淺談建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

陸華

[摘 要] 隨著電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化建設(shè)推動(dòng)了檔案管理的改革創(chuàng)新，舊的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息量龐大的檔案管理，經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展要求建設(shè)工程更具規(guī)范性、先進(jìn)性、條理性，其檔案管理是建設(shè)項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。針對(duì)近年來建設(shè)項(xiàng)目管理出現(xiàn)的諸多現(xiàn)實(shí)問題，提出檔案管理新策略，切實(shí)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)。

[關(guān)鍵詞] 建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；創(chuàng)新；建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 026

[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）12- 0042- 02

1 前 言

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理隨著建設(shè)工程項(xiàng)目的發(fā)展而發(fā)展，項(xiàng)目管理在投資建設(shè)等方面不斷改革創(chuàng)新，建設(shè)檔案管理必然也要摒棄傳統(tǒng)管理模式，根據(jù)基建工程的新特點(diǎn)對(duì)其資料進(jìn)行創(chuàng)新管理，采用信息化管理模式，針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理中檔案原始性、有序性、真實(shí)全面性等特點(diǎn)，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理新體系，解決復(fù)雜項(xiàng)目檔案資料難以整理的問題，切實(shí)做好檔案管理工作，推動(dòng)項(xiàng)目建設(shè)有序進(jìn)行。

2 檔案管理創(chuàng)新的意義

（1）檔案包括文字、圖標(biāo)、聲像材料等，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理越是完善越是能夠促進(jìn)項(xiàng)目工程的完成，提高經(jīng)濟(jì)效益。時(shí)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，項(xiàng)目建設(shè)與國家產(chǎn)業(yè)化管理息息相關(guān)，必然要隨著時(shí)代建設(shè)而不斷改革創(chuàng)新。創(chuàng)新是技術(shù)能力，是具有生產(chǎn)力代表的競爭力，是民族進(jìn)步的催化劑。國家要取得可持續(xù)發(fā)展勢必要不斷保持創(chuàng)新力，創(chuàng)新發(fā)展才是推動(dòng)時(shí)代進(jìn)步的強(qiáng)大動(dòng)力。建筑項(xiàng)目工程事務(wù)繁多，根據(jù)項(xiàng)目的不同又有不同的項(xiàng)目資料，其管理模式是否有效直接影響著工程建設(shè)的可靠性，影響著未來目標(biāo)的制定，影響著現(xiàn)實(shí)目標(biāo)的決策。檔案建設(shè)工作已經(jīng)列入國家重點(diǎn)管理項(xiàng)目之一，針對(duì)傳統(tǒng)管理模式提出了改進(jìn)辦法，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理必須跟上時(shí)代發(fā)展要求，進(jìn)一步落實(shí)檔案創(chuàng)新改革。

（2）創(chuàng)新是檔案管理部門發(fā)展的原始推動(dòng)力，檔案改革推動(dòng)了建設(shè)項(xiàng)目工程的發(fā)展，實(shí)踐證明檔案管理要不斷創(chuàng)新才能適應(yīng)不斷發(fā)展中的項(xiàng)目建設(shè)要求。提升業(yè)務(wù)效率離不開檔案的有效管理，在實(shí)施檔案管理過程中，不斷吸引經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為制定最優(yōu)的建筑項(xiàng)目管理制度提供參考，檔案管理過程中自身管理不斷加強(qiáng)，更加能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。

（3）創(chuàng)新是檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的必然要求，傳統(tǒng)模式的管理方式必有其優(yōu)勢也有不足之處，檔案創(chuàng)新吸取優(yōu)秀的傳統(tǒng)理念方法，摒棄阻礙性的落后模式，轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，帶動(dòng)建工事業(yè)的全局發(fā)展。檔案建設(shè)是以人為本，按照日常工作流程，記錄工作行為，沒有檔案記錄則建工信息紊亂無序，阻礙經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。

3 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新措施

3.1 檔案輪作透明化

檔案管理的觀念意識(shí)高低直接影響著檔案工作的進(jìn)行，多數(shù)工作人員還保持著落后的管理模式觀念，工作人員較少接觸檔案，加上檔案一般不予公開，缺乏了解繼而不予重視，設(shè)立分項(xiàng)部門，根據(jù)檔案資料的情況分門別類，設(shè)多人專職管理，在年限內(nèi)重新挑選管理人員，為保持工作的熱情，防止隨意更改檔案的情況，要采取規(guī)定年限內(nèi)的輪作制度，三年一選或者三年一輪，但要求檔案管理人員專業(yè)技能要高。逐漸開放適宜公開的檔案收藏部分的內(nèi)容，增加透明度，增加搜索引擎，鼓勵(lì)相關(guān)人員及時(shí)掌握檔案資料，為發(fā)展目標(biāo)提供建議，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的不同設(shè)置管理制度等，實(shí)現(xiàn)理念創(chuàng)新帶動(dòng)行為創(chuàng)新。

3.2 設(shè)立管理反饋機(jī)制

根據(jù)不同項(xiàng)目建設(shè)需要不同的管理模式，強(qiáng)化質(zhì)量責(zé)任制，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。嚴(yán)格按照制度強(qiáng)化管理，要求管理人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，有效、完整、真實(shí)地管理檔案相關(guān)事宜，采取責(zé)任機(jī)制，若檔案內(nèi)容出現(xiàn)問題則追究檔案管理當(dāng)事人的責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理的自覺自動(dòng)，提高檔案管理及時(shí)有效性。設(shè)立反饋機(jī)制，實(shí)行人人都是管理者，人人都可監(jiān)督的模式，對(duì)于檔案管理過程中優(yōu)秀的項(xiàng)目進(jìn)行表彰，阻礙檔案發(fā)展的行為及時(shí)通報(bào)批評(píng)。制定反饋表，定期進(jìn)行問卷調(diào)查，針對(duì)管理過程中出現(xiàn)的問題聽取民意，了解檔案不合理的地方，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)反饋的信息整理提出指導(dǎo)基層業(yè)務(wù)的建議、方案，開展業(yè)務(wù)咨詢機(jī)構(gòu)，針對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)給予咨詢服務(wù)，定期定量開展培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)一步落實(shí)檔案管理責(zé)任制，推動(dòng)檔案管理有序進(jìn)行。

3.3 分層服務(wù)

檔案管理服務(wù)方式多種多樣，有效的服務(wù)可以提高管理的工作效率，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的不同又有其自身的特點(diǎn)，在服務(wù)創(chuàng)新中要注意服務(wù)范圍與內(nèi)容的界定和創(chuàng)新，可以設(shè)置中高層服務(wù)模式，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容不同，由低到高分層次歸納檔案，大眾檔案、中層檔案、高層檔案，根據(jù)層次的不同設(shè)置不同的服務(wù)態(tài)度，低層要親切，中層要嚴(yán)肅，高層要活潑，不同的服務(wù)模式更易于被大眾接受，更能夠節(jié)省有效的時(shí)間抓住重點(diǎn)，參考有價(jià)值的部分。階段性改變服務(wù)方式，一年一換或者根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)設(shè)定年限，范圍針對(duì)的是不同的人群，根據(jù)不同群體的要求制定不同的理念，橫向交叉縱向服務(wù)管理，共同延伸。此外，從服務(wù)對(duì)象基本要求出發(fā)，真正做到服務(wù)創(chuàng)新，體現(xiàn)人性化措施，有效推進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行。

3.4 責(zé)任連坐制

檔案管理具有可變性，隨著項(xiàng)目建設(shè)的不同而變化，檔案資料的記錄收集是圍繞建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)過程以及施工工作的內(nèi)容形成，單是依靠檔案項(xiàng)目技術(shù)等工作者是難以推動(dòng)管理機(jī)制建立的。要充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，相關(guān)管理部門協(xié)同合作，科學(xué)有效的管理各項(xiàng)工作。加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，實(shí)行責(zé)任制，切實(shí)把責(zé)任按照工作板塊、職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)部門、每一個(gè)工作者身上，進(jìn)一步明確員工職責(zé)范圍，設(shè)立監(jiān)管機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)監(jiān)督管理，推動(dòng)工作有序進(jìn)行，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題對(duì)責(zé)任人依條例嚴(yán)懲，連帶其領(lǐng)導(dǎo)也要負(fù)起責(zé)任，層層負(fù)責(zé)，集體有責(zé)。此外，建立健全內(nèi)部工作制度，針對(duì)內(nèi)部員工工作內(nèi)容、程序、方法、日常工作制度等制定適宜具有操作性的規(guī)章制度，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行管理。

3.5 分地協(xié)管

建設(shè)工程系統(tǒng)包括多個(gè)方面，檔案管理不僅與建設(shè)內(nèi)部各個(gè)部門機(jī)構(gòu)緊密聯(lián)系，還與外部許多單位聯(lián)系著，要建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度就必須加強(qiáng)內(nèi)部與內(nèi)部，內(nèi)部與外部的協(xié)作關(guān)系，確保全體工作人員以及施工、監(jiān)理、建設(shè)等共同努力。例如根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的不同聯(lián)系合作辦事處，設(shè)置外事員一名，建立臨時(shí)或者常駐辦事點(diǎn)，及時(shí)收集資料歸檔，總部檔案中心分為幾個(gè)部分，權(quán)利分開，檔案分開，在分布檔案有效整理前不予受理，幾地分管處互相制約，實(shí)地管理，確保檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。在管理過程中，建設(shè)項(xiàng)目管理部門要及時(shí)了解工程運(yùn)作信息，及時(shí)向相關(guān)工作部門了解情況，適當(dāng)指導(dǎo)工作，同時(shí)創(chuàng)新管理模式，創(chuàng)新服務(wù)方式，根據(jù)不同對(duì)象采用不同服務(wù)模式，個(gè)性創(chuàng)新，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處，真實(shí)反饋施工建設(shè)工作，確保檔案的真實(shí)有效性。

3.6 建立資源共享平臺(tái)

隨著數(shù)字信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)覆蓋工作生活的各個(gè)方面，檔案管理建設(shè)中更是不能缺少信息化建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)管理能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足以及人力管理的限制，具有科學(xué)系統(tǒng)管理價(jià)值。建設(shè)項(xiàng)目工程隨著社會(huì)發(fā)展合作更加緊密，建立資源平臺(tái)，檔案創(chuàng)新。例如集合各項(xiàng)目建工單位的信息管理處，構(gòu)建信息平臺(tái)，在平臺(tái)存放各單位、各項(xiàng)目、各信息的自動(dòng)搜索功能，形成統(tǒng)一的工作網(wǎng)，設(shè)置討論板塊，鼓勵(lì)員工提出建議，提高信息共享效率。完善檔案的整理編排工作，建立檢索機(jī)制，信息公開化，方便相關(guān)工作者查閱檔案資料，加強(qiáng)檔案信息把握力，設(shè)置監(jiān)察系統(tǒng)定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。加強(qiáng)資源共享，建立共享平臺(tái)，提供交流合作的互動(dòng)性服務(wù)，鼓勵(lì)員工積極建設(shè)數(shù)字化信息平臺(tái)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

3.7 影像監(jiān)控，確保安全

檔案信息在整個(gè)項(xiàng)目工程建設(shè)中非常重要，要確保檔案信息的持久性、安全性，針對(duì)不同檔案建設(shè)不同安全管理機(jī)制，保護(hù)檔案的安全性能。首先要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，切實(shí)注意檔案資料的保持，不能隨意丟棄、損壞、篡改，可以開設(shè)適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)課程，定期定量培訓(xùn)相關(guān)工作人員。檔案管理室與冗雜人群隔離開來，單獨(dú)成室，安裝監(jiān)控設(shè)備，影像監(jiān)督，確保每個(gè)角落都能通過電腦監(jiān)控，實(shí)時(shí)錄像。另外，要做好檔案資料的備份工作，以防檔案丟失破損，不可恢復(fù)，減少損失。對(duì)檔案進(jìn)行分區(qū)分庫管理，確實(shí)保證檔案項(xiàng)目管理有效進(jìn)行。

4 結(jié)束語

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在整個(gè)建設(shè)工程中起到非常大的作用，是項(xiàng)目建設(shè)決策的參考，是日常工作內(nèi)容的管理，是不斷發(fā)展變化的運(yùn)動(dòng)過程，其管理模式是動(dòng)態(tài)的信息化管理。當(dāng)今時(shí)代科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，城市化建設(shè)不斷加強(qiáng)，各種檔案資料越來越多，工作要求也越來越細(xì)致，針對(duì)檔案管理項(xiàng)目出現(xiàn)的問題提出創(chuàng)新制度的要求，不斷加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案制度管理、服務(wù)創(chuàng)新管理、思想觀念提升、加強(qiáng)信息化建設(shè)等，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作有序進(jìn)行，促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目工作的完成。

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