淺談電子檔案的整理和保護及特征分析

韓巍巍

【摘 要】電子技術(shù)的迅猛發(fā)展和推廣，使檔案工作產(chǎn)生了由紙質(zhì)到光電介質(zhì)載體的飛躍，從而給檔案的紙質(zhì)管理帶來新的機遇與挑戰(zhàn)。如何面對電子檔案的優(yōu)長與不足，使檔案工作在網(wǎng)絡化、數(shù)字化的環(huán)境中生存與發(fā)展，成為我們不得不思考的問題。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；檔案管理；特征分析；存在不足；檔案整理

一、電子檔案的主要特征分析

1.實體的虛擬化

現(xiàn)有的檔案都是固定在某一載體上的，有的是紙張，有的是光盤或磁帶，而電子檔案是存儲在計算機網(wǎng)絡中的，對于單一文稿而言，它的實體是無形的，是看不到摸不著的。電子檔案海量信息，使得未來的數(shù)字檔案存儲只能是分布式的，沒有具體的特定場所，用戶調(diào)看或利用的資源可能存儲在本地、本國，也可能存儲在異地、異國。

2.手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、多媒體化

過去檔案全是手工操作，數(shù)字檔案則不然。它從資料的采集、整理、加工、歸檔都是依托數(shù)字和網(wǎng)絡環(huán)境。它是通過網(wǎng)絡、收集地方信息；或?qū)⑹占降钠渌d體信息進行數(shù)字化處理；利用計算機和網(wǎng)絡，就其內(nèi)容和展示手段而言，數(shù)字檔案是多媒體的，它的文本、圖片、音頻、視頻，融于一體，甚至通過超文本鏈接、跨庫關(guān)聯(lián)等方式擴展內(nèi)容。用戶通過網(wǎng)絡在線閱讀和利用，并可以選擇瀏覽的界面（如數(shù)據(jù)庫式、網(wǎng)頁式等）、版式（不同的網(wǎng)頁模板和風格、顏色等，也可以選擇下載、打印、刻錄光盤及個性化的保存需求的檔案文獻。

3.時效性強，周期短

檔案是一個浩大的工程，需要耗費大量的人力物力。用傳統(tǒng)的方法，少則一年，多則幾年。而數(shù)字檔案采用新的手段和方式，通過網(wǎng)絡采集、數(shù)字化管理、計算寫作、電子郵件聯(lián)系。新的技術(shù)手段減輕了勞動強度，減少了多種的環(huán)節(jié)和時間，大大縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正錯訛或更新資料都十分方便，電子檔案的內(nèi)容可以是實時的，可以反映最新的情況。

4.交互性的和個性化檔案

在電子檔案的模式下，文稿的提供者與用戶緊密地聯(lián)系在一起，用戶之間都可以十分便利地溝通，甚至在一定的條件下角色可能會發(fā)生轉(zhuǎn)化，具有空前環(huán)境下的交互性。另一方面，電子檔案的形式是在線的、實時的、網(wǎng)絡化的。有些檔案利用過程也可以不經(jīng)過現(xiàn)場來進行，通過有關(guān)數(shù)字化的網(wǎng)絡就可能完成。

5.成本低、風險小

電子化的文稿從形成的整個環(huán)節(jié)都是通過計算機網(wǎng)絡完成的，不費一紙一筆，而網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，又使得遠距離、大容量傳輸和通訊更便捷、更廉價。過去檔案所需要投入的大量郵寄、通訊、復印、打字、裝訂等費用都節(jié)省下來，這些都直接降低了成本。

6.加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化

電子檔案在資源加工、整合有特定的統(tǒng)一標準，如統(tǒng)一的壓縮化、編碼技術(shù)、視頻格式、元數(shù)據(jù)標準、瀏覽平臺等，它依托互聯(lián)網(wǎng)服務，不同部門的檔案是可以共享的，并可以實現(xiàn)跨庫關(guān)聯(lián)和檢索。數(shù)字化的編輯出版方式，使得方志的編撰常態(tài)化，可以收集到大量的資料，有效避免了過去因為編撰時間太長遺漏過多的現(xiàn)象。與標準化加工和海量信息相適應，在檢索技術(shù)上，電子檔案是智能化的。檢索系統(tǒng)能夠自動地分析檢索條件與結(jié)果，提供同義詞、主題詞或相似詞的擴展檢索，能實現(xiàn)多語言混合檢索及檢索結(jié)果的自動排序等功能，為用戶提供最為滿意的信息。

二、電子檔案存在不足的有效分析

1.電子檔案的文稿有大眾化的趨勢

傳統(tǒng)的檔案理念下，領導者和上下級都把握著信息傳遞的關(guān)口，決定寫什么內(nèi)容，用什么口徑寫，三級審查制度更是層層把關(guān)、安全可靠。電子檔案模式下，更多的社會公眾可以通過網(wǎng)絡參與到檔案各個環(huán)節(jié)：數(shù)字技術(shù)就像一把雙刃劍，在給檔案管理工作帶來無限生機的同時，也使傳統(tǒng)的理念和機制面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

2.傳統(tǒng)的閱讀習慣，在程序上成為發(fā)展的難題

電子檔案有很大的人性化特征，如能全文檢索、跨庫關(guān)聯(lián)等，是傳統(tǒng)檔案無法比擬的，但從閱讀習慣來說，人們更習慣于紙質(zhì)書籍，它能自由選擇閱讀姿勢、時間、場合等等。另一方面，電腦對人體健康有一定的危害。

3.檔案管理人員操作失誤

有的管理人員安全意識不強，用戶口令選擇不慎，或者對軟件不進行保密，有的將自己賬號隨意轉(zhuǎn)借他人或者與別人共享文檔內(nèi)容，甚至允許他人隨意拷貝文檔，管理人員操作過程中把信息傳輸錯誤等等，這些失誤都是事后無法彌補的。

4.檔案管理人員違規(guī)操作

檔案管理人員不嚴格執(zhí)行檔案管理法規(guī)制度的相關(guān)規(guī)定，就可能出現(xiàn)錄入數(shù)據(jù)識或政策框架隨時消失。其次，電子檔案存儲的磁性材料，從保存時限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術(shù)升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。

三、電子檔案的主要整理形式介紹

1.文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入？網(wǎng)絡？，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。

2.科技電子文件歸檔

（1）基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

（2）設備檔案。企業(yè)引進技術(shù)和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向？發(fā)展？，國內(nèi)設計院設計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件？內(nèi)容？說明和注意事項。

3.會計電子文件整理

（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

（2）賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。