淺談高校二級(jí)檔案管理規(guī)范化的相關(guān)研究

劉珺

［摘要］ 本文分析目前高校二級(jí)學(xué)院檔案管理中存在的問(wèn)題出發(fā)，在此基礎(chǔ)上提出改進(jìn)建議和措施，希望對(duì)提高高校二級(jí)檔案管理工作水平提供借鑒。

［關(guān)鍵詞］ 高校；二級(jí)學(xué)院；檔案管理；規(guī)范化；對(duì)策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 060

［中圖分類號(hào)］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2014）13- 0096- 03

目前，高等教育在不斷發(fā)展，向大眾化的方向邁進(jìn)。在這種情況下，高校的二級(jí)學(xué)院應(yīng)運(yùn)而生，二級(jí)學(xué)院檔案管理工作也得到更多的重視。二級(jí)學(xué)院檔案是指建校以來(lái)在各項(xiàng)主要職能活動(dòng)和師生員工從事教學(xué)、科研工作及學(xué)院管理等各項(xiàng)工作中直接形成的，經(jīng)過(guò)收集、整理的，對(duì)學(xué)院和社會(huì)有利用保存價(jià)值的各種不同形式的歷史記錄材料，包括文字材料、圖紙、圖表、實(shí)驗(yàn)記錄、計(jì)算材料、照片、錄音帶、錄像帶、模型、樣品、實(shí)物等。檔案管理工作非常重要，可以說(shuō)是學(xué)院教學(xué)、科研、黨政管理工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，必須納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃。筆者基于自己近些年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前高校二級(jí)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)對(duì)策。

1高校二級(jí)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 過(guò)分依賴學(xué)校檔案館

目前，二級(jí)學(xué)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，對(duì)學(xué)校檔案館的依賴度比較大。當(dāng)下，高校檔案工作管理體制的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是高度集中，即高校對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作過(guò)于集中管理。此外，許多二級(jí)學(xué)院自身管理制度并不健全，需要進(jìn)一步完善。對(duì)于檔案管理工作，有的檔案員沒(méi)有一個(gè)明確的概念。在行政上，檔案員接受學(xué)院管理，在業(yè)務(wù)上也接受高校檔案館的監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)，因此檔案管理人員的工作積極性比較低，有待提高。二級(jí)學(xué)院檔案管理工作得不到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，有的工作人員則對(duì)這份工作的重要性和意義認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為無(wú)論是檔案管理還是檔案建設(shè)都應(yīng)該由學(xué)校負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)校的檔案館過(guò)分依賴。

1.2 二級(jí)學(xué)院的檔案資料存在嚴(yán)重流失的狀況

目前，教學(xué)檔案收集的難度比較大。二級(jí)學(xué)院的教師一部分來(lái)自社會(huì)招聘，另一部分則是由母校教師進(jìn)行兼職授課。對(duì)于二級(jí)學(xué)院檔案工作，有的教師認(rèn)為無(wú)足輕重，對(duì)其重要性缺乏認(rèn)識(shí)。因此，材料的歸檔等工作需要在管理人員的督促下完成，有的教師為了完成任務(wù)，往往缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，臨時(shí)突擊，有的應(yīng)付差事，草率整理。在這種工作方式和態(tài)度下，有的歸檔材料沒(méi)有日期，沒(méi)有單位蓋章，既不齊全，也不完整，最終質(zhì)量嚴(yán)重下滑。二級(jí)學(xué)院學(xué)校重要的文書檔案收集不全。作為高校辦學(xué)的一種新的嘗試，二級(jí)學(xué)院目前已經(jīng)產(chǎn)生了大量的檔案。然而，人員編制也非常緊張，有的領(lǐng)導(dǎo)不是很重視，只關(guān)注上級(jí)的紅頭文件，對(duì)于本校的文件則比較忽視。因此，各職能部門的負(fù)責(zé)人或者具體操作人手中掌握大量的可以反映學(xué)校進(jìn)程軌跡的文件，沒(méi)有按時(shí)歸檔，最終造成檔案的嚴(yán)重流失。雖然有的二級(jí)學(xué)校建立了資料室和檔案室，也有專門的管理人員，但是在檔案管理職責(zé)方面依然需要進(jìn)一步明確。有的兼職檔案管理員總是強(qiáng)調(diào)客觀原因，認(rèn)為自己還需要負(fù)責(zé)其他工作，難以騰出時(shí)間，因此總是將這份工作往后推，對(duì)檔案材料收集工作的重視度差。有的二級(jí)學(xué)院沒(méi)有配備專職的檔案員，管理人員需要處理日常的事務(wù)，因此檔案收集時(shí)間很容易錯(cuò)過(guò)，最終導(dǎo)致檔案的收集不全。

1.3 二級(jí)學(xué)院檔案管理人員的素質(zhì)不高

目前，由于二級(jí)學(xué)院大多采用的是民辦機(jī)制，人員編制也比較緊張，因此用人具有一定的隨意性，最終降低了管理水平和效率。檔案管理人員也大多數(shù)是兼職檔案員，他們需要負(fù)責(zé)多方面的工作，因此很難全身心投入到這份工作之中。而有的兼職檔案員則不認(rèn)真履行自己的職責(zé)，可以說(shuō)是形同虛設(shè)。有的二級(jí)學(xué)院兼職檔案員不固定，總是變動(dòng)，對(duì)于新手來(lái)說(shuō)需要花一段時(shí)間對(duì)工作進(jìn)行熟悉。大部分兼職檔案員的專業(yè)素質(zhì)比較低，接受檔案專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也非常少，有的職業(yè)觀存在問(wèn)題，認(rèn)為這項(xiàng)工作無(wú)足輕重?？傊畯?fù)合型人才極其匱乏，這些都阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2二級(jí)學(xué)院檔案管理的對(duì)策

為了加強(qiáng)對(duì)我院各類檔案的綜合管理，實(shí)現(xiàn)我院檔案建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)院的教學(xué)、科研和黨政管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，筆者結(jié)合自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)建議和對(duì)策。

2.１ 合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，明確工作人員的職責(zé)

設(shè)立綜合檔案室，配備專職檔案干部。由主管行政工作的院領(lǐng)導(dǎo)分管，院辦公室主任主管，業(yè)務(wù)上受上級(jí)和當(dāng)?shù)貦n案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。綜合檔案室既是職能管理部門，又是永久保存和提供利用檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。學(xué)院綜合檔案室要做好自己的工作，有所作為。（１）宣傳、貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全院檔案工作。（２）制定和組織實(shí)施我院關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案的綜合管理水平。（３）負(fù)責(zé)對(duì)本院各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（４）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類、統(tǒng)計(jì)和保管全院各類永久、長(zhǎng)期保存的檔案及有關(guān)資料。（５）開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作，辦理檔案的閱覽和借用手續(xù)，編制檢索工具，編寫檔案參考資料，匯編檔案文獻(xiàn)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。（６）嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家《保密法》和我院保密規(guī)章制度，組織做好檔案的鑒定和密級(jí)調(diào)整工作，對(duì)已超過(guò)保管或保密期限的檔案，提出存毀和解密、降密處理意見(jiàn)。（７）維護(hù)檔案的安全與完整，做好檔案的安全防范和技術(shù)保護(hù)工作。

此外，學(xué)院各單位、各部門必須確定一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，設(shè)一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位、本部門檔案資料的收集和立卷工作，業(yè)務(wù)上受學(xué)院綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)。兼職檔案員要做好以下幾項(xiàng)工作：（１）配合學(xué)院綜合檔案室的工作，貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的政策和法規(guī)及本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度。（２）在本部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室的指導(dǎo)下，實(shí)施學(xué)院檔案工作計(jì)劃、規(guī)劃。（３）負(fù)責(zé)本單位、本部門產(chǎn)生形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和向院綜合檔案室移交檔案等工作。

2.２ 加快檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

建立一支高素質(zhì)的人員隊(duì)伍。對(duì)于一名檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，首先要解決思想上的問(wèn)題，轉(zhuǎn)變工作觀念，正確調(diào)整自己在工作中的角色。檔案工作人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，堅(jiān)持改革開(kāi)放，堅(jiān)持檔案工作的正確方向，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)政策和學(xué)院的有關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)守紀(jì)律，保守黨和國(guó)家秘密，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟悉我院歷史和檔案情況，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，具備檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)。學(xué)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案人員提高政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)工作水平和生活待遇創(chuàng)造條件，關(guān)心他們的學(xué)習(xí)、工作和生活。

2.3 學(xué)校對(duì)檔案管理工作要加以重視，提供支持

檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)，列入學(xué)院預(yù)算，劃撥?？钣蓪W(xué)院辦公室統(tǒng)籌安排。與檔案工作有關(guān)的職能部門，檔案裝具由學(xué)院綜合檔案室提供：設(shè)備費(fèi)用，應(yīng)在其切塊經(jīng)費(fèi)中調(diào)撥一定數(shù)額作為設(shè)備費(fèi)。學(xué)院應(yīng)遵循方便利用、安全保管、有利發(fā)展原則，為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案工作用房。此外，要有計(jì)劃地為檔案室配置必要的設(shè)備，以逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2.4 完整各項(xiàng)制度，提高工作水平

建立健全檔案材料的形成、積累、整理立卷和定期歸檔制度，并將其納入教學(xué)、科研和黨政管理人員的職責(zé)范圍，確保各類檔案材料歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。學(xué)院各部門應(yīng)做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行“四同步”管理，即布置，檢查、驗(yàn)收、總結(jié)各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作。

學(xué)院實(shí)行材料形成部門、課題組立卷制度。制定學(xué)院各類檔案管理細(xì)則。對(duì)主管業(yè)務(wù)部門或課題組在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由本部門或課題組指定專人負(fù)責(zé)，按其自然形成規(guī)律，進(jìn)行系統(tǒng)整理，負(fù)責(zé)組卷并編排頁(yè)號(hào)或件號(hào)，經(jīng)綜合檔案室檢查合格后再填寫卷內(nèi)目錄，按規(guī)定時(shí)間向綜合檔案室移交。

歸檔時(shí)間和手續(xù)。原則上要求：除教學(xué)部門檔案材料按學(xué)年度立卷外，其余各類可按年度歸檔的檔案材料均按年度立卷。每學(xué)年形成的教學(xué)文件材料應(yīng)于次學(xué)年第三個(gè)月（即１１月份）前完成立卷歸檔工作。其余各類檔案材料應(yīng)在次年6月份前完成立卷歸檔工作。院黨、政領(lǐng)導(dǎo)已閱批完畢的我院文件材料，由院綜合檔案室定期（每年寒、暑假前各一次）清理、歸檔。

凡由學(xué)院、學(xué)院各單位、各部門與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。

對(duì)于個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料，必須按統(tǒng)一的移交時(shí)間移交給本部門的兼職檔案人員，然后轉(zhuǎn)交綜合檔案室集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

3結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、需要耐心和技巧的工作，同時(shí)也是高校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。由于檔案管理人員的素質(zhì)較差以及檔案管理工作本身難度大，目前二級(jí)學(xué)院檔案管理存在一系列問(wèn)題和漏洞，嚴(yán)重阻礙了高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，如何優(yōu)化高校二級(jí)學(xué)院檔案資料管理的措施，讓高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理走上健康有序的發(fā)展軌道是本文主要探討的問(wèn)題。

主要參考文獻(xiàn)

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