以人為本背景下中職學(xué)校檔案管理工作要點(diǎn)分析

杜玉林

［摘要］ 中職院校為我國培養(yǎng)了大量的專業(yè)人才，是我國人才培育基地重要的組成部分。在中職學(xué)校管理中，檔案管理工作有著重要的地位，中職學(xué)校檔案管理就是對學(xué)校各項(xiàng)工作、活動(dòng)等進(jìn)行真實(shí)的記錄，為學(xué)校下一步的發(fā)展提供真實(shí)的依據(jù)。以人為本是我國發(fā)展過程中的核心觀念，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作，必須堅(jiān)持以人為本的基本理念。本文對目前我國中職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理的有效對策。

［關(guān)鍵詞］ 以人為本；中職學(xué)校；檔案管理；工作要點(diǎn)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 071

［中圖分類號(hào)］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2014）13- 0111- 02

中職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量是衡量學(xué)校整體管理水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)，也是中職學(xué)校管理中的重點(diǎn)工作之一。在以人為本的背景下，如何加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理，是廣大中職院校需要認(rèn)真考慮的問題之一。目前我國中職學(xué)校在檔案管理工作過程中，還存在一定的問題，不能真正發(fā)揮檔案管理的作用，必須采取有效的措施，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，使其能夠?yàn)橹新殞W(xué)校的發(fā)展起到更大的作用。

１中職學(xué)校檔案管理工作的不足

從目前的發(fā)展情況看，雖然許多的中職學(xué)校檔案管理應(yīng)用了信息化管理技術(shù)，但是所用的檔案管理軟件還相當(dāng)落后，通常只能用于對文件的保存、修改等，并不能實(shí)現(xiàn)對檔案中信息的檢索、全文件檢索等功能。學(xué)院的檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，不僅需要樹立科學(xué)的管理觀念，還需要有一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)代化管理體制以及檔案管理運(yùn)行機(jī)制。但是目前很多中職院校的檔案管理并沒有達(dá)到上述要求，檔案管理的質(zhì)量難以保證。

另外，在檔案管理工作中，缺乏相應(yīng)的人本意識(shí)，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒有堅(jiān)持以人為本的基本理念，使得管理工作的作用無法切實(shí)發(fā)揮，只是對各種信息資源的盲目接收，不能對其進(jìn)行整理和分類，不僅增加了檔案管理的工作量，而且嚴(yán)重影響了管理的效率和質(zhì)量。

２以人為本背景下加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理的對策

２．１ 全面提升檔案管理人員素質(zhì)

無論是利用什么新型的技術(shù)、設(shè)施、軟件等進(jìn)行中職學(xué)校檔案的管理，都需要人為的操作和運(yùn)用，所以提升檔案管理人員的素質(zhì)是加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理的根本所在，這也是以人為本觀念的基本體現(xiàn)。提升學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)，主要要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：（１）轉(zhuǎn)變管理人員的觀念，努力培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)精神、創(chuàng)新精神等。（２）提升檔案管理人員的專業(yè)技能，只有熟練掌握檔案管理的技能，才能保證其管理質(zhì)量。這里的專業(yè)技能包括對專業(yè)知識(shí)的掌握、操作的專業(yè)技能，還包括管理的能力。（３）中職學(xué)校的檔案管理工作，涉及學(xué)校管理的方方面面，這就需要檔案管理人員熟悉學(xué)校各項(xiàng)管理的內(nèi)容、方法與流程。（４）學(xué)校檔案具有一定的保密性質(zhì)，這就需要培養(yǎng)檔案管理人員具有很強(qiáng)的責(zé)任心，做好保密工作。

２．２ 樹立人本理念，拓展檔案信息來源

一方面，要積極做好檔案的鑒定和分類工作。檔案管理人員應(yīng)該對收集到的檔案信息進(jìn)行整理和鑒定，做好分類管理工作，將具有豐富歷史價(jià)值和使用價(jià)值的檔案收藏在學(xué)校的檔案室中，而將具有一定參考價(jià)值的檔案放置在相關(guān)部門中，便于隨時(shí)更新和利用，對于那些無用的信息資料，則可以向相關(guān)部門申報(bào)銷毀，減少檔案工作的工作量。

另一方面，要拓展檔案收集的渠道。對于中職院校的檔案信息資源而言，信息收集的方法主要包括主動(dòng)收集、跟蹤收集以及協(xié)作收集，不同的收集方法需要采取相應(yīng)的措施。對于主動(dòng)收集，要安排專業(yè)的檔案管理人員，按照一定的時(shí)間間隔，對檔案信息進(jìn)行采集，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化；跟蹤收集，主要是針對學(xué)校由于各種因素?zé)o法及時(shí)收集或者存在部分遺漏的檔案資料進(jìn)行收集和處理，如教學(xué)活動(dòng)中存在的典型事件等；協(xié)作收集，主要是設(shè)立相應(yīng)的檔案管理委員會(huì)，定期進(jìn)行檔案管理工作的總結(jié)，對存在的問題進(jìn)行解決，提升檔案管理工作的有效性。

２．３ 利用信息化技術(shù)，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，中職院校檔案管理工作也要緊跟時(shí)代潮流，運(yùn)用信息化管理技術(shù)，加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理，提升檔案管理的質(zhì)量。這主要需要做好以下幾個(gè)方面的工作：（１）引進(jìn)新的信息化技術(shù)，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理硬件、軟件設(shè)施建設(shè)；（２）建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，做好學(xué)校檔案電子文件建設(shè)，并堅(jiān)持以人為本的理念，加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)工作；（３）完善檔案安全管理制度，落實(shí)相關(guān)的責(zé)任，定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、考核；（４）加強(qiáng)中職院校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)與新的管理理念，緊跟時(shí)代發(fā)展。

２．４ 做好檔案需求分析及預(yù)測

首先，要結(jié)合實(shí)際情況，對檔案的利用需求進(jìn)行預(yù)測。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，必須結(jié)合中職院校的近期目標(biāo)和遠(yuǎn)景規(guī)劃，了解學(xué)校發(fā)展的重點(diǎn)，切實(shí)做好的檔案利用需求的分析和預(yù)測，確保檔案管理的有效性。

然后，要做好科研成果的整理工作。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)的背景下，各種新的科研成果可以以商品的形式在市場上展示，也使得科研檔案的重要性日益凸顯。因此，對于中職院校的檔案管理人員而言，要充分了解當(dāng)前科研市場的發(fā)展動(dòng)向，并切實(shí)做好對市場需求的預(yù)測，結(jié)合預(yù)測結(jié)果，對科研成果進(jìn)行整理，選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，將學(xué)校自身的科研成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際的生產(chǎn)力，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

３總結(jié)

以人為本是我國發(fā)展中重要的原則之一，并指導(dǎo)我國發(fā)展過程中的各項(xiàng)工作。檔案管理工作是學(xué)校管理中必不可少的組成部分，為學(xué)校發(fā)展提供真實(shí)的依據(jù)，是一項(xiàng)服務(wù)于學(xué)校發(fā)展的綜合性工作。這就需要堅(jiān)持以人為本的原則，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)新技術(shù)、新理念，全面提高中職學(xué)校檔案管理的水平，使其更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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