(xiàng)目部不多，多數(shù)項(xiàng)目部?jī)H應(yīng)用了系統(tǒng)的收料、發(fā)料功能，數(shù)據(jù)限于倉(cāng)儲(chǔ)管理。而系統(tǒng)中的物資計(jì)劃、限額用料、供應(yīng)商結(jié)算及周轉(zhuǎn)材料等模塊基本空缺，反映出了項(xiàng)目部對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用不重視、操作人員對(duì)系統(tǒng)不熟悉等問(wèn)題。

第二，有些項(xiàng)目部使用系統(tǒng)的積極性不高，認(rèn)識(shí)不到位，個(gè)別新項(xiàng)目開(kāi)工數(shù)月尚未啟動(dòng)物資信息化工作，或者有的在建項(xiàng)目數(shù)據(jù)錄入進(jìn)度嚴(yán)重滯后，有時(shí)候出現(xiàn)為了應(yīng)對(duì)檢查而突擊補(bǔ)錄的現(xiàn)象。

四、物資管理信息系統(tǒng)的改進(jìn)意見(jiàn)

如何在項(xiàng)目管理中充分利用物資管理信息系統(tǒng)，本文認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面做起。

第一，信息化建設(shè)是“一把手”工程，這個(gè)“一把手”不僅僅只是企業(yè)老總這個(gè)一把手，還應(yīng)包括公司的一把手、各管理?xiàng)l線、部門(mén)的一把手及各項(xiàng)目部的項(xiàng)目經(jīng)理等。物資管理信息化工作推動(dòng)人員及項(xiàng)目部物資管理人員應(yīng)在日常工作中正確處理和協(xié)調(diào)好與各方面的關(guān)系，尤其是對(duì)物資管理信息化建設(shè)實(shí)施中出現(xiàn)的困難要及時(shí)主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，尋求上層領(lǐng)導(dǎo)和其他相關(guān)部門(mén)的理解支持與配合。

第二，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高物資管理人員的業(yè)務(wù)水平，為項(xiàng)目部物資管理信息系統(tǒng)的順利運(yùn)作提供技術(shù)支持。一是借助公司培訓(xùn)視頻講解或者電腦遠(yuǎn)程協(xié)助等方式，使項(xiàng)目部相關(guān)操作人員熟練掌握信息系統(tǒng)操作流程；二是要求材料人員建立自己的材料管理資源庫(kù)（各種有效的管理表格、流程記錄等），并根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行整理、改進(jìn)；三是對(duì)項(xiàng)目所涉及的材料要充分掌握相關(guān)知識(shí)（材料的材質(zhì)、用途、規(guī)格、市場(chǎng)價(jià)格等）；四是利用公司物資管理群互動(dòng)平臺(tái)和項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際，進(jìn)行管理交流和學(xué)習(xí)，提高個(gè)人的管理水準(zhǔn)。

第三，在物資管理信息系統(tǒng)的錄入工作中，要重視數(shù)據(jù)輸入的有效性和及時(shí)性。系統(tǒng)數(shù)據(jù)是物資管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，必須要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)。如果數(shù)據(jù)不真實(shí)、不完整，而且其信息匯總不及時(shí)，總是延遲一段時(shí)間才能匯總上來(lái)，那么建立在項(xiàng)目數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的一切分析判斷都靠不住，不能反映項(xiàng)目真實(shí)的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，不能為公司經(jīng)營(yíng)決策提供幫助。項(xiàng)目部系統(tǒng)錄入員是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的直接責(zé)任人，務(wù)必認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)，部門(mén)負(fù)責(zé)人是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的第一責(zé)任人，對(duì)提交的數(shù)據(jù)必須進(jìn)行審核。只有經(jīng)過(guò)審核后的數(shù)據(jù)，錄入員才能按程序進(jìn)行系統(tǒng)中的提交審批工作。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，物資管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期而持久的巨大工程，物資管理工作者作為工程項(xiàng)目建設(shè)中的后勤保障部隊(duì)，要進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，嚴(yán)格要求自己，以熱忱飽滿的精神狀態(tài)，投入到物資管理信息化建設(shè)中去，切切實(shí)實(shí)地為工程項(xiàng)目和諧建設(shè)和跨越式發(fā)展提供有力的后勤保障。展望未來(lái)，我們要努力實(shí)現(xiàn)物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)用與現(xiàn)場(chǎng)物資管理無(wú)縫銜接，切實(shí)體現(xiàn)信息系統(tǒng)的便利與效率。全面推進(jìn)物資管理“集約化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化”，為公司健康可持續(xù)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：中鐵大橋局集團(tuán)第五工程有限公司）