提高農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的對(duì)策

張令宏　黃劍玲

摘要

著重闡述了農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性及存在問(wèn)題，并提出了如何做好農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)；項(xiàng)目檔案；管理工作

中圖分類(lèi)號(hào) S-9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 0517-6611（2014）11-03407-02

Abstract This paper focuses on the importance of archive management in agricultural capital construction projects and problems， and puts forward some countermeasures for improving the agricultural capital construction project archives management.

Key words Agricultural capital construction； Project archives； Management work

隨著農(nóng)業(yè)科研工作的深入和發(fā)展，作為農(nóng)業(yè)科研試驗(yàn)基地的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是支撐科研試驗(yàn)成功與否的關(guān)鍵?；üこ虣n案資料是基于基建工程建設(shè)過(guò)程中逐步形成的，是工程建設(shè)過(guò)程直觀、真實(shí)、全面的反映，對(duì)控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。因此，管理好基建工程檔案資料是提高基建工程質(zhì)量非常重要的一環(huán)。隨著我國(guó)對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作的逐步重視，農(nóng)業(yè)科研試驗(yàn)基地的基建工程項(xiàng)目也在逐步增加，基建工程檔案也隨之劇增。因此，如何管理工程檔案就成了一項(xiàng)十分重要的工作。筆者通過(guò)多年的基建檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及在基建工程檔案管理中的一些體會(huì)，對(duì)如何提高基建檔案管理水平進(jìn)行研究。

1 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案在其工程建設(shè)中的重要作用

1.1 基建檔案是農(nóng)業(yè)基本建設(shè)的工程建設(shè)全過(guò)程的直接反映，真實(shí)再現(xiàn)了整個(gè)工程項(xiàng)目管理過(guò)程和工程實(shí)體的真實(shí)面貌

基建檔案是建設(shè)項(xiàng)目在勘察設(shè)計(jì)、立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等工程環(huán)節(jié)中形成的紙質(zhì)、膠片等載體存在的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，具有綜合性、成套性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性的特點(diǎn)。準(zhǔn)確而全面的基建檔案為工程驗(yàn)收，工程事故原因和責(zé)任認(rèn)定，提出改進(jìn)方法及日后進(jìn)行管理維護(hù)、改擴(kuò)建等提供了詳實(shí)的技術(shù)依據(jù)[1]。

每一個(gè)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目都必須經(jīng)過(guò)工程前期準(zhǔn)備（設(shè)計(jì)、勘探、預(yù)算、招投標(biāo)等）、中期施工（施工、施工監(jiān)理）、后期驗(yàn)收（竣工驗(yàn)收、結(jié)算、審計(jì)、項(xiàng)目驗(yàn)收）等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。

例如，在工程前期準(zhǔn)備階段有：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究和立項(xiàng)批復(fù)文件、勘踏文件、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖、預(yù)算文件、圖審文件、招標(biāo)代理文件、招投標(biāo)文件、相關(guān)施工合同協(xié)議等；在監(jiān)理方面有代理協(xié)議、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理日記和監(jiān)理工作報(bào)告及總結(jié)等；在施工階段有基礎(chǔ)設(shè)施資料、土建工程資料、隱蔽工程記錄、裝修和設(shè)備設(shè)施安裝工程資料、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工日志等文件；竣工驗(yàn)收階段有竣工圖、竣工報(bào)告、驗(yàn)收記錄、工程結(jié)算、項(xiàng)目審計(jì)、決算和交付使用資產(chǎn)文件等。同時(shí)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，還會(huì)按照現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際需要情況出現(xiàn)調(diào)整或變更項(xiàng)目的請(qǐng)示、批復(fù)的實(shí)施內(nèi)容的情況，由此產(chǎn)生的調(diào)整和變更說(shuō)明及有關(guān)部門(mén)的批復(fù)文件是上級(jí)部門(mén)對(duì)該項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量認(rèn)定及驗(yàn)收時(shí)非常重要的依據(jù)。

隨著科研試驗(yàn)的發(fā)展，田間試驗(yàn)越來(lái)越被重視，加上國(guó)家對(duì)農(nóng)業(yè)科研的投入力度加大，農(nóng)業(yè)科研田間工程建設(shè)項(xiàng)目將不斷增加。提高對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，是管理好農(nóng)業(yè)基本建設(shè)檔案的前提之一。

1.2 基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和支撐條件

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)是農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，就好比基礎(chǔ)建設(shè)是經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，而科研試驗(yàn)是上層建筑，科研試驗(yàn)基地的基礎(chǔ)建設(shè)最終是為科研試驗(yàn)服務(wù)，為科研提供良好的支撐條件服務(wù)。

按照基建工程建設(shè)的流程、規(guī)律，收集、整理、保存起來(lái)的基建檔案資料具有齊全、完整、準(zhǔn)確等特點(diǎn)。該特點(diǎn)決定了基建檔案具有技術(shù)含量高、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準(zhǔn)確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設(shè)活動(dòng)的決策、施工、竣工、使用等工作提供依據(jù)和憑證，是單位維權(quán)的依據(jù)，是工程項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程再現(xiàn)的寶貴財(cái)富。

基建檔案工作是基建工程建設(shè)的重要組成部分，按照基建工程文件材料形成規(guī)律進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、鑒定、保存的基建檔案資料，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，為后續(xù)工程項(xiàng)目的實(shí)施、完善及改擴(kuò)建等提供檔案利用服務(wù)。在后續(xù)工程項(xiàng)目的前期工作中，需要進(jìn)行項(xiàng)目可行性研究、上報(bào)申報(bào)書(shū)、初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目概算、施工設(shè)計(jì)等工作，必須查閱大量的過(guò)去和現(xiàn)在的檔案資料，作為申報(bào)和編報(bào)材料的事實(shí)依據(jù)，在工程竣工驗(yàn)收階段，更是需要工程全部檔案資料作為驗(yàn)收工程質(zhì)量的必備條件。所以，管理好基建工程檔案，是提高基建工程管理水平，發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵因素。

1.3 基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源

隨著農(nóng)業(yè)科研的逐步發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研院所的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)接連不斷，并且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)檔案資料。收集、管理和保護(hù)好這種基建檔案是基建管理人員和項(xiàng)目參與人員的義務(wù)和職責(zé)。這就需要管理人員熟悉檔案資料，以便于隨時(shí)調(diào)閱、核實(shí)，對(duì)檔案資料越熟悉就越能減少查閱資料的麻煩，更能節(jié)省寶貴的時(shí)間，提高工作效率。

2 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目基建檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的基建檔案其自身特點(diǎn)決定收集難度大

由于各種不可預(yù)見(jiàn)的主觀或客觀因素的影響，例如：項(xiàng)目前期工作中的施工圖設(shè)計(jì)反復(fù)調(diào)整、報(bào)監(jiān)報(bào)建及圖審工作時(shí)間較長(zhǎng)、招投標(biāo)工作中的流標(biāo)、施工過(guò)程中建設(shè)內(nèi)容的變更或調(diào)整以及海南當(dāng)?shù)囟嘤昙镜仍?，造成基建工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門(mén)多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)。由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，施工單位只重視工程本身，輕視甚至忽視工程檔案，使甲方對(duì)基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，造成了基建檔案工作滯后，影響了工程各方面對(duì)檔案資料的利用。工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散甚至可能損壞、缺失的情況，制約了甲方對(duì)項(xiàng)目預(yù)算的控制，增加了檔案收集工作的難度。

2.2 缺乏科學(xué)管理導(dǎo)致歸檔文件材料不規(guī)范

項(xiàng)目從立項(xiàng)到實(shí)施至竣工期間，參與單位較多，參與人員良莠不齊。在工程文件編制過(guò)程中，由于缺乏科學(xué)管理和規(guī)范的檔案意識(shí)，工程施工人員、技術(shù)人員為了圖方便，隨意使用各色筆等書(shū)寫(xiě)，這對(duì)基建檔案的長(zhǎng)期保存和利用造成嚴(yán)重的影響[2]。此外，信息記錄不夠完整、準(zhǔn)確，比如施工單位編制的竣工資料存在缺日期、簽名和印章，監(jiān)理日記和施工日記缺記錄人員簽名等現(xiàn)象，歸檔文件材料中存在大量復(fù)印件等，這些行為致使檔案資料不規(guī)范、不完整。

2.3 對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視

項(xiàng)目管理及實(shí)施過(guò)程中，參建各方對(duì)檔案資料的收集與管理不重視，甚至部分建設(shè)單位沒(méi)有配備專(zhuān)人管理檔案資料，項(xiàng)目管理資料比較混亂，造成部分竣工資料的不完整或流失。

2.3.1

對(duì)檔案管理意識(shí)較為淡薄。認(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)時(shí)文件材料，不肯投入人力、物力、財(cái)力去管理。

2.3.2

參建各部門(mén)不注重承上啟下，內(nèi)外協(xié)調(diào)，互相溝通。由于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，參建單位較多，基建檔案內(nèi)容廣泛，涵蓋了工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察、測(cè)繪、初步設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段。檔案資料分散，各部門(mén)之間內(nèi)部與外部缺乏溝通，檔案意識(shí)不強(qiáng)，造成資料的遺失、損毀。

3 提升基建檔案管理水平的對(duì)策

3.1 充分重視農(nóng)業(yè)基建檔案管理工作

配備專(zhuān)門(mén)的基建檔案管理人員，充實(shí)基建檔案管理隊(duì)伍，提高基建檔案管理的意識(shí)，配備專(zhuān)用檔案管理設(shè)備?；n案管理人員應(yīng)積極督促各參建單位做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案收集、整理和保管等工作，保持檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失，抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，積極協(xié)調(diào)參建各單位。設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等應(yīng)該通力合作，加強(qiáng)其對(duì)檔案管理工作的積極性和責(zé)任感，使基建檔案資料盡可能做到完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，為項(xiàng)目驗(yàn)收、檢查、后續(xù)利用提供可靠的依據(jù)。

3.2 加強(qiáng)基建檔案的收集工作

基建工程各階段相互銜接，一個(gè)環(huán)節(jié)連著一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開(kāi)展。所以要制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等規(guī)定，建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制。在簽訂合同時(shí)，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集。檔案管理人員應(yīng)實(shí)行全過(guò)程跟蹤服務(wù)，改進(jìn)工作方法和態(tài)度，貫徹落實(shí)基建檔案工作的規(guī)定和措施。要采取業(yè)主負(fù)責(zé)制、獎(jiǎng)懲制等工作機(jī)制，分工明確，責(zé)任到人，確保各參建單位履行基建檔案移交的責(zé)任。

3.3 基建檔案的收集應(yīng)系統(tǒng)、全面

從項(xiàng)目申請(qǐng)、批復(fù)立項(xiàng)開(kāi)始，提前介入建設(shè)工程，切實(shí)了解工程進(jìn)度，掌握第一手資料，做到心中有數(shù)，嚴(yán)格保證工程立項(xiàng)與建立基建檔案同步。工程建設(shè)過(guò)程與竣工材料的積累、整編、審定工作同步，工程交工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步，建立事前介入控制、事中監(jiān)督檢查、事后嚴(yán)格把關(guān)的全程動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，以保證基建檔案的完整、準(zhǔn)確、可靠。檔案收集應(yīng)按照《農(nóng)業(yè)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收技術(shù)規(guī)程》進(jìn)行整理歸檔。

3.4 嚴(yán)把歸檔審核關(guān)

在文件歸檔前，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審核，把不符合要求的文件拒之歸檔。主要審文件是否為原件，文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備，文件的內(nèi)容是否完整，文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象，文件（除簽名外）是否存在“三色筆”現(xiàn)象，竣工圖編制是否規(guī)范等。

3.5 做好基建檔案的收集、整理和裝訂工作

按照項(xiàng)目實(shí)施前期、實(shí)施過(guò)程、實(shí)施后期三大階段劃分，將收集好的參建各單位資料進(jìn)行分類(lèi)整理裝訂并編制資料總目錄，將其盒裝后歸檔，使原本散亂無(wú)序的資料更有利于管理和查閱。

3.6 提高自身的業(yè)務(wù)水平

相關(guān)人員必須掌握檔案整理規(guī)范操作方法，了解基建檔案管理知識(shí)、基建工程建設(shè)程序和基建專(zhuān)業(yè)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。要緊跟時(shí)代步伐，學(xué)習(xí)并提高基建檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、管理理論和技術(shù)方法的水平，提高自身修養(yǎng)。要不斷調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)以致用，熟悉基建工程業(yè)務(wù)流程，積極與單位基建管理人員及參建單位進(jìn)行溝通與交流，以便提高基建檔案管理水平。

3.7 加強(qiáng)基建檔案管理制度建設(shè)

根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的基建管理規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則，提高基建檔案資料管理的規(guī)范性和可操作性。

4 結(jié)語(yǔ)

基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，是基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)服務(wù)現(xiàn)實(shí)，著想未來(lái)的工作。檔案管理人員需具備愛(ài)崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平，為農(nóng)業(yè)科研事業(yè)保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

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朱彩云.淺談基建檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2013（Z3）：38.

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