計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

樊莉麗

[摘 要] 隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在日常生活和工作中的應(yīng)用越來越普遍和廣泛，其中計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，早在20世紀(jì)就已經(jīng)開始出現(xiàn)，經(jīng)過十幾年的發(fā)展，如今計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用更加深入。本文重點(diǎn)分析了計(jì)算機(jī)在檔案管理中的重要性，并據(jù)此提出當(dāng)前計(jì)算技術(shù)在檔案管理運(yùn)用中存在的問題，并對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理的一些方法提出了建議。

[關(guān)鍵詞] 計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；運(yùn)用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 029

[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）12- 0046- 02

隨著計(jì)算技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)和工作中，成為提升工作效率的重要工具。其中計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用尤為突出，也正是如此，我國(guó)早在20世紀(jì)末就已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案，經(jīng)過十多年的發(fā)展，也取得了一定的成績(jī)，但是不可否認(rèn)的是，由于檔案管理受到傳統(tǒng)觀念的影響，以及部門本位思想的影響，從而讓計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面依然存在著很多問題。本文正是基于這種背景，通過分析計(jì)算機(jī)在檔案管理中的重要性，并據(jù)此提出了當(dāng)前計(jì)算技術(shù)在檔案管理運(yùn)用存中在的問題，并對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理的方法提出了一些建議。希望對(duì)于提升我國(guó)檔案管理水平具有一定的積極意義。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的重要作用

1.1 有利于對(duì)檔案的管理收集和存儲(chǔ)

在檔案管理中，利用計(jì)算機(jī)的外延設(shè)備，可以采用掃描或者手工錄入的方法，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，從而能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識(shí)別，而且這些電子檔案還可以進(jìn)一步錄入到信息數(shù)據(jù)庫(kù)之中，為今后的調(diào)取和查閱提供了極大的方便，因?yàn)橥ㄟ^數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，還可以有效地對(duì)電子檔案進(jìn)行壓縮，從而讓計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)更多的檔案信息。另外通過電子形式存儲(chǔ)的檔案，從流轉(zhuǎn)和備份方面都具有極大的便捷性，只需要一些硬盤或者光盤等存儲(chǔ)媒介，就能夠備份存儲(chǔ)超大數(shù)量的電子檔案信息，有效地降低了紙質(zhì)檔案對(duì)管理空間的要求。有效降低了檔案管理的成本。

1.2 有利于檔案管理信息系統(tǒng)化

在檔案管理中，傳統(tǒng)的手工管理模式由于涉及到的檔案種類多元化、數(shù)量巨大的限制，管理效率極其低下，往往為了找一份檔案資料而耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案保管不善引起的檔案損毀問題。而通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案之后，就可以開發(fā)信息管理系統(tǒng)，將這些檔案融入到同一個(gè)平臺(tái)下，進(jìn)行分類管理，還可以根據(jù)不同部門的使用，甚至相應(yīng)的權(quán)限，從而對(duì)檔案進(jìn)行高效管理。另外基于計(jì)算機(jī)技術(shù)，還可以讓檔案呈現(xiàn)多媒體特征，結(jié)合視頻、圖像以及文字的綜合多媒體元素來豐富檔案的信息量，另外通過檔案管理信息系統(tǒng)，還能夠有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的檢索，自動(dòng)入庫(kù)排架等功能，從而有效提升檔案管理的效率。

1.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?yàn)闄n案管理提供較強(qiáng)的技術(shù)支持

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用非常深入，特別是計(jì)算機(jī)的處理性能以及存儲(chǔ)能力有效的提升，了解決傳統(tǒng)檔案電子化遭遇的存儲(chǔ)困境，另外分布式計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的研發(fā)工作，也為檔案管理的集成化以及集成服務(wù)都提供了大量的技術(shù)支持。而相關(guān)的計(jì)算機(jī)外延設(shè)備技術(shù)的出現(xiàn)，也為傳統(tǒng)檔案電子化提供了極大的幫助。另外計(jì)算機(jī)技術(shù)還實(shí)現(xiàn)了客觀關(guān)系管理系統(tǒng)以及企業(yè)資源計(jì)劃管理系統(tǒng)的統(tǒng)一，從而有助于將檔案管理和現(xiàn)代化的管理融為一體，為企事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理提供了重要的技術(shù)支持。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理運(yùn)用中存在的問題

近幾年計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用總體上是不斷進(jìn)步的，很多檔案館也在大力發(fā)展計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，但是在實(shí)際的運(yùn)用過程中依然存在著不少問題，這主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面。

2.1 前期的準(zhǔn)備工作不充分

很多檔案館準(zhǔn)備上線信息管理系統(tǒng)時(shí)，并沒有做好充分的準(zhǔn)備工作，比如檔案數(shù)據(jù)的電子化不到位，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在電子化的過程中出現(xiàn)明顯的錯(cuò)誤問題，特別是一些人員的姓名往往在電子化的過程中就被自然地修改掉。另外一些檔案館的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及計(jì)算機(jī)設(shè)備相對(duì)陳舊，也不利于計(jì)算機(jī)在檔案管理上的應(yīng)用。如果這些硬件和軟件的環(huán)境還沒有充分做好準(zhǔn)備就匆忙上檔案管理信息系統(tǒng)，那是很難保障這些信息系統(tǒng)的正常實(shí)施。

2.2 檔案管理的計(jì)算機(jī)化還不夠充分

很多檔案館雖然建設(shè)了相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)也已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，但是還有相當(dāng)數(shù)量的檔案館僅僅將計(jì)算機(jī)技術(shù)當(dāng)成管理的輔助工具，其核心的管理模式依然是建立在傳統(tǒng)的手工管理模式上。其工作的對(duì)象依然還是紙質(zhì)的檔案資料，而不是建立在數(shù)據(jù)庫(kù)下的多媒體檔案數(shù)據(jù)。那么在這個(gè)背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)就不能夠有效地體現(xiàn)出來，相反還容易成為檔案管理的絆腳石，因?yàn)樽尣簧贆n案管理人員要做重復(fù)性的工作，這顯然是不利于檔案的高效管理。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)相對(duì)較低

由于從傳統(tǒng)的手工檔案管理模式下過度到計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的檔案管理，這就要求檔案管理人員的素質(zhì)必須要提升，必須要能夠適應(yīng)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)下的管理思維和相應(yīng)的技術(shù)支持。因?yàn)閺哪撤N意義上來說，基于計(jì)算機(jī)的檔案管理模式和傳統(tǒng)的手工管理模式還是存在著很大的變化，而且對(duì)于管理人員也需要更高的要求，比如對(duì)計(jì)算機(jī)的操作，管理思維的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)的安全防范等等都需要一定的經(jīng)驗(yàn)和能力，然而我國(guó)手工管理模式下的檔案管理人員，由于長(zhǎng)期受限于手工模式的影響，再加上對(duì)于新事物新技術(shù)的學(xué)習(xí)能力相對(duì)較弱，所以造成了很多檔案管理單位的檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用成了一種擺設(shè)，并不能夠得到深入的應(yīng)用。

3 促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理深入運(yùn)用的建議

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用存在著不少問題，因此，改變思路深化計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用就顯得非常關(guān)鍵，下面就從3個(gè)方面來論述。

3.1 轉(zhuǎn)變觀念重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)在很多檔案管理單位的計(jì)算機(jī)技術(shù)并不是沒有使用，而是使用得不夠深入，很多工作都停留在表面，這說明檔案管理人員的思想觀念還沒有轉(zhuǎn)變過來，因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的作用是全方位的，是能夠取代傳統(tǒng)的管理模式，并消滅紙質(zhì)檔案的多種缺陷。不過由于檔案管理在計(jì)算機(jī)管理化的過程中，需要涉及到很多工作，如果從思想觀念上不夠重視，就很難將計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用深入下去。所以要想搞好計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，首先就需要領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員的思想觀念轉(zhuǎn)變過來，充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的重要作用。然后再全力地投入相應(yīng)的物力、財(cái)力以及人力等工作，加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的投入以及軟件設(shè)施的投入，引入現(xiàn)代化的管理模式，從而提升計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的全面運(yùn)用。

3.2 注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

之所以一些檔案管理人員不愿意選擇計(jì)算機(jī)技術(shù)，一個(gè)很重要的因素就是這些檔案管理人員已經(jīng)適應(yīng)和習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式，而想要改變這種觀念，除了檔案管理人員自身的努力之外，還需要通過外力來推動(dòng)，而加強(qiáng)培訓(xùn)顯然就是一個(gè)非常重要的推動(dòng)手段。通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，能夠有效地改變檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的重要作用的認(rèn)識(shí)程度，并同時(shí)能夠提升他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，消除他們恐懼計(jì)算機(jī)技術(shù)的瓶頸。而加強(qiáng)培訓(xùn)工作可以從兩個(gè)方面來開展：一方面是通過聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，對(duì)他們的計(jì)算機(jī)操作提供日常維護(hù)和管理上的支持。另一方面選擇一些檔案管理人員到專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，或者和其他單位進(jìn)行相互交流，提升管理經(jīng)驗(yàn)，從而推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

3.3 重視創(chuàng)新提升管理水平

現(xiàn)代化的檔案管理離不開管理的創(chuàng)新工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用同樣也要依賴于創(chuàng)新。一方面檔案管理工作人員在基于現(xiàn)代管理模式下的檔案管理工作中，不僅僅要具備一定的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備一定的創(chuàng)新思維，在實(shí)際的管理過程中，進(jìn)一步挖掘計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)作用。另一方面，還需要在計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理制度，創(chuàng)建適應(yīng)新的管理模式下的檔案管理制度，從而讓新的管理制度更好地適應(yīng)于計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能夠更好地保障檔案管理工作的有序進(jìn)行，在這個(gè)過程中同樣也要求檔案管理人員要不斷努力去學(xué)習(xí)新知識(shí)，并且要活用新知識(shí)，在實(shí)際的工作中不斷提升自身的管理水平。

4 結(jié) 語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已經(jīng)是大勢(shì)所趨，檔案管理單位需要在推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，需要深化思想改革，轉(zhuǎn)變觀念，從上至下的推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。并根據(jù)國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類和加工并批量錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在這過程中要加強(qiáng)審核，確保信息的準(zhǔn)確性。另外要促進(jìn)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提升，促進(jìn)他們創(chuàng)新思維的提升以及管理水平的提升，完善檔案管理的相關(guān)制度和體系，從而促進(jìn)檔案管理人員能夠在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的前提下用好計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

主要參考文獻(xiàn)

[1]欒傳晟.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2011（25）.

[2]姜燕.計(jì)算機(jī)應(yīng)用在檔案管理工作改革中的必要性[J].科技資訊，2011（14）.

[3]劉新喻.科技檔案管理信息化發(fā)展[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2010（3）.