建筑施工企業(yè)檔案信息化管理中的問題及解決思路

陸華

[摘 要] 隨著我國社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，建設(shè)工程項目不斷增多，建筑施工企業(yè)任務(wù)不斷加重，其檔案信息的管理水平也需要進(jìn)一步提高，因此檔案信息化管理在建筑施工企業(yè)得到廣泛應(yīng)用。所謂檔案信息化管理，就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)信息進(jìn)行采集、加工和運(yùn)用。利用信息化的管理方式對建筑施工企業(yè)檔案進(jìn)行管理，可以有效提高企業(yè)收集、加工、利用信息的水平，但是當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理中還存在著一些問題亟待解決，本文對此加以探討。

[關(guān)鍵詞] 建筑施工企業(yè)；檔案；信息化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 11. 032

[中圖分類號] F270.7；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）11- 0051- 02

隨著我國建筑行業(yè)的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)建筑企業(yè)的發(fā)展要求，需要廣泛應(yīng)用信息化管理方式對建筑施工企業(yè)進(jìn)行管理。建筑施工企業(yè)檔案內(nèi)容繁多，項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的具有保存價值的相關(guān)資料、文件也較多，檔案整理工作流程比較復(fù)雜且要求較高，管理過程涉及的單位眾多，是工程行業(yè)與檔案部門面臨的一大難題。所以，建筑施工行業(yè)運(yùn)用信息化方法進(jìn)行檔案管理，可以有效地將各類型資料進(jìn)行合理的分類，簡化編制流程，合理調(diào)配各部門的資料，使檔案管理井然有序。

1 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理缺乏專業(yè)性

隨著建筑施工行業(yè)的迅速發(fā)展，許多建筑施工企業(yè)都配備了檔案信息管理軟件系統(tǒng)，幫助建筑施工企業(yè)有效地記錄和保存資料。建筑施工企業(yè)有較大的作業(yè)范圍，作業(yè)專業(yè)性較強(qiáng)，但檔案信息管理規(guī)范性不強(qiáng)，無法進(jìn)行統(tǒng)一有序的管理。大多數(shù)建筑施工企業(yè)的檔案信息管理方法都具有通用性，但缺乏針對自身實際情況的專業(yè)性的檔案管理方法，無法滿足建筑施工企業(yè)綜合檔案管理的要求。

1.2 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理形式單一

一些建筑施工企業(yè)會運(yùn)用相關(guān)的檔案管理軟件對檔案信息進(jìn)行管理，但這些管理軟件主要是以文書檔案管理為主要管理形式，而其他檔案如工程檔案信息也是運(yùn)用文書檔案的管理形式進(jìn)行管理，降低了檔案信息管理的效率。建筑施工企業(yè)檔案管理部門由于工程檔案專業(yè)性強(qiáng)的特點，無法做到妥善管理并以庫房容積等原因予以不建檔處理[1]。

1.3 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理缺乏法律依據(jù)

近年來，國家不斷出臺建筑施工企業(yè)檔案管理的相關(guān)法律，規(guī)定建筑施工企業(yè)內(nèi)部要建立健全檔案信息管理平臺，優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)，科學(xué)有效地對工程設(shè)計檔案信息進(jìn)行管理。然而在實際的建筑企業(yè)檔案管理過程中，諸多建筑施工企業(yè)在結(jié)束具體施工項目后，根據(jù)相關(guān)規(guī)定上交工程竣工檔案，而每個相關(guān)建筑施工企業(yè)都同時面對多個建筑施工承建項目，面對的建設(shè)單位繁多，且各建設(shè)單位實際情況與要求都不相同，工程專業(yè)多，對于建設(shè)工程文件的分類、檔案的分類和案卷的組卷方法基本不能統(tǒng)一。因此，相關(guān)法律法規(guī)對于竣工資料管理和文書檔案管理中一些問題的闡述不夠明晰，在加上各建筑企業(yè)的實際情況不同，相關(guān)文件的管理要求難以統(tǒng)一，施工企業(yè)在按照文件要求建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的過程中很難處理系統(tǒng)接口的問題。因為諸多實際問題的沒有得到有效合理的解決，因此，相關(guān)法律依據(jù)無法作出詳細(xì)的明文規(guī)定[2]。

1.4 建筑施工企業(yè)檔案多樣化

建筑施工工期比較長，工程量比較大，相關(guān)環(huán)節(jié)內(nèi)容較多，各類施工過程差異較大，所以，相關(guān)的建筑施工檔案分類比較細(xì)，專業(yè)性較強(qiáng)，呈現(xiàn)多樣化的特點。根據(jù)建筑企業(yè)檔案的特殊性，檔案管理部門需要既熟悉各項檔案管理業(yè)務(wù)又具有相關(guān)工程知識的管理人員對建筑施工企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)合理歸類管理，但就目前情況來看，很難找到達(dá)到此要求的管理人才。

另一方面，建筑施工企業(yè)檔案繁多，編制面窄，同時加大了建筑施工企業(yè)檔案的編研難度。檔案存在的價值主要在于利用，建筑施工企業(yè)在經(jīng)營活動中可以對相關(guān)檔案進(jìn)行合理有效的編研，以便于獲取更多的工藝施工方案、投標(biāo)經(jīng)營信息和企業(yè)內(nèi)部定額修編的資料。然而按照目前的情況看來，現(xiàn)有的建筑施工企業(yè)檔案管理辦法無法使得相關(guān)檔案發(fā)揮其幫助建筑施工企業(yè)獲取信息的作用，必須進(jìn)一步完善檔案管理方法。

2 檔案信息化管理中電子檔案接收與歸檔的方法

目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：①對上交的原始紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行掃描，保存掃描的文件。這種接收與歸檔的方法具有兼容性好、管理成本低、格式統(tǒng)一、便于查看與利用等優(yōu)點；其缺點在于容易丟失檔案中的信息、占據(jù)空間大、管理成本減少幅度低、建筑單位檔案遞交麻煩。②要求建設(shè)單位提交完整的原始電子文件。這種接收與歸檔的方法具有遞交成本低、遞交程序方便、文件信息全面等優(yōu)點；其缺點主要包括：不能有效地保證電子文件的真實性、完整性和可靠性，難以打開進(jìn)行查看使用，缺乏電子文件知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等。

根據(jù)目前的實際情況看來，要更好地實現(xiàn)建設(shè)施工企業(yè)檔案信息化管理，要求企業(yè)加大檔案管理的資金投入，增強(qiáng)科學(xué)技術(shù)力量，建立健全最終實現(xiàn)以用戶為中心、以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的的服務(wù)模式，提高建設(shè)施工企業(yè)檔案信息化管理水平[3]。

3 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的解決辦法

3.1 統(tǒng)一電子檔案的文件格式

通過對檔案信息化管理中電子檔案接收與歸檔的兩種方法優(yōu)缺點分析，本文認(rèn)為，想要更好地對建筑施工企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理，就要有統(tǒng)一的文件格式。統(tǒng)一文件格式的方法如下：①建筑工程項目在施工過程中會根據(jù)各個環(huán)節(jié)的不同而選擇不同的應(yīng)用軟件，而要統(tǒng)一文件的格式就要把其整合成兼容各種格式的電子文件；②有效保證電子檔案信息的有效性、真實性及原始性；③檔案信息內(nèi)容清晰、文檔格式簡潔美觀、便于檢索查看利用；④降低信息化檔案的成本，信息內(nèi)容提供批注與標(biāo)注，便于存儲和管理；⑤接收各種掃描文件，支持不同的電子文件獲取方式；⑥利用知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)對電子檔案進(jìn)行保護(hù)。

3.2 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理規(guī)范化

建筑施工企業(yè)在承建工程項目時要按照企業(yè)檔案管理部門、城建檔案管理部門和建設(shè)單位竣工檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行項目工程檔案信息的錄入、歸類、標(biāo)注、電子化和工程竣工檔案資料的編制[4]。

3.3 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理要求

建筑施工企業(yè)要提高檔案信息化管理水平，首先要有科學(xué)合理的管理方案和高水平的管理隊伍。提高建筑施工企業(yè)檔案信息化管理水平要做好以下幾項工作：①加強(qiáng)檔案信息化管理人員的技能培訓(xùn)。根據(jù)建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的需要，有針對性地對管理人員進(jìn)行計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)理論知識和操作技巧方面的培訓(xùn)。根據(jù)建筑施工企業(yè)檔案管理的特點，有針對性地對管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)基本知識和檔案信息化知識培訓(xùn)。除此之外，還要對檔案管理人員進(jìn)行建筑工程施工知識的普及，使管理人員能夠熟悉掌握建筑工程施工各環(huán)節(jié)的知識，以便更好地對建筑施工企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理。②建筑施工企業(yè)檔案的移交與管理分類。建筑施工企業(yè)管理部門要對建筑工程項目竣工檔案的收集整理有統(tǒng)一的規(guī)范，對檔案分類、組卷規(guī)則進(jìn)行科學(xué)合理管理。③建筑施工企業(yè)管理規(guī)定和檔案管理制度的建立健全。建筑施工企業(yè)檔案種類繁多，專業(yè)性強(qiáng)，分類詳細(xì)，要有統(tǒng)一的規(guī)范要求來指導(dǎo)管理，建立健全檔案管理和信息化管理方面的制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檢查力度、提高提交管理水平，達(dá)到業(yè)務(wù)銜接的要求。

3.4 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)需求特點

根據(jù)建筑施工企業(yè)檔案管理的特殊性、管理系統(tǒng)軟件的選用和開發(fā)的目標(biāo)，結(jié)合不同檔案的管理特點，建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的整體方案宜采用客戶端結(jié)合服務(wù)器的混合模式體系結(jié)構(gòu)來滿足目前管理要求和以后的管理業(yè)務(wù)發(fā)展需求。檔案信息化管理系統(tǒng)可以提供XML標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)庫也可以遷移到其他數(shù)據(jù)庫上，提高建筑施工企業(yè)檔案信息化管理水平。

4 結(jié)束語

我國社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，建設(shè)工程項目不斷增多，施工企業(yè)任務(wù)不斷加重，企業(yè)檔案的信息化管理也被建筑施工企業(yè)廣泛應(yīng)用。建筑施工企業(yè)檔案運(yùn)用信息化方法進(jìn)行管理，可以有效地將各類型資料進(jìn)行合理的分類，簡化編制流程，合理調(diào)配各部門的資料，使檔案管理井然有序。建筑施工企業(yè)檔案信息化管理人員要適應(yīng)新的發(fā)展形勢，根據(jù)建筑施工企業(yè)檔案管理的特點，豐富檔案信息化管理的技術(shù)知識，為實現(xiàn)建筑施工企業(yè)檔案信息化管理和提高管理水平而不斷創(chuàng)新。

主要參考文獻(xiàn)

[1]張雪云.工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀問題及解決措施[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（15）.

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[3]張秀芳.淺談建筑材料科研檔案的現(xiàn)代化管理[J].福建建設(shè)科技，2013（5）.

[4]徐藝真.建筑施工企業(yè)檔案管理工作的幾點體會[J].東方企業(yè)文化，2013（4）.