醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化路徑探析

練麗珠

[摘 要] 檔案管理是醫(yī)院管理中不可或缺的重要組成部分，檔案資料是醫(yī)院科技研究、人事管理、醫(yī)療救治的記錄，是醫(yī)院文明水平的體現(xiàn)，對改善醫(yī)院服務(wù)水平具有一定的助推作用。本文主要對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題進行了分析，并針對性地提出了優(yōu)化管理的路徑，以期為推動醫(yī)院檔案管理盡一份綿力。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；檔案管理；優(yōu)化路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 060

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）12- 0096- 02

1 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理現(xiàn)代化意識不強

在市場經(jīng)濟的浪潮下，醫(yī)院部分領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案管理現(xiàn)代化的了解僅浮于表面，對檔案管理的意義和作用不甚明了，未樹立檔案管理現(xiàn)代化的意識。更為嚴重的是，有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)采取輕視的態(tài)度，未在人力、物力上給予支持。導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理模式落后，仍處于手工整理檔案的階段，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的步伐，影響了醫(yī)院檔案作用的發(fā)揮。

1.2 醫(yī)院檔案管理制度不健全

當(dāng)前，多數(shù)醫(yī)院存在檔案管理制度不健全的問題，有些醫(yī)院制定了檔案管理制度，卻并未依制度行事，檔案管理流于形式；部分醫(yī)院檔案管理規(guī)范化程度不足，對檔案管理的內(nèi)容和要求未做明確規(guī)定，立卷、歸檔的流程不明晰[1]。各個醫(yī)院往往根據(jù)自己的理解設(shè)定檔案管理的模式，很多檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容卻被忽略。由于制度上存在缺陷，許多重要的檔案資料未進行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致檔案未得到有效利用，檔案管理與信息管理的關(guān)聯(lián)性降低，檔案工作存在缺失，醫(yī)院信息管理整合程度不高，檔案管理科學(xué)性、規(guī)范性亟待提升。

1.3 醫(yī)院檔案管理機構(gòu)不健全

由于醫(yī)院存在一些歷史遺留問題，以及受醫(yī)院行業(yè)性質(zhì)影響，醫(yī)院檔案管理的分類不夠明晰。醫(yī)院綜合檔案部門通常對文書、科技、音像類的檔案進行管理，而與醫(yī)療看診相關(guān)的醫(yī)療文書檔案、病理切片檔案等均由各個科室自主管理，檔案管理呈現(xiàn)零散分布的態(tài)勢，分工模糊、管理分散對檔案管理的安全性和完整性構(gòu)成了極大的威脅。在全院范圍內(nèi)設(shè)置單獨檔案管理機構(gòu)的醫(yī)院少之又少，尤其對于規(guī)模較大的醫(yī)院，科室眾多，檔案統(tǒng)一管理困難重重。此外，由于檔案管理機構(gòu)不健全，導(dǎo)致檔案管理監(jiān)管力度不足，對各科室管理未能進行有效的監(jiān)督、管理。

1.4 檔案管理人員現(xiàn)代化管理知識較為缺乏

當(dāng)前，就醫(yī)院檔案管理人員的整體水平來看，存在業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)普遍偏低的情況，檔案管理仍處于手工模式，對現(xiàn)代化檔案管理無論從理論知識，還是操作技能都存在較大問題，影響了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，制約了信息技術(shù)與檔案管理的融合。

2 醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化路徑

2.1 增強檔案管理現(xiàn)代化意識

第一，要對《檔案法》進行深刻認識，樹立醫(yī)院工作人員檔案管理的現(xiàn)代化理念，尤其對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)將建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理作為己任。以往，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認識存在誤區(qū)，認為醫(yī)院的主要任務(wù)就是救死扶傷，為患者送去福音，沒有必要進行檔案管理，更遑論構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理。與此同時，對醫(yī)院檔案管理工作考核的力度不足，對檔案管理工作中對檔案人員、設(shè)施等的關(guān)注甚少，支持上缺乏力度。因此，只有加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理現(xiàn)代化的認識，從理論層面，更新管理理念，認識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要作用；在實踐層面，將高新的信息技術(shù)融入到檔案管理中，改進檔案管理的硬件設(shè)施，將檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)作為醫(yī)院管理的重中之重，這樣才能有效促進檔案管理工作的健康發(fā)展，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

2.2 健全檔案管理制度

對于檔案管理工作應(yīng)采取嚴肅、認真的態(tài)度，由于檔案具有條理性、類別性的特點，因此完善的檔案管理制度對檔案工作的順利開展至關(guān)重要。醫(yī)院應(yīng)以《檔案法》為依據(jù)，立足于本院的實際情況，對檔案管理的規(guī)章制度進行制定、完善。明確檔案管理的工作職責(zé)，上至領(lǐng)導(dǎo)干部，下至工作人員都應(yīng)明確自己的工作職責(zé)，為檔案管理工作制度化、標準化發(fā)展做好鋪墊。在對檔案制度進行完善時，應(yīng)觸及檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)，使每一項工作都有章可循，有制度可依。將醫(yī)院所有科室、類別的檔案進行整合管理，并將檔案管理與醫(yī)療工作進行統(tǒng)一考核，使檔案工作與醫(yī)院發(fā)展同步。在考核過程中，應(yīng)遵循獎罰分明、一視同仁的原則，無論領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員，功過獎懲都應(yīng)公正、公開、公平。

2.3 健全檔案管理機構(gòu)

要將檔案管理工作納入醫(yī)院管理之中，加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、分工，使檔案管理能夠順利、有序開展。各科室應(yīng)設(shè)置分管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，從醫(yī)院管理縱向來看，做到人人有責(zé)、上下共管，將檔案管理工作落到實處。應(yīng)對檔案工作責(zé)任的考核力度有所提升，從領(lǐng)導(dǎo)和工作人員兩方面著手，發(fā)揮考核的激勵效應(yīng)。對檔案管理應(yīng)形成年初計劃、日常監(jiān)管、年終反思的良好工作態(tài)勢。對檔案管理的各機構(gòu)進行健全、完善，配備充足的人員負責(zé)醫(yī)院的文件材料收集、歸檔、管理、利用及監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作[2]。各科室應(yīng)根據(jù)部門內(nèi)檔案工作量配備相應(yīng)數(shù)量的檔案人員，如有需要可以設(shè)立二級檔案管理機構(gòu)，在人員、機構(gòu)上滿足檔案工作的開展。

2.4 提高檔案管理人員管理現(xiàn)代化水平

醫(yī)院要將檔案管理人員的教育培訓(xùn)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)的計劃之中，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)[3]。首先，要為檔案人員創(chuàng)造提升的機會。將表現(xiàn)優(yōu)異的檔案工作人員送到培訓(xùn)班進行學(xué)習(xí)，對醫(yī)院下屬科室的檔案工作人員，應(yīng)定期組織檔案知識和技能的培訓(xùn)。其次，鼓勵員工進行自學(xué)。通過利用業(yè)余時間自學(xué)提升自我、更新知識結(jié)構(gòu)，如學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理、檔案管理相關(guān)的知識，提升個人綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。只有掌握了信息技能，掌握了確定、獲取、組織、評價、創(chuàng)造信息的能力，才能更有效地做好醫(yī)院檔案工作，才能更好地推進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。

3 結(jié) 語

綜上所述，醫(yī)院檔案工作的優(yōu)化非朝夕可完成，在新醫(yī)改實施的背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認識到檔案管理的重要性，對檔案工作的制度、設(shè)施進行完善，提高檔案在醫(yī)院管理中的利用率，以促進醫(yī)院健康、可持續(xù)地發(fā)展。

主要參考文獻

[1]余海燕.醫(yī)院檔案管理工作淺析[J].海軍醫(yī)學(xué)雜志，2011，32（4）：128-129.

[2]黃恩梅.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理 提高檔案工作水平[J].城建檔案，2011，6（2）：32-33.

[3]周玉賢.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].中國商界：上半月，2010，12（11）：46-47.